Jeder, der schonmal Teil eines ERP- oder eines anderen Software-Projektes war, weiß: Der Tag des Go-lives ist nicht irgendein Tag. Es ist der Tag, an dem sich die ganze Arbeit der letzten Tage, Monate oder Jahre auszahlt, denn: Das System läuft.  

Bis dahin sind es viele kleine Etappenziele, die Sie gemeinsam mit Ihrem Software-Partner meistern. Die meisten davon persönlich bei Ihnen vor Ort.  

Am Ende der Echteinführung dürfen Sie sich dann natürlich freuen, sich die Hände schütteln, miteinander anstoßen.  

Genau das geht seit Corona nicht mehr – oder zumindest nur unter erschwerten Bedingungen.  

Softwarelösungen trotzdem einführen? Ja, das muss gehen. Und ja, das tut es auch. Das Beste daran ist: Es kann sogar Spaß machen.  

Wie das geht, erklären zwei YAVEON Projektleiter. 

Mission Echtstart  

Seit remote-Arbeit von heute auf morgen so wichtig wurde, haben wir bereits mehrere Kundenprojekte – teils sogar im außereuropäischen Ausland – mit einem erfolgreichen Echtstart abgeschlossen. Natürlich, es fehlen die persönlichen Kontakte und die Möglichkeit, einfach direkt eine Frage zu stellen. Weil Sicherheit und Gesundheit aber weiterhin vorgehen, sind remote-Systemeinführungen eine gute Alternative. Sie haben sich bewährt und stehen der persönlichen Einführung funktional in nichts nach 

Einblicke aus der Praxis 

Markus Linnenbrügger (Projektmanagement und Beratung), Ingo Dörrie (Leitung Digital Transformation Consulting), ihr wart in den letzten Wochen Teil verschiedener YAVEON Kundenprojekte im Go-liveWas sind eure Geheimnisse für einen erfolgreichen Echtstart? 

Markus Linnenbrügger :
Grundsätzlich kann ich sagen: Ein ERP-System remote einzuführen klappt, da muss sich kein Kunde Sorgen machen. Dafür sind drei Dinge wichtig: Koordinierte Abstimmung, gute Planung auch der Ressourcen und die Fähigkeit, sich gegenseitig zuzuhören.“  

Ingo Dörrie:
Das sehe ich auch so. Regelmäßige Absprachen verhindern außerdem Missverständnisse und wenn es doch mal eine Hürde gibt, ist sie sofort erkennbar. Es ist wichtig, den räumlichen Abstand durch Austausch auszugleichen. 

Ein Geheimnis, ein Wort: Kommunikation 

Das Geheimnis ist also eigentlich gar nicht so geheim und lässt sich auf ein Wort zusammenfassen: Kommunikation.  

Das können regelmäßige Calls sein, an denen alle relevanten Personen teilnehmen und Entscheidungen treffen, oder Tages- bzw. Wochenziele, die gemeinsam festgelegt werdenGeht das auf Dauer? Ja, mit Pausen. Auf 45 Minuten konzentriertes Arbeiten folgt eine kurze Unterbrechung – mit maximal drei solcher Zyklen in einem Call bleibt die Konzentration hoch. 

Für die Dokumentenablage bietet sich ein eigener SharePoint an: Hier können alle Projekt-Unterlagen gesammelt und gemeinsam bearbeitet werden und sind immer auf dem aktuellen Stand.  

Mit abgestimmten To-do-Listen für jeden Beteiligten ist außerdem festgelegt, wer sich um welche Aufgaben kümmert und bis wann. So gerät kein Thema in Vergessenheit und offene Punkt können Stück für Stück abgearbeitet werden. Wenn dann die Aufgaben noch fokussiert angegangen werden, kann eigentlich nichts mehr schief gehen.  

Mit Austausch ans Ziel: erfolgreicher Go-live 

Es ist also der Austausch, der einen remote-Go-live erfolgreich macht. Zielgerichtet, regelmäßig und gemeinsam. Via Teams, E-Mail oder Telefon. 

Übrigens: Seit dem letzten Update gibt es in Microsoft Teams die Möglichkeit, virtuell die Hand zu heben und so zu signalisieren, dass man etwas sagen möchte. Sicher eine gute Voraussetzung für funktionierende Kommunikation. Ob auch ein virtueller Handschlag eine Option wäre?