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Dokumente digitalisieren: So funktioniert es.
Was heißt es eigentlich, Dokumente zu digitalisieren? Was muss dafür getan werden und worauf sollten Sie unbedingt achten? Der Beitrag beantwortet wesentliche Fragen zur Digitalisierung von Dokumenten.
18. Januar 2024
E-Book, Smartphone, Laptop und elektronisches Ticket. Wo immer wir hinsehen, entdecken wir sie: die Digitalisierung und ihre Auswirkungen. Praktisch. Doch hinter manchen Ecken lauern weiterhin analoge Prozesse, die viel Zeit kosten und alles andere als zukunftssicher sind. Bestes Beispiel ist der Umgang mit Dokumenten. Zahlreiche Unternehmen haben ein großes Archiv, in dem sie Dokumente organisieren, häufig im Keller. Hier lagern abertausende von Rechnungen, Verträgen und Co. Sortiert in Aktenordner, die brav im Regal ruhen. Das Bewusstsein, dass eine digitale Lösung langfristig der effizientere Weg wäre, ist häufig vorhanden. Doch die Sorge vor dem Aufwand der Umstellung – zeitlich wie finanziell – überwiegt. Beginnen wir von vorne: Unser Beitrag erklärt, was die Digitalisierung von Dokumenten bedeutet, wie sie abläuft und was es zu beachten gibt.
Dokumente digitalisieren: Worum geht es?
Wer von der Digitalisierung von Dokumenten spricht, meint die Umwandlung von Papierunterlagen in eine digitale Version. Die Umsetzung erfolgt mithilfe von Scannern. Über einen automatischen Dokumenteneinzug verarbeiten sie auch große Papiermengen in Windeseile und senden die Scans über eine Schnittstelle direkt an das nachfolgende System. Dabei handelt es sich im ersten Schritt meist um einen Computer, im zweiten Schritt um ein Dokumentenmanagementsystem. Dieses wiederum setzt auf automatische Texterkennung, im Englischen auch als Optical Character Recognition (OCR) bezeichnet. Für die Praxis bedeutet das: Ist ein Dokument eingescannt, liest die Software die darin enthaltenen Informationen von allein aus und erstellt ein PDF mit Texterkennung. Über Metadaten und Schlagworte werden die digitalen Unterlagen nun konkretisiert und passgenau in einer digitalen Ordnerstruktur abgelegt.
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Einfach, sicher, günstig: Diese Vorteile schafft die Digitalisierung von Dokumenten
Dass der reine Vorgang, Unterlagen zu digitalisieren, praktisch ist, steht fest. Doch welche Vorteile ergeben sich noch daraus? Was ist der konkrete Nutzen?
Der Zugriff auf Akten erfolgt einfacher und schneller.
Stellen Sie sich vor, Sie suchen eine Rechnung aus dem Jahr 2021. Sie stehen auf und machen sich auf den Weg zum Archiv. Sie schließen die Tür auf und laufen zum passenden Regal. Falscher Ordner, auch falscher Ordner – ah, da ist er. Sie ziehen ihn aus dem Regal und gehen zum nächstgelegenen Tisch. Dort legen Sie den Ordner ab, blättern den Papierwust durch und finden die Rechnung. Sie nehmen sie aus dem Ordner heraus, schließen den Ordner und bringen ihn zurück ins Regal. Sie verlassen das Archiv, schließen ab und laufen zurück zum Schreibtisch. Voilà. Zeitaufwand? Je nach Archivgröße schnell mal 15 Minuten. Nicht vor Ort im Büro? Keine Chance. Ist die Rechnung hingegen digitalisiert, geben Sie ein passendes Schlagwort in der Suchfunktion ein, starten die Suche und erhalten das Ergebnis. Zeitaufwand: wenige Sekunden.
Die Erfassung erfolgt automatisch per OCR.
Dokumente zu digitalisieren und zu archivieren, wäre nicht einfach, wenn ihre Erfassung lange dauern würde. Mittels OCR geht das alles im Nu. Einspielen, auslesen lassen, fertig. In wenigen Sekunden ist das Dokument erfasst, verarbeitet und passend abgelegt.
Die Zusammenarbeit ist effektiver und auf dem aktuellen Stand.
Nichts ist so nervig wie festzustellen, dass Sie im veralteten Dokument gearbeitet haben. Mit digital verwalteten Dokumenten in der Cloud passiert das nicht mehr, denn die Aktualisierung auf die neueste Version erfolgt von allein. Außerdem ist es deutlich einfacher, digitale Unterlagen zwischen Personen auszutauschen oder an ein anderes Team zu übermitteln, als es auf Papier der Fall ist. Der Standort? Spielt keine Rolle.
Kosten, Aufwand und die benötigte Lagerfläche werden weniger.
