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OSI: Volle Flexibilität bei der elek­tro­nischen Rechnungs­stellung

Branche:
Nahrungsmittel
Mitarbeiter:
230 Mitarbeiter
Länder:
Deutschland

Laut BITKOM werden in Deutschland jährlich 32 Milliarden Rechnungen versendet, davon aber nur ca. 10% elektronisch.

Seit der Vereinfachung der Gesetzgebung und des Wegfalls der verpflichtenden Elektronischen Signatur in Deutschland geht der Trend nun vermehrt in Richtung elektronischer Erstellung. Da ohnehin viele große Unternehmen in der Eingangsrechnungsverarbeitung eine Digitalisierung der Papierrechnungen vornehmen, ersparen diese sich bei elektronisch versendeten Rechnungen den fehleranfälligen Scanvorgang. So ist es auch nicht verwunderlich, dass die Kunden der OSI Food Solutions Germany GmbH um einen solchen elektronischen Versand der Rechnungen gebeten haben.

„Die Zusammenarbeit mit dem Team von YAVEON war sehr gut, sodass nach wenigen Wochen mit gelegentlichem Nachjustieren das System für alle Fälle gerüstet war.“
Julian Bochen
Technischer Umsetzer bei
OSI

Herausforderung

Prozesssichere und dauerhaft überprüfbare Lösung für den elektronischen Rechnungsversand, bessere Kundenzufriedenheit.

Lösung

YAVEON ProE-SCM für Microsoft Dynamics NAV, als geschlossene und standortübergreifende E-Invoicing-Lösung.

Nutzen

Flexibitlität, verbesserte Kundenzufriedenheit, Überprüfbarkeit sowie Vollständigkeit und Compliance der Prozesse.

ERP-Lösung für die
Lebens­mittel­branche

Lebens­mittel

Die OSI Food Solutions Germany GmbH

OSI Food Solutions Germany GmbH und Ihre Schwesterfirma OSI Bad Iburg GmbH beliefern mit hochwertigen Fleisch- und Convenience-Produkten die Systemgastronomie sowie die Nahrungsmittelindustrie und den Lebensmitteleinzelhandel. „Nicht alle Kunden wollen gleich EDI einführen, aber alle setzen zunehmend auf die elektronische Übermittlung der Rechnungen“, sagt Julian Bochen, zuständig für die technische Umsetzung der Rechnungslegung bei OSI.

Herausforderung

Zunächst hört es sich trivial an, eine Rechnung anstatt zu drucken in ein PDF zu verwandelnund dieses per E-Mail zu versenden. Aber so wäre für OSI keine prozesssichere und dauerhaft überprüfbare Lösung entstanden.

Ziele der Einführung

„Wir haben mehrere Ziele mit der Einführung einer guten, in sich geschlossenen E-Invoicing-Lösung verfolgt: Zunächst ging es um die Kundenzufriedenheit. Dann sollte das 4-Augen-Prinzip intern gewährleistet sein und auch von den Wirtschaftsprüfern später nachvollzogen werden können. Des Weiteren sollte sichergestellt sein, dass die Rechnung auch wirklich zugestellt wurde“, beschreibt Bochen.

Lösung

Jetzt werden Rechnungen und Gutschriften an den Standorten Günzburg, Duisburg und Bad Iburg im Verkauf von der Fachabteilung erstellt und in einem zweiten Schritt von den berechtigten Personen in der Finanzbuchhaltung geprüft und freigegeben und dann automatisch versendet. Das gleiche gilt im Bereich Einkauf für ausgewählte Lieferanten. „Es ist wichtig, dass hier ein Überspringen der Prozessschritte nicht möglich ist“, sagt der Prozessverantwortliche. Ist eine Rechnung nicht korrekt, weil Stammdaten fehlen oder etwas anderes nicht stimmt, so kann der Prüfer die Rechnung im Workflow zurückweisen und eine Begründung beigeben. So wird sichergestellt, dass der Workflow zurückgesetzt und der Rechnungsersteller informiert wird. „Der Workflow ermöglicht, dass keine unnötigen Telefonate oder E-Mails versendet werden müssen, sondern jeder direkt im System seine Aufgaben sieht und alle nötigen Informationen parat hat“, sagt Bochen. 

Komplexität der Einführung

Da die Workflows in allen erdenklichen Fällen recht unterschiedlich ausfallen können und stets revisionssicher ablaufen müssen, war die Einführung des Systems zwar technisch einfach aber inhaltlich komplex. „Es waren auch nicht alle Ausnahmefälle vorhersehbar“, erzählt Bochen. Deshalb musste nach der Einführung noch auf den einen oder anderen Ausnahmefall reagiert werden. „Aber die Zusammenarbeit mit dem Team von YAVEON war hier sehr gut, sodass nach wenigen Wochen mit gelegentlichem Nachjustieren das System für alle Fälle gerüstet war“, lobt Bochen.

Nutzen

Inzwischen sind alle Ziele des Projekts wie Kundenzufriedenheit, Überprüfbarkeit sowie Vollständigkeit und Compliance des Prozesses erreicht und die Lösung läuft ohne weiteres Zutun.

Beitrag zum Umweltschutz

Nicht zuletzt leistet die Lösung E-Invoicing auch einen Beitrag zum Umweltschutz und senkt die Prozesskosten bei der Rechnungsstellung.

Der integrierte Workflow - der Garant

Mit YAVEON ProE-SCM E-Invoicing kann OSI sowohl einfache Rechnungen sicher elektronisch versenden, als auch jederzeit auf Standards wie ZUGFeRD oder industriespezifische EDI-Formate wechseln. Immer ist der integrierte Workflow der Garant, dass die Prozesse automatisiert innerhalb vorgegebener Parameter ablaufen.

Whitepaper:

Volle Flexibilität bei der Rechnungs­stellung

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