Kontakt
Mit Vertragsmanagement-Software alles unter Kontrolle
So überwachen und verwalten Sie Verträge digital
Vertragsmanagement-Software – die Highlights
Bestehende Lösungen in die Vertragsmanagement-Software integrieren
Eine Schnittstelle macht es möglich: Um noch mehr aus Ihrem digitalen Vertragsmanagement rausholen zu können, verknüpfen Sie es mit bereits vorhandenen Software-Erweiterungen – beispielsweise Ihr ERP-System oder Dokumentenmanagement-Lösungen. Stammdaten, die sowohl im ERP als auch in der Vertragsverwaltungssoftware hinterlegt sind, werden so miteinander verknüpft. Sie greifen ganz einfach und vorgangsorientiert auf Vertragsunterlagen an den wichtigen Prozessstellen zu und vermeiden doppelte Datenhaltung. Durch die Integration in Drittsysteme arbeiten Anwender außerdem schneller, einfacher und mit mehr Freude.
Um die Möglichkeiten der Digitalisierung im Unternehmen optimal zu nutzen, integrieren Sie bei Bedarf außerdem Microsoft Outlook. Die E-Mail-Ablage kann so direkt dem jeweiligen Vorgang bzw. dem betroffenen Vertrag zugeordnet werden. Weil sich auch die Möglichkeit der digitalen Signatur integrieren lässt, arbeiten Sie künftig noch schneller und von unterschiedlichen Standorten.
Sprechen Sie uns an – die YAVEON Berater zeigen Ihnen gerne weitere Vorteile.
Der Lebenszyklus von Verträgen: Diese Schritte werden durchlaufen
Von der Idee bis zur dauerhaften Archivierung: In der Vertragsverwaltungssoftware durchlaufen Verträge zahlreiche Phasen und sind darauf ausgelegt, dauerhaft zu bestehen. So sieht der Vertragslebenszyklus aus:
1
Vertragsanbahnung
Ob Arbeits-, Miet- oder sonstiger Vertrag: Zunächst gibt es das Bedürfnis, einen solchen zu erstellen – der Vertrag wird also im ersten Schritt angebahnt.
2
Erstellung und Verhandlung
Nächster Schritt: den Vertrag mit Inhalten füllen. Diese werden dann verhandelt, bis die Parteien zu einer Übereinkunft gefunden haben. Mit der Vertragsmanagement-Software lässt sich das nicht nur schneller abwickeln, sondern auch transparent. Denn jede Änderung lässt sich mit dem Versionsmanagement auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen.
3
Prüfung und Freigabe
Weil sicher nun mal sicher ist, wird der Vertrag auf Herz und Nieren geprüft. Es ist alles korrekt? Dann steht der Freigabe nichts im Wege – digital per Mausklick. Die beteiligten Parteien werden automatisch informiert. Übrigens können Sie Dokumente auch mit externen Mitarbeitern teilen. Das erleichtert die Zusammenarbeit schon, bevor Sie richtig beginnt.
4
Unterzeichnung
Damit ein Vertrag gültig ist, ist die Unterschrift der beteiligten Parteien notwendig. Weil auch das digital mit Vertragsmanagement-Software und einer digitalen Unterschrift funktioniert, sparen Sie sich die Zeit, alle Beteiligten an einen Tisch zu bekommen. Besonders praktisch ist das aus dem Homeoffice oder von unterschiedlichen Standorten.
5
Erfüllung
Mit einer Art Vertragscontrolling wird sichergestellt, dass festgelegte Fristen eingehalten werden. Muss ein Mietvertrag beispielsweise drei Monate vor Vertragsende gekündigt werden, schickt das die Vertragsmanagement-Software rechtzeitig eine Handlungsaufforderung.
6
Archivierung
Alles erledigt, der Vertrag ist geschlossen – nun geht es an die Vertragsarchivierung. Damit er dauerhaft abrufbar und sicher sowie gut auffindbar abgelegt ist, verschieben Sie ihn ins Archiv – natürlich revisionssicher. Ein Vertrag ist abgelaufen und muss aufgehoben werden? Das Archiv deckt natürlich auch diese Funktion ab.
Fragen sind da, um beantwortet zu werden.
Die wichtigsten FAQs rund um Vertragsmanagement Software
Sie haben Fragen? Wir antworten.
Jetzt Kontakt aufnehmen.
Interesse an Produkten, Fragen oder sonstige Anliegen? Melden Sie sich gerne über unser Kontaktformular. Wie bearbeiten Ihre Anfrage schnellstmöglich.
