Ein Bild, auf dem ein Software-Workflow von WEBCON zu sehen ist

Das Jahr der Digitalisierung und was Dokumenten-Management-Systeme alles können.

Homeoffice, mobiles Arbeiten und die vermehrte Nutzung digitaler Angebote – das vergangene Jahr hat gezeigt, dass eine Pandemie Vieles, was bisher auch gut physisch auf Papier ging, rasant digitalisiert. Häufig werden hierfür Notlösungen wie E-Mails oder Scans von Dokumenten herangezogen.

2020: Das Jahr der Digitalisierung

Software-Anbieter, Unternehmen aus den verschiedensten Branchen, Bildungseinrichtungen, Ämter. Wo auch immer Sie hinschauen, 2020 war das Jahr der Digitalisierung. Sicher kennen Sie es auch, das Gefühl, bereits Vieles digitalisiert zu haben. Spüren Sie selbst schon die Vorteile?

Ja.

Sehr gut, dann sind Sie bereits auf dem richtigen Weg. Aber seien Sie sich sicher, da ist noch viel Luft nach oben. Denn der digitale Umgang mit Dokumenten ist mehr als die Möglichkeit, Papier als Scan-Version abzulegen. Es ist Arbeitserleichterung, Struktur und Zeitersparnis.

Nein.

Weniger gut. Aber das lässt sich ändern: Geben Sie der Digitalisierung eine echte Chance. Das klingt schwieriger, als es tatsächlich ist, denn es gibt Unternehmen, die sich genau darauf spezialisiert haben: Ihnen zu zeigen, wie Sie die bereits gelegten digitalen Potenziale voll ausschöpfen.

Digitalisierung? Ja. Aber richtig.

Wenn Sie sich da wiedererkennen und für Abhilfe sorgen wollen, denken Sie daran, einmal kurz inne zu halten und den Prozess neu zu denken. Sprich: Dokumente sinnvoll digitalisieren. Das geht besonders gut i Dokumenten-Management-Systemen, ist dann aber „nur“ digital. Überlegen Sie stattdessen, wie Sie das gewünschte Ergebnis erhalten – aber bequemer, schneller und gegebenenfalls sogar billiger als heute.

Digitalisierung ist dann erfolgreich, wenn Sie allen hilft

Digitale Lösungen bringen Vorteile – aber welche sind das konkret? Erleichterung spüren Sie dann, wenn Sie Vorgänge so durchlaufen können, dass sie einfacher und zuverlässiger sind als in der nicht digitalen Version. Dabei spielt es keine Rolle, dass Sie grundsätzlich aktiv werden müssen - Hauptsache, es funktioniert. Ein Beispiel ist die Reservierung eines Sitzplatzes im Zug. Sicher, Sie müssen sich zwar Ihre gebuchte Verbindung raussuchen, also aktiv werden. Das machen Sie jedoch wann und wo Sie wollen und wählen genau den Sitz, den Sie sich wünschen (natürlich insofern er frei ist.). Eine digitale Bestätigung meist per E-Mail zeigt, dass die Buchung funktioniert hat. Keine Hotline, keine Zettelwirtschaft – Sie steigen sorgenfrei in den Zug und fahren los. Und auch die Bahn hat dadurch Vorteile. Schließlich steigern zufriedene Kunden ein gutes Image und angenehme Ticketkontrollen. Sie sehen: Durch Digitalisierung kann eine Win-Win-Situation entstehen.

Wenn Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung voll nutzen wollen, geht es also nicht nur darum, Prozesse richtig zu durchlaufen. Vielmehr sollten Sie richtig und zugleich gut sein.

Ein Beispiel von vielen Möglichkeiten im Unternehmen: Urlaub

Deutlich werden die Möglichkeiten beim Thema Urlaubsantrag: Genau dieser Prozess lässt sich in einem DMS wunderbar abbilden – in der ganz einfachen Variante, bei der alles auf einem Word/Excel/PDF-Dokument eingetragen wird, der Chef per Workflow informiert wird, dann digital unterschreibt und die Personalabteilung mit der Freigabe automatisch informiert wird.