Dokumente digitalisieren verspricht nicht nur schnellere Bearbeitung, sondern auch einfaches Auffinden. Das spart Zeit und Platz. Denn der dicke Ordner im vollen Archiv ist nicht länger nötig. Reduzierte Kosten, weil weniger Fläche benötigt wird und Arbeitsprozesse effizienter ablaufen, sind das Ergebnis.
Die Ablage ist sicherer.
Papier ist geduldig, aber auch empfindlich, wenn es um die Verwaltung von Dokumenten geht. Die Schrift kann verblassen, der Kaffee hinterlässt Flecken oder das Dokument wird versehentlich weggeworfen. Einmal digitalisiert und in der Cloud gesichert, kann all das nicht mehr passieren. Die digitale Ablage von Dokumenten bietet deutlich mehr Sicherheit als die analoge Version auf Papier.
Die Umwelt wird geschont und Nachhaltigkeit gelebt.
Werden Dokumente digital abgelegt, erfolgen in der Regel auch deren Bearbeitung und Weitergabe digital. Ausdrucke sind unnötig und so sorgt ein digitales Büro dafür, dass schonend mit der Umwelt umgegangen wird.
Der Datenschutz wird erhöht.
Sicher, sensible Archive sind über ein Schloss gesichert. Dennoch kann jeder, der sich den Schlüssel zu eigen macht, hinein. Sind Dokumente digitalisiert, archiviert und organisiert, ist das deutlich schwieriger. Denn der Zugriff auf Unterlagen kann über Zugriffsbeschränkungen, Passwörter und Co. begrenzt werden. Sicher ist sicher!
Die Arbeit ist ortsunabhängig möglich.
Der wahrscheinlich größte Vorteil von Cloudlösungen ist die Flexibilität, die sie erzeugen. Während Dokumente analog nur über den Standort verfügbar sind, lässt die Cloud den Zugriff über das Internet und damit von überall aus zu. Remotework und standortübergreifendes, internationales Arbeiten? Kein Problem.
Die Archivierung ist revisionssicher möglich.
In vielen Bereichen eine Voraussetzung: revisionssichere Archivierung. Eine gute Software hat die nötigen Funktionen dafür im Gepäck. Per Mausklick lassen sich Unterlagen so nicht nur digitalisieren, sondern auch absolut konform ablegen. Das hält jedem Prüfer stand!
Die Folgeschritte lassen sich automatisieren.
Freigaben, Unterschriften und Co.: Was bisher aufwändig und standortübergreifend teils unmöglich war, geht digital ganz einfach. Das Geheimnis sind Workflows, die die nächste zuständige Person automatisch informieren und bei Bedarf auch erinnern.
Dokumente GoBD-konform digitalisieren: Das gilt es zu beachten
Die Digitalisierung von Dokumenten geht leicht von der Hand und bringt zahlreiche Vorteile, so viel steht fest. Doch besonders im geschäftlichen Kontext spielen Vorgaben und Regularien eine tragende Rolle: Unterlagen müssen rechtssicher und revisionssicher archiviert werden. Welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen, regeln die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die GoBD-Anforderungen geben insgesamt sechs Kriterien vor, die erfüllt sein müssen, um eine vollständig rechtssichere, revisionssichere und digitale Archivierung zu gewährleisten. Sind diese umgesetzt, erreicht ein Unternehmen GoBD-Konformität.
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1. Logische Ordnung
Die Ablage digitaler Akten muss einer festen Logik folgen, nachvollziehbar sein und eine Volltextsuche umfassen.
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2. Zeitnahe Erfassung
Kommt ein Dokument in einem Unternehmen an, muss es „zeitnah“, in der Regel innerhalb der folgenden zehn Tage, erfasst werden. Dabei sind Lesbarkeit und Vollständigkeit, insbesondere wenn es zu einem Systemwechsel kommt, sicherzustellen. Zudem müssen die Dokumentbezeichnungen einer nachvollziehbaren Logik folgen.
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3. Absolute Fälschungssicherheit
Archivierte Dokumente dürfen keinesfalls nachträglich veränderbar sein. Soll eine Unterlage weiterverarbeitet werden, wird das Ursprungsdokument als Kopie abgelegt und mit einer entsprechenden Bezeichnung versehen.
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4. Wahrheitsgemäße Ablage
Unternehmen, die digital archivieren, verpflichten sich, die Belege unverändert und der Wahrheit entsprechend in das jeweilige System einzuspielen.
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5. Vollständige Erfassung
Es ist sicherzustellen, dass das digitalisierte Dokument sämtliche relevante Daten umfasst sowie, dass Originaldateien und deren Kopien gekennzeichnet werden.
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6. Nachvollziehbare Dokumentation
Das letzte Kriterium gibt vor, dass die Einhaltung der GoBD-Vorgaben einfach verständlich zu dokumentieren ist. Die Ablage der Dokumentation hat ordnungsgemäß zu erfolgen und muss verpflichtend archiviert werden.
