Frank und Sandra Blog 3

Wie Frank und Sandra in einer Low-Code-Lösung die passende Möglichkeit findendass Kunden ihre Anfragen mit wenig Aufwand erfassen  

Frank_Kreis

Kennen Sie Frank? Vielleicht von seiner Suche nach einer Möglichkeit, mit Low-Code Fehler zu vermeiden oder Datenschutzverletzungen digital zu melden?  

Wie auch immer, es lohnt sich, ihn kennenzulernen.  

In einer weiteren Episode nimmt er Sie mit in die Welt von Low-Code-Software. Gemeinsam mit seiner Kollegin Sandra findet er heraus, wie Anfragen und Vorgänge wie Bestellungen durch Kunden ganz einfach mit einer Low-Code-Lösung erfasst werden können. 

Sandra_Kreis
Inhalte

    Das Unternehmen, für das Frank und Sandra arbeiten, ist in den vergangenen Jahren – national wie international – stark gewachsen und auch das Kundenspektrum hat sich gewandelt: Von vielen kleinen und eher regionalen Firmen bis hin zu großen Kunden, teils mit verschiedenen Standorten in einer Gruppe, ist alles dabei. 

    Umsatz und Mitarbeiterzahl stiegen an – in die eigenen Abläufe wurde jedoch wenig investiert: Zwar nutzen Frank und Sandra ein neues ERP-System, die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten sowie intern erfolgt jedoch weiterhin hauptsächlich außerhalb der IT-Systeme. Viele Telefonate, interne Mails und Wege prägen den täglichen Ablauf und bringen den Betrieb an seine Leistungsgrenze.  

    Eine Ausnahme bildet die Kommunikation mit großen Kunden, denn diese sind via Electronic Data Interchange (EDI) an das ERP-System angebunden. Bestellungen, Liefer-Avise, Lieferungen und Rechnung können nun digital übertragen werden. 

    Große und kleine Kunden digital einfacher und schneller bedienen

    FRANK

    Sag mal Sandra, ist dir auch aufgefallen, dass die Kollegen, die für Großkunden zuständig sind, viel entspannter arbeiten? Das muss an EDI liegen. Andere Kollegen, die mittlere und kleine Unternehmen betreuen, brauchen mehr Zeit, telefonieren viel, bekommen massig E-Mails und teils Faxe.

    Frank_Kreis
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    SANDRA

    Du hast Recht, Frank. Weißt du was, das geben wir so mal an unseren ERP- und Low-Code-Partner. Vielleicht hat das Team ja eine Idee.

    Gesagt, getan und bereits nach kurzer Zeit hatten die beiden einen Vorschlag vorliegen: Die Möglichkeit, Vorgänge durch die Kunden in einem System zu erfassen und die erlangten Erkenntnisse direkt in das eigene ERP-System zu übertragen.

    FRANK

    Wie das funktioniert, erklären uns die Spezialisten der Digitalen Transformationsberatung unseres ERP-Partners. Die Lösung liegt wohl in der Low-Code-Software, die wir für andere Bereiche ja schon nutzen.

    Frank_Kreis

    Anforderungen mit Digitaler Transformationsberatung analysieren  

    Es folgte ein gemeinsamer Workshop. Frank, Sandra und das Team der Digitalen Transformationsberatung analysieren darin die aktuelle Situation des Unternehmensdie Herausforderungen und die Ziele:  

    • Bislang wurde die Kommunikation mit den großen Kunden durch die Nutzung von EDI digitalisiert. Das entlastet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter enorm.
    • Kleine und mittlere Kunden wollen bzw. können nur selten per EDI angebunden werden. Der Aufwand, Kunden zu betreuen ist daher deutlich höher.
    • Weitere Entlastung kann das Unternehmen erreichen, indem es intern anders kommuniziert. 
    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Die Umstellung unserer internen Kommunikation erreichen wir am besten mit unserem ERP-System.

    • Berater trainieren die Anwender darin, bisher mündlich oder per E-Mail angefragte Daten im ERP-System selbst zu erfassen und auch abzurufen. 
    • Einige Anzeigen des ERP-Systems werden angepasst, damit notwendige Daten direkt sichtbar werden. 
    • Berater und Anwender unternehmen Schritte, die dem ERP-System Änderungen in den Daten wie beispielhaft im Lagerbestand schnell bekannt machen. 
    • Indem die Logistik digitalisiert wird, werden Abläufe und Buchungen beschleunigt. 

    Aber natürlich soll auch die Situation mit den Kunden Stück für Stück verbessert werden. Der passende Ansatz: Low-Code-Technologie.

    FRANK

    Das ist toll Sandra, das haben wir ja schon im Einsatz für die Meldung von Datenschutzverletzungen und um generell Fehlerquellen zu reduzieren. Wie gut, dass damit noch mehr geht.

