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CREMER OLEO: Di­gi­tal­isierte Geschäfts­prozesse

Branche:
Pharma, Kosmetik, Nahrungsmittel, Öle & Fette
Mitarbeiter:
300 Mitarbeiter
Länder:
Deutschland, USA

Digitalisierte Geschäftsprozesse bei CREMER OLEO.

CREMER OLEO GmbH & Co. KG ist ein Hersteller und Lieferant oleochemischer Spezialitäten, die in pharmazeutischen Produkten, Kosmetika und Nahrungsmittel eingesetzt werden. Aber auch in technischen Bereichen werden die Öle und Fette, die alle auf pflanzlicher Basis gewonnen werden, angewendet. Genau wie die CREMER Holding ist CREMER OLEO in den letzten Jahren stark gewachsen, hat seine Geschäftstätigkeit ausgeweitet und 239 Millionen Umsatz an drei Standorten in Deutschland und internationalen Vertriebsbüros erwirtschaftet. Mit dem Wachstum und der Integration der verschiedenen Produktions- und Verwaltungsstandorten stiegen die Anforderungen an die Effizienz der Geschäftsprozesse. Die Integration neuer Standorte und das Zusammenspiel der Arbeitsabläufe erfordern eine höhere Digitalisierung der Geschäftsprozesse als bisher. Christian Reich, Leiter IT bei CREMER OLEO, setzt auf integrierte zukunftssichere Softwarelösungen, die die langfristige Wachstumsstrategie unterstützen.

„Durch diese intensive Zusammenarbeit konnten wir erreichen, dass die Synergien zwischen den Anwendungen und die übergreifenden Workflows wirklich funktionieren.“
Christian Reich
Leiter IT bei
CREMER OLEO

Herausforderung

Einführung einer vollintegrierten Softwarelösung für die Unterstützung der langfristigen, effizienten Wachstumsstrategie von CREMER OLEO in Deutschland und USA.

Lösung

YAVEON ProBatch auf der Basis von Microsoft Dynamics NAV, Dokumentenmanagement auf der Basis von SharePoint mit Rechnungsverarbeitung.

Nutzen

Belegarchivierung und Ablage sämtlicher Akten, Zugriff auf alle dem Vorgang zugehörigen Dokumente, vorgangsbezogenes leichtes Finden und Abrufen von Dateien.

ERP-Lösung für die
Kosmetikbranche

Kosmetik

Business IT aus einer Hand

Dabei hat sich CREMER OLEO für eine Dokumentenmanagementlösung von YAVEON auf der Basis von SharePoint entschieden. Damit setzt CREMER OLEO nicht nur auf eine durchgängige Microsoft-Plattform, sondern hat auch den Vorteil, dass alle Anwendungen von YAVEON implementiert und betreut werden können. „Durch diese intensive Zusammenarbeit können wir erreichen, dass die Synergien zwischen den Anwendungen und die übergreifenden Workflows wirklich funktionieren“, sagt Herr Reich. Dabei ist sich der erfahrene NAV Senior Consultant und Prozessberater im Klaren, dass einige der anstehenden Aufgaben nur das Unternehmen selbst erfüllen kann. „Im Zuge der Integration der Geschäftsprozesse ist es notwendig, alle Abläufe auf den Prüfstand zu stellen und neue, für alle gleichermaßen geltende Prozesse zu definieren.“ Nur so können langfristig Reibungsverluste verringert, Prozesse beschleunigt und Schulungsaufwände reduziert werden.

Einen großen Fortschritt hat CREMER durch die durchgängige Archivierung und Verwaltung aller ERP-Belege und vorgangsrelevanten Dateien gemacht. Sämtliche Belege, die jetzt in NAV erzeugt werden, werden elektronisch archiviert und in Akten abgelegt. Die Ablage erfolgt dabei weitgehend automatisch, indem entsprechende Metadaten erzeugt werden, die es SharePoint ermöglichen, die Aktenstrukturen aufzubauen. Dabei kann es durchaus unterschiedliche Sichten und Aktenstrukturen auf die gleichen Daten geben. Eine direkte Absprungmarke aus den Masken im ERP-System ermöglicht den Zugriff auf alle dem Vorgang zugehörigen Dokumente. So lassen sich zum Beispiel Bestellung, Angebot, Proforma-Rechnung, Lieferschein und Rechnung eines Auftrages anzeigen. Desgleichen kann aber auch direkt auf alle Dokumente, die dem Kunden zugeordnet sind, abgesprungen werden. In SharePoint sind alle Dokumente in entsprechenden Ordnern strukturiert. Andere Dokumente, die nicht aus dem ERP-System erzeugt werden, wie zum Beispiel E-Mails, können über eine Drag & Drop-SIDEBAR von Escpand den Akten zugefügt werden und sind ebenso aus dem ERP-System heraus abrufbar. Je nach Kontext werden hier die Metadaten teils automatisch, teils durch Menüführung hinzugefügt. Damit sind die Dateien immer wieder leicht zu finden, vorgangsbezogen gruppiert und direkt aufrufbar.

SharePoint integriert unterschiedliche Abteilungen

Des Weiteren hat sich CREMER mithilfe der SharePoint-Umgebung auf Basis der Ideen von YAVEON ein sogenanntes „House of Quality“ gebaut, in dem alle Dokumente zur Qualitätssicherung, zum Qualitätsmanagement, zu REACH und Arbeitsanweisungen etc. abgelegt sind. Wir nutzen einen geschützten Arbeitsbereich, in dem die Qualitätsdokumente erstellt und über einen Freigabeprozess finalisiert werden. Anschließend werden sie im Mitarbeiterportal veröffentlicht, was gewährleistet, dass den Mitarbeitern stets aktuelle Dokumente zur Verfügung stehen.

Auf diese Art werden nahezu alle Dokumente die bei CREMER entstehen, von der Produktentwicklung, über den ProduktLife- Cycle, über die Warenwirtschaft bis zur Auftragsabwicklung und dem Qualitätsmanagement, strukturiert abgelegt, sicher archiviert und leicht zugänglich prä- sentiert.

Eine Branchenlösung, die zu den Geschäftsprozessen passt.

Dadurch, dass das Labor und die Produktion in einem System arbeiten, können die Anpassungen an die Herstellvorschrift ohne Medienbruch durchgeführt werden. Rückstellmuster und Prüfergebnisse werden automatisch mit verwaltet und können bei der Chargenrückverfolgung jederzeit aufgerufen werden. „Wir haben im Zuge der Umstellung viele Arbeitsschritte reduzieren können. Mit der vollständigen Integration des Gefahrstoffmanagement ist die Warenwirtschaft durchgängig automatisiert“, sagt Geerman. Komplexe Logistik und Gebindelogik ARTI muss viele Artikel auf Lager halten, um schnell liefern zu können. „Eine Planung erfolgt bei uns nur über den Verbrauch, da unsere Kunden leider keine Bedarfsplanung ermöglichen“, sagt Geerman. Die Möglichkeit Kundenaufträge nach bestimmten Merkmalen in Touren zusammenzufassen, optimiert die Abläufe in der Versandlogistik.

Elektronische Ein­gangs­rech­nungs­ver­ar­bei­tung

Ein weiterer Bereich der Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. „Der Rechnungsfreigabeprozess war über die Standorte hinweg zu langsam, so konnten oftmals der Skonto nicht genutzt werden und es war nicht transparent, wo Rechnungen im Freigabeprozess liegen“, erläutert Herr Reich die Ausgangslage. Desgleichen sollte auch hier die revisionssichere Archivierung in den Prozess eingebunden sein. Zu diesem Zweck hat sich Herr Reich für die Einführung der Rechnungseingangsverarbeitung von ecspand und SharePoint entschieden. YAVEON liefert zusätzlich die Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV und bietet eine mandantenübergreifende Workflowunterstützung an. Damit ist auch hier gesichert, dass CREMER OLEO einen einheitlichen Prozess über alle Standorte hinweg besitzt.

Jetzt werden die Rechnungen der Lieferanten in Witten, Hamburg oder Wittenberge eingescannt bzw., wenn es sich um elektronische Rechnungen handelt, im elektronischen Eingangsordner abgelegt. Die Rechnungsdaten werden sodann elektronisch ausgelesen und der Rechnungskopf mit Bezug zur Bestellung erzeugt. Nach Überprüfung durch den Sachbearbeiter sorgt ein definierter Workflow dafür, dass nun in NAV die Rechnungen zur Freigabe an den Bedarfsträger, zur Buchung in die Buchhaltung und zur Zahlungsfreigabe in der zentralen Finanzverwaltung weitergeleitet werden. Jederzeit kann auf die Originalrechnung zurückgegriffen werden, die inzwischen revisionssicher im Dokumentenarchiv abgelegt ist. Die Rechnungsverarbeitung bildet jetzt einen geschlossenen, medienbruchfreien Prozess, wo bei jeder Rechnung der aktuelle Status abgefragt werden kann und vor allem ohne Zeitverzögerung Freigaben und Buchungen erfolgen können.

Exkurs: Lernprozesse bei der Rech­nungs­ein­gangs­ver­arbei­tung

Damit das System den Leseprozess weitgehend automatisieren kann, mussten zunächst die Stammdaten überprüft und aktualisiert werden. Des Weiteren lernt das System am Anfang die verschiedenen Rechnungsbelege der Lieferanten immer besser zu erkennen. Dazu werden Felder, die nicht erkannt werden, einfach im pdf markiert und dem korrekten Feld im NAV-System zugeordnet. Nach ein paar Belegen des Lieferanten erkennt das System das Feld automatisch. Freilich müssen dennoch gerade bei schlecht gedruckten Rechnungen immer noch Lesefehler behoben werden, weswegen jede einzelne Rechnung, bevor sie in NAV angelegt wird, geprüft wird.

Digitalisierung der Geschäftsprozesse

CREMER OLEO hat einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse gemacht und die Durchlaufzeiten der Freigabeprozesse gesenkt. Ein weiterer Vorteil ist, dass implizite Prozesse explizit werden und vorhandenes Wissen allen digital zur Verfügung steht. Gerade neue und junge Mitarbeiter sind sehr froh, wenn relevante Dokumente vorgangsbezogen in der Anwendung verknüpft sind und sich langes Suchen erübrigt. Auch wenn die Digitalisierung der Belege anfängliche Skepsis bei einigen Mitarbeitern hervorrief, hat man schnell die Vorteile dieser digitalen, jederzeit schnell zugänglichen Art der Ablage erkannt. Es wurde rasch erkennbar, dass man sich langwieriges Suchen nach Dokumenten sparen kann, dank dieser Modernisierung des Prozesses.

Whitepaper:

Digitalisierte Geschäfts­prozesse

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