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DMS Integration: So integrieren Sie Ihr Dokumentenmanagementsystem in ERP, CRM und Co.
Dass Software in Zeiten der Digitalisierung wichtig ist, dürfte kein Geheimnis mehr sein. Um die Möglichkeiten voll ausschöpfen zu können, empfiehlt es sich, Lösungen miteinander zu verbinden. Das beste Beispiel: Die Integration eines Dokumentenmanagementsystems in bestehende oder neue Software-Lösungen.
DMS: Drehscheibe für Informationen und Dokumente
Sie dürften einer der wichtigsten Teile für Unternehmen sein: Dokumente. Falsch gehandhabt, entsteht schnell Chaos. Um das zu vermeiden, gibt es Dokumentenmanagementsysteme. Hierin werden alle Dateien verwaltet. Konkret bedeutet das: Sie werden dort bearbeitet und gespeichert, können dank Suchfunktion problemlos gefunden werden und lassen sich nachverfolgen. Ein DMS ist also die zentrale Drehscheibe für alle Informationen in einem Unternehmen. Das ist gut und hilfreich. Doch seinen vollen Nutzen kann ein DMS nur dann entfalten, wenn es integriert ist – am besten in ein ERP-System. Warum? Die Gründe liegen auf der Hand.
DMS Integration ins eigene ERP-System: Warum eigentlich?
Bestellung, Vertrag oder Rechnung: Im DMS liegt alles ab – und genau diese Informationen sind in vielen Fällen mit den Aufgaben eines ERP-Systems verknüpft. Sind DMS und ERP nun miteinander vereint, fällt die Bearbeitung deutlich leichter. Typische Szenarien im Arbeitsalltag sind:
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1. Zugriff auf Rechnungen
Sie arbeiten im ERP-System und benötigen für einen Vorgang eine bestimmte Rechnung. Statt nun umständlich in eine zweite Lösung wechseln zu müssen, öffnen Sie diese einfach direkt aus dem ERP. Denn dank DMS Integration ist sichergestellt, dass alle Informationen verfügbar sind.
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2. Erstellen von Ausgangsdokumenten
Sie erstellen im ERP-System Ausgangsdokumente. Hilfreich und wichtig! Aber umständlich – zumindest, wenn Sie die digitale Ablage im DMS manuell erledigen müssen. Sind DMS und ERP miteinander verschmolzen, erledigen Sie die Arbeitsschritte in einem Rutsch. Das spart Zeit, Aufwand und Nerven.
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3. Kunden anlegen
Sie legen im ERP-System einen neuen Kunden an – und müssen genau das im DMS wiederholen? Sind die beiden Systeme integriert, reicht ein Schritt. Der neu angelegte Kunde wird automatisch auch im DMS angelegt.
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4. Wiederkehrende Aufgaben
Sie erledigen lästige und wiederkehrende Aufgaben regelmäßig, das kostet Zeit und Nerven. Beschleunigte Workflows durch Automatisierung nehmen Ihnen das ab. Freuen Sie sich über eine höhere Arbeitskapazität bei einer höheren Produktivität.
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5. Suchen von Dokumenten
Sie suchen und suchen und suchen Dokumente. Künftig nicht mehr, denn durch die intelligente Suche finden Sie alle Informationen in Sekundenschnelle. Die Auskunftsfähigkeit steigt, während die Durchlaufzeiten sinken.
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6. Mobiler Zugriff auf Dokumente
Sie sind auf dem Weg zum Kunden und merken, dass Ihnen eine Information fehlt, die im Ordner im Schrank steht. Ortsunabhängig ist das neue Krisensicher. Aufgaben von zu Hause aus erledigen und Dokumente unterwegs abrufen: Ein Cloud DMS ermöglicht Ihnen ein ortsunabhängiges und sicheres Arbeiten.
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7. Wachstum Ihres Unternehmens
Sie entwickeln sich und wachsen, das verändert die Voraussetzungen für Ihre Software. Klein anfangen und groß werden, hundert Dokumente im Monat oder doch eine Million: Das DMS ist skalierbar und passt sich den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens an.