Zusätzlich zu den sechs genannten Punkten gibt es einige Kriterien, die mit Blick auf die Bearbeitung und die dafür genutzte Lösung einbezogen werden müssen. Ein Beispiel: Das genutzte Textverarbeitungsprogramm muss konform sein. Eine detaillierte Auflistung aller Regeln sind auf der GoBD-Seite einzusehen.
Welche Dokumente eignen sich zur Digitalisierung?
Grundsätzlich ist es möglich, alle Dokumente zu digitalisieren. Ob es sich dabei um ein Urlaubsfoto, einen privaten Brief oder eine geschäftliche Rechnung handelt, ist erstmal unwichtig. Meist werden jedoch geschäftliche Dokumente digitalisiert und archiviert. Einige typische Beispiele für Dokumente, die häufig digitalisiert und elektronisch archiviert werden, sind:
- Personalakten
- Rechnungen
- Kaufbelege
- Verträge
- Dokumente aus der Buchhaltung
- Technische Dokumentationen
- Bauakten
- Versicherungsscheine
Doch in einigen Fällen ist Vorsicht geboten: Nicht alle analogen Dokumente dürfen vernichtet werden, sobald sie digitalisiert wurden. Einige Unterlagen sollten in Papierform verfügbar sein und bleiben, denn es gibt die Aufbewahrungspflicht. Diese Reglung kann unter anderem gelten für:
- Jahresabschlüsse
- Notarverträge
- Dokumente mit Wasserzeichen
- Dokumente auf denen Unterschriften im Original sind
- Eröffnungsbilanzen
- Zollanmeldungen
- Urkunden
Digitalisierung von Dokumenten: Das macht die geeignete Software aus.
Fasst man die bereits besprochenen Punkte zusammen, stellt ein Dokumentenmanagementsystem die optimale Software dar, um Dokumente zu digitalisieren. Doch damit es die Arbeit maximal erleichtert und Rechtssicherheit schenkt, sollte es folgende Möglichkeiten umfassen:
- Einen integrierten OCR-Scanner, um Dokumente in kurzer Zeit und per Mausklick zu erfassen und auszulesen.
- Die Funktion, digitalisierte Dokumente zu bearbeiten und entsprechend zu benennen.
- Eine strukturierte Ablage.
- Die Funktion, digitalisierte Dokumente rechts- und revisionssicher zu archivieren.
Eine Software, die all diese und noch viel mehr Möglichkeiten mitbringt? Unsere DMS-Lösung bewahrt Ihre Unterlagen revisionssicher in der Cloud auf, lässt sich unkompliziert skalieren und ist in nur 14 Tagen bei Ihnen im Einsatz.
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Aber: Warum sollten Sie für Ihr DMS-Projekt auf uns und unserer Partnersoftware setzen? Weil Sie mit der Kombination das Beste aus zwei Welten erhalten: das bewährte DMS sowie unsere langjährige Projekterfahrung samt passender Einführungsvariante. Denn bei uns findet jede Unternehmensgröße die richtige Fassung.
Für kleine Unternehmen und Start-ups sind unsere preiswerten DMS-Bundles die richtige Wahl. Sie erhalten eine modulare und skalierbare Lösung, die Sie bei Bedarf individuell konfigurieren können.
Mittelständische Unternehmen, die sich einen besonders umfassenden Funktionsumfang wünschen oder spezielle Anforderungen haben, sind bei einer individuellen Lösungseinführung richtig.
Mit digitalisierten Dokumenten gut aufgestellt für die Zukunft
Gestern, heute und morgen: Dokumente spielen in Unternehmen eine wichtige und zeitaufwändige Rolle. Analoge Bearbeitung ist nicht nur ein auslaufendes Relikt aus der Vergangenheit, sondern kann Unmengen an Ressourcen kosten. Zeit, Platz, Geld – wer manuell archiviert, reduziert sein Ergebnis. Digital ergeben sich viele Vorteile, ganz vorne mit dabei ist der rechtlich konforme Umgang. Immer auf der sicheren Seite zu sein, schenkt ein gutes Gefühl. Doch steht der Aufwand, ein geeignetes DMS einzuführen, tatsächlich im Verhältnis zum Output?
Es ist ein hartnäckiges Vorurteil und teils vielleicht auch ein Vorwand, sich gegen ein Digitalisierungsprojekt zu entscheiden. Sicher, eine DMS-Einführung muss eingeplant werden. Doch dank durchdachter Einführungsmethoden gibt es Lösungen, die Unternehmen in wenigen Tagen implementieren können. Lange Einführungszeiten? Von wegen. Wer weitere Funktionen einsetzen möchte, kann diese entweder über Zusatzmodule ergänzen, oder setzt auf ein klassisches DMS-Projekt. Auch diese werden durchdacht geplant und effizient umgesetzt. Es lohnt sich, offen für digitale Möglichkeiten und gut aufgestellt für die Zukunft zu sein!
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