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Digitale Archivierung
Was ist digitale Archivierung?
Digitale Archivierung ist der Vorgang, bei dem Informationen auf einem digitalen Datenträger elektronisch gespeichert werden. Zumeist handelt es sich dabei um handels- sowie steuerrechtlich relevante Dokumente.
Welche Vorteile hat digitale Archivierung?
Elektronische Archivierung bringt viele Vorteile mit sich. Am häufigsten profitieren Unternehmen von den folgenden:
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Mehr Platz
Weil Dokumente digital abliegen, sind keine Papierstapel und Ordner mehr nötig, die Platz benötigen.
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Einfach skalierbar
Software zur digitalen Archivierung passt sich an die Erfordernisse von Unternehmen an und wächst mit. Das ermöglicht es auch, wachsende Datenmengen aufzubewahren.
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Weniger Kosten
Digitale Archivierung spart gleich an drei Stellen: Mietkosten, da weniger Platz benötigt wird. Ressourcen, da Mitarbeiter nicht länger von aufwändigen manuellen Prozessen aufgehalten werden. Material, da kein Papier mehr benötigt wird.
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Mehr Zeit
Eine schnelle digitale Ablage, Suche und Auffindbarkeit spart enorm viel Zeit.
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Zuverlässige Rechtssicherheit
Weil digitale Archivierung Teil eines Dokumentenmanagement-Systems ist, werden die Anforderungen an Compliance-Vorgaben und DSGVO vollständig erfüllt.
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Voller Überblick
Elektronische Archivierung sichert maximale Transparenz über die aktuelle Datenlage, Bearbeitungsstatus und Zugriffsberechtigungen.
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Flexibler Zugriff
Büro, Homeoffice oder Zug: Digital archivierte Dokumente sind von überall online abrufbar.
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Einfache Workflows
Weil Systeme zur digitalen Archivierung über Schnittstellen an andere Systeme angebunden sind, sind medienbruchfreie Prozesse wie die digitale Rechnungsverarbeitung möglich.
Welche Arten der digitalen Archivierung gibt es?
Es gibt drei Arten der digitalen Archivierung: Dokumentenarchivierung, revisionssichere elektronische Datenarchivierung und elektronische Langzeitarchivierung.
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Dokumentenarchivierung
Dokumentenarchivierung bezieht sich auf solche Dokumente, die digital ein- und ausgehen. Zwar werden diese archiviert, allerdings zu festgelegten Zeitpunkten benötigt. Eine interne Software zur Archivierung ermöglicht es meist, darauf zuzugreifen.
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Revisionssichere elektronische Datenarchivierung
Revisionssicher elektronisch archivierte Daten sind kaufmännische Dokumente, die ordnungsgemäß und sicher aufbewahrt werden. Sie erfüllen die Aufbewahrungsfrist zwischen sechs und zehn Jahren und erfüllt sämtliche Erfordernisse nach HGB, AO und GoBD.
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Elektronische Langzeitarchivierung
Die elektronische Langzeitarchivierung meint den Zeitraum, der nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen beginnt. Meist ist dies nach zehn Jahren der Fall.
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Welche Dokumente können digital archiviert werden?
Grundsätzlich kann jedes Dokument digital archiviert werden. Typischerweise handelt es sich dabei jedoch um:
Eingangspost
Ausgangsrechnung
Lieferscheine
Verträge
Aufträge
Belege
E-Mails
Wie kann man gesetzeskonform archivieren und was bedeutet GoBD oder revisionssichere digitale Archivierung?
Um den gesetzlichen Vorgaben und ihrer Pflicht entsprechend zu archivieren, müssen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) eingehalten werden. Sie beinhalten die Anforderungen der revisionssicheren Archivierung. Sie gelten für den gesamten Aufbewahrungszeitraum und sind für sämtliche Dokumente, die steuerrechtlich relevant sind, bindend. Die GoBD-Grundsätze sind seit Januar 2015 in Kraft. Sie gelten für Unternehmen, die buchführungspflichtig sind, selbstständige und freiberufliche Arbeitende.
GoBD-Grundsätze
Die Anforderungen nach GoBD umfassen folgende Kriterien, damit die Buchhaltung von Unternehmen den gesetzlichen Vorgaben gerecht wird:
Dokumente bzw. deren Archivierung müssen
nachvollziehbar und nachprüfbar
vollständig
korrekt
geordnet
zeitgerecht gebucht sowie aufgezeichnet
sowie unveränderbar sein.
Wie funktioniert digitale Archivierung?
Digitale Archivierung muss zunächst den Grundsätzen der GoBD entsprechen, um rechtssicher zu sein. Ist dies der Fall, erfolgt sie in der Regel in vier Schritten:
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1. Dokument wird erfasst und digitalisiert.
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2. Erfasste Daten werden verarbeitet.
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3. Dokument wird revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt.
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4. Dokumente sind verfügbar und können aufgerufen werden.
Was ist ein Beispiel für digitale Archivierung in Unternehmen?
Ein typisches Beispiel ist die Archivierung von Rechnungen. Dafür werden die folgenden Schritte durchlaufen:
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Eine Rechnung trifft im Unternehmen ein. Zuerst wird diese nach §14 UStG geprüft, ob alle rechtlichen Erfordernisse vorhanden sind.
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Anschließend erfolgt eine sachliche und rechnerische Prüfung. Diese Prüfung kann händisch erfolgen, indem die Rechnung physisch zu den prüfenden Stellen weitergeleitet wird. Die Prüfung ist auch digital möglich, indem sie über einen Workflow den zu prüfenden Stellen bereitgestellt wird.
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Nun wird die Rechnung geprüft. Fallen Fehler auf, wird sie reklamiert und der Prozess (physisch wie auch workflowbasiert) beginnt erneut mit Eingang der neuen Rechnung.
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Ist die Rechnung korrekt eingegangen, werden die Daten im physischen Umlauf gegen Ende erfasst und die Rechnung gebucht / bezahlt. Bei einem workflowbasierten Umlauf erfolgt die Erfassung in der Regel parallel zur Prüfung.
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Nach vollständiger Bearbeitung / Buchung der Rechnung ist sie bereit für die Archivierung im digitalen, revisionssicheren Archiv.
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Im Archiv steht sie ab sofort zur Verfügung. Berechtige Personen können jederzeit darauf zugreifen und sie einsehen. Wobei die Unveränderbarkeit der elektronischen Rechnung für die nächsten zehn Jahre sichergestellt ist.
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