Problem gelöst? Irgendwie schon. Aber wie wäre es, wenn Sie stattdessen Ihren Urlaubswunsch in einem Portal eintragen – Sie klicken einfach auf die Kalendertage, das System berechnet die richtige Anzahl an Urlaubstagen unter Berücksichtigung der gültigen Feiertage oder Betriebsurlaube, informiert Sie direkt, ob Ihr ausgewählter Vertreter zeitgleich Urlaub hat, und wie viele Tage Ihnen dann als Resturlaub bleiben.

Auch Ihren Alltag als Vorgesetzter kann eine solche Lösung erleichtern: In einer Übersicht sehen Sie die aktuellen Urlaubstage all Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – Sie wissen auf einen Blick, wer wann da ist. Zusätzlich werden Sie rechtzeitig daran erinnert, wenn zu viele Urlaubstage auflaufen.

"Self-Services” können administrativen Aufwand reduzieren

Ähnlich wie beim Zugticket können Sie so vieles selbst und direkt in die Hand nehmen, statt von Dritten abhängig zu sein. Diese “Self-Services” funktionieren natürlich in mehrere Richtungen: intern, zum Beispiel beim Urlaubsantrag, aber auch im Zusammenspiel mit Kunden und Lieferanten. Als Unternehmen können Sie so Ihren administrativen Aufwand reduzieren. Noch viel wichtiger ist aber, dass dieser Weg für alle Beteiligten Vorteile bringt und im Idealfall sogar Spaß macht. Dank solcher Systematiken fällt es auch leichter, Abweichungen vom Tagesgeschäft abzuwickeln – das muss nicht gleich eine Pandemie sein. Vielmehr reden wir von zum Beispiel saisonalen Schwankungen oder Wachstumskurven.

Klingt alles logisch und simpel? Das ist es auch. Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung, elektronischer Datenaustausch oder CAPA-Management – es gibt noch viele weitere gute Beispiele, die neu gedacht werden können.

Machen Sie 2021 zu Ihrem Jahr

Digitalisierung vorantreiben

2020 war das Jahr der Digitalisierung. Sicher – vielleicht aber nicht für jeden. Machen Sie 2021 zu dem Jahr, in dem Sie Ihre ganz persönliche Digitalisierung vorantreiben.

Erfahren Sie mehr darüber, wie und mit welchen Lösungen YAVEON Sie unterstützen kann

Der Autor

Kein Komma zu viel, kein Satzzeichen zu wenig: Katharina Keil schafft es, eigentlich komplexe Themen auf einfache und verständliche Sätze herunterzubrechen. Ihre Texte enthalten alles, was man sich von einer guten Content Marketing Managerin wünscht: Spannende Geschichten, gespickt mit dem nötigen Fachwissen, ansprechende Beispiele und Metaphern sowie vor allem eins: Mehrwert für den Leser. 

Warum Yaveon?

Immer auf Augenhöhe und gemeinsam mit Ihnen

8 Standorte, über 350 Kunden, rund 170 Mitarbeiter. Mit unserer jahrelangen Erfahrung haben wir uns auf die Fahne geschrieben: maximale Qualität für zufriedene Kunden.

Weitere aktuelle Neuigkeiten

Die YAVEON Kinder-Bilder-Galerie

Bühne frei für die selbstgemalten Kunstwerke der Kleinen: Das Motto: Worauf freust du dich, wenn Corona wieder mehr Normalität zulässt?

Zeit, Geld und Ressourcen sparen – mit den Remote-Anwendungen von WEBCON BPS für die Arbeit im Home-Office

Entdecken Sie die Remote-Anwendungen von WEBCON und sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen, die Sie in andere Projekte investieren können.

York Braune im Interview

Wer ist der Mensch York Braune, welche Ziele verfolgt er und was bringt ihn so richtig auf die Palme? Die Antworten gibt er im Interview.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

© 2021 - YAVEON | All rights reserved

Nach oben