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8. Compliance-Anforderungen erfüllen
Sie haben bei der Arbeit immer die Erfüllung von Compliance-Anforderungen im Hinterkopf. Gar nicht so einfach. Höchster Sicherheitsstandard im Cloud-System, minimaler Aufwand für maximale Sicherheit: Das von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer geprüfte DMS unterstützt Sie bei der Erfüllung aller Compliance Anforderungen.
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9. Entscheidungen treffen
Sie müssen eine Entscheidung treffen und benötigen dabei die Übersicht über alle Daten. automatisierte Übersicht erleichtert die Erstellung von Reportings mit Echtzeitdaten - auch kurzfristige Entscheidungen haben so Hand und Fuß.
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10. Kooperation mit Partnern und Lieferanten
Sie arbeiten an einem Dokument und wollen das gemeinsam mit Partnern tun? Separat nicht möglich. Gemeinsam schon, denn dank zentralem System arbeiten Sie mit Partnern und Lieferanten gemeinsam an Dokumenten. Das stärkt die Zusammenarbeit und führt zu noch besseren Ergebnissen.
Diese Vorteile erwarten Sie dank DMS Integration ins ERP-System
Wer sich für eine DMS Integration entscheidet, wird merken: Ein integriertes Dokumentenmanagementsystem erzeugt viele Vorteile. Ganz besonders sind es folgende:
Sie erleichtern den abteilungsübergreifenden Zugriff auf Dokumente und verbessern so die Zusammenarbeit sowie die Service-Qualität.
Sie vermeiden System- sowie Medienbrüche.
Sie vereinen alle Dokumente an einer zentralen Stelle.
Sie haben die Möglichkeit, zusätzlich Ihr internes Qualitätsmanagement darüber zu steuern.
Sie arbeiten auf einer einheitlichen Benutzeroberfläche.
Sie arbeiten bei der Wahl der passenden Lösung durchgängig compliance- und regularienkonform.
Sie sparen enorm viel Zeit bei der Dokumentenablage, da diese automatisiert werden kann.
Wie läuft die DMS Integration eigentlich ab?
Wer ein Integrations-Projekt professionell angeht, spürt nicht nur schneller den Nutzen, sondern erreicht sein Ziel auch einfacher. Je nach Unternehmen, Projekt und Ziel gibt es zwei Möglichkeiten, ein DMS zu integrieren:
Für eine reibungslose Integration Ihres DMS mit Ihrem ERP-System wenden Sie sich am besten an Ihren Software-Partner. Warum? Ihr Ansprechpartner kennt Sie sowie Ihr System und greift auf die nötige Erfahrung zurück. Die Wahl, welche Variante besser passt, treffen Sie am besten gemeinsam mit Ihrem Software-Partner.
DMS Integration? Da geht noch viel mehr.
Nun haben sie einen Eindruck, wie eine DMS Integration in Ihr ERP-System abläuft. Sie haben die wichtigsten Vorteile kennengelernt und wissen, wie ein solches Projekt ablaufen könnte. Im besten Falle denken Sie sich jetzt „Super, das machen wir.“ Einen ganz besonderen Vorteil haben wir Ihnen aber bislang verschwiegen: Es ist bei Weitem nicht nur das ERP-System, das Sie integrieren können. Vom elektronischen Dokumentenversand bis hin zur CRM-Lösung integrieren Sie bei Bedarf noch viel mehr Systeme!
E-Mail/Outlook - Korrespondenz für jeden verfügbar
CRM – Die komplette Kommunikation und nötigen Informationen im zentralen Schnellzugriff
ERP – Schnell und einfach ablegen sowie kontextbezogene Suche durch Pageaufrufe
MS Office (Word, Excel, PowerPoint) – Direktes Ablegen und Öffnen von Arbeitsdokumenten
Teams – Im Team arbeiten und alle nötigen Unterlagen teilen
SharePoint – Kollaboration einfach gemacht
Wie hoch ist der Einrichtungsaufwand einer DMS Integration?
ERP, CRM oder Outlook: Ein DMS mit anderen Systemen zu vereinen, erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Doch wie lange ist der Weg dorthin, wie viel Einrichtungsaufwand steckt in einer DMS Integration? In den meisten Fällen findet die Integration innerhalb weniger Stunden statt. Anschließend kann die Integration (Schnittstelle) so konfiguriert werden, dass Sie Ihre Bedürfnisse erfüllt.
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