Es war einmal ein florierendes Königreich aus dem Mittelstand. Seine rund 200 Bewohnerinnen und Bewohner kamen gerne zusammen, um die anfallenden Arbeiten zu erledigen. Das funktionierte sehr gut, denn für ihre Produktionsprozesse nutzten sie ein ERP-System. Ganz egal, ob die funkelnden Edelsteine, die sie an andere Königreiche verkauften, aus waren oder Lieferanten benachrichtigt werden mussten – das System nahm ihnen viel Arbeit ab.  

Ein Antrag, der Schrecken auslöst.

Doch es gab einen Vorgang, der alle schreckte: der Urlaubsantrag. Eigentlich war das Königreich ein glückliches Land, die Bewohnerinnen und Bewohner ein fröhliches Volk. Doch sobald das Thema Urlaubsantrag auf der königlichen Agenda stand, schreckten alle zusammen:  

Das schier endlose Formular musste von vorne bis hinten mit zahlreichen Informationen ausgefüllt werden. Beim kleinsten Fehler ging es von vorne los, denn Korrekturen waren nicht erlaubt. Auch der königliche Planungsstab schüttelte sich, wenn ein Antrag reinkam, denn so manche Handschrift war völlig unleserlich. In der Folge gab es immer wieder Missverständnisse und Nachfragen. Der Aufwand und die Papierberge waren schier endlos. 

Wenn es nur eine Lösung gäbe … 

Das Thema nagte am gesamten Königreich. Schließlich ist Urlaub ja eigentlich ein schönes Thema, eines das Freude machen soll. Jeder einzelne Bürger und jede Bürgerin für sich wusste, es muss eine Lösung her. Aber niemand traute sich, die Thematik anzugehen.  Warum auch, grundsätzlich klappte es ja dann doch immer – zumindest irgendwie. 

… die hält, was sie verspricht.

Es war wohl mehr Zufall, als ein Mitglied der königlichen Hofschar auf einen Blogbeitrag stieß, der den Namen „Vom glücklichen Königreich, in dem Urlaube nun noch eher beginnen“ trug. Neugierig, wenn auch sehr skeptisch, öffnete er den Eintrag und war überzeugt, auf Humbug zu stoßen. Doch was dort zu lesen stand, klang vielversprechend: 

YAVEON ProECM für die Prozessdigitalisierung  

  • Eine Lösung, voll integriert in das ERP-System, mit der sich administrative und Nebenprozesse automatisieren lassen. 
  • Das sind unter anderem Ticket-System und Aufgabenverwaltung, Reiseanträge, Bestellanforderungen, Mitarbeiter-Onboarding, Bewerber-Management 
  • Und: der langersehnte Urlaubsantrag 

Aufgeregt klickte er weiter: Auf der Website des Anbieters, ein Software-Partner für mittelständische Königreiche aus den Branchen Pharma, Biotechnologie, Chemie, Kosmetik, Lebensmittel und Medizintechnik, waren mehr Infos zu finden: 

  • Die Lösung beinhaltet auch Funktionen für digitalisiertes Qualitätsmanagement 
    • Document Lifecycle Management  
    • Incident and Deviation Management 
    • Change Management 
    • Audit Management 
    • Schulungs-Management 

 Zudem gibt es die Möglichkeit, ein Dokumentenmanagement-System zu nutzen: 

    • Strukturierte Dokumentenablage in Aktenordnern 
    • Revisionssicherheit 
    • Integration ins ERP 
    • Integration in die Office-Welt (SharePoint, Outlook etc.) 

Das ganze Königreich soll es hören  

Der Blogbeitrag verbreitete sich in Windeseile durch das ganze Königreich. Alle wollten es Schwarz auf Weiß sehen: Urlaubsantrag geht auch ohne Papierwahnsinn und ÄrgerSpätestens als der König die Vorteile sah war klar: Die Lösung für den Antragsirrsinn war gefunden. 

Und sie lebten glücklich und zufrieden. 

Seitdem sind einige Monate vergangen. Das System war rasch eingeführt und alle, Königin und König, Bürgerinnen und Bürger, haben noch mehr Freude an der Arbeit als vorher. Mit der ECM-Lösung beginnt der Urlaub im Königreich nun früher – mit dem Einreichen des Antrags per Klick.  

Ist Ihnen aufgefallen, dass Sie sich in genau diesem Blogbeitrag befinden, der im ganzen  Königreich verbreitet wurde? Urlaubsanträge ohne staubiges Papier – das geht.
Ob es nun der Urlaubsantrag ist oder eine der anderen Lösungen: Es könnte auch für Sie die passende dabei sein, um Ihre administrativen oder Nebenprozesse zu automatisieren.

Wenn Sie sich weitere Infos wünschen, sind Sie hier genau richtig. 

Interessant klang die QM-Lösung? Alexander nimmt Sie mit auf seine Reise durch die Welt des Abweichungsmanagements.