    Frank_Kreis
    • Im ersten Schritt soll sich das Einsenden von Bestellungen durch die Kunden ändern. 
    • Die Mitarbeiter analysieren die Anfragen der Kunden zu laufenden Aufträgen und ermitteln verschiedene Daten, die immer wieder mitgeteilt werden. Diese sollen den Kunden über das Portal bereitgestellt werden. 
    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Mit dieser Methode können wir den Ansatz ausführlich testen, ohne dabei viel Kosten zu produzieren.

    Analysen umsetzen: Das Projekt beginnt 

    Nachdem ein Berater aus der Digitalen Transformationsberatung des Software-Anbieters mit Frank und Sandra einen Workshop zur Erfassung von Bestellungen durchgeführt hatte, war ein Proof of Concept (PoC) erstellt. Nun ging es schnell: Schon wenige Tage später stand die erste Version des Bestell-Portals bereit und die Tests konnten beginnen – zuerst intern, dann auch mit Kunden. Aus diesen Tests ermittelten Frank, Sandra und der Berater, wie der PoC zu einer vollständig nutzbaren App wird. 

    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Jetzt wissen wir auch, wie sich die Anwender anmelden.

    • Die Kunden werden aus dem ERP-System übernommen.
    • Kontaktpersonen melden sich an und sind mit den Kundenstämmen verbunden.

    Schon nach kurzer Zeit wird die Wirkung sichtbar:  

    • Bestellungen werden vom Portal direkt in das ERP-System übertragen. 
    • Der Dialog benötigt nur minimale Angaben, spart bei den Kunden viel Zeit ein. 
    • In der Eingabe wird gezeigt, wie oft ein Artikel schon bestellt wurde. Das reduziert falsche Bestellungen.

    Nach ein paar Tagen meldete sich Frank...

    FRANK

    Sandra, ich habe gerade einen Anruf von einem Kunden bekommen. Er kann aktuell nur bekannte Artikel über das Portal bestellen. Anfragen für sonstige Produkte müssen weiter per E-Mail oder Telefon erfolgen. Das müssen wir klären.

    Frank_Kreis

    Ohne zu zögern meldeten sich die beiden bei ihrem Ansprechpartner – die Lösung war schnell gefunden: eine Anpassung der Dialoge. Durch die Änderung der Dialoge kann der Kunde nun seine Anfrage als Bestell-Position senden. 

    Anbindung von Kundeninformationen dank Low-CodeUmsetzung im laufenden Betrieb  

    Nach erfolgter Umsetzung bleibt Frank eines besonders im Kopf...

    FRANK

    Wie praktisch, dass diese Änderung während des laufenden Betriebs möglich war. Wir waren dauerhaft handlungsfähig und konnten normal weiterarbeiten.

    Frank_Kreis

    Wie geht das? 

    Hier wurde die Fähigkeit einiger „Low-Code-Plattformen“ genutzt, Dialoge und Verarbeitung zu ändern, während andere Anwender in der Lösung arbeiten. Der Hersteller WEBCON nennt diese Fähigkeit Instant Change Technology und erlaubt damit sehr kurze Antwortzeiten für kleine und große Umstellungen. 

    Noch mehr Funktionen der Low-Code-Lösung nutzen 

    FRANK

    Der Nutzen dieser Investition leuchtet mir absolut ein. Wir bekommen von unseren Kunden sehr zufriedene Rückmeldungen, denn der Dialog nimmt ihnen viel Arbeit ab. Einige haben sich sogar gleich noch mehr Funktionen gewünschtDa ist es sehr praktisch, dass auch diese schnell umgesetzt werden konnten.

    Frank_Kreis

    Die Erweiterungen der Low-Code-Funktionen können sein: 

    • Das Anzeigen einer begonnenen Kommissionierung, des geplanten Warenausgangs und des tatsächlich erfolgten Versandes würden Rückfragen bei vielen Positionen senken.
    • Die Anzeige von Sendungsnummern und Transport-Dienstleistern wäre eine große Hilfe bei der Nachverfolgung der Sendungen. 
    • Angaben zu verfügbaren Mengen können die Eingabe von Bestellungen weiter verbessern.
    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Vorab muss dabei geprüft werden, ob die Daten aus dem ERP-System ermittelt werden können. Die Digitalisierung der internen Logistik mit ihren zeitnahen Buchungen bildet die Grundlage für die Erweiterung des Portals selbst.

    Das Ergebnis: Es wird ein neuer Workflow eingebaut, der alle fünf Minuten den Status der Bestellungen im ERP-System abfragt. Die Abfrage begrenzen die Techniker auf die im Portal arbeitenden Kunden. Kommt ein neuer hinzu, ergänzt sich der Datenstand automatisch. Die Daten werden dem Kunden auf der Startseite des Portals i„Dashboard“ angezeigt, indem die Anzahl der Bestellungen je Status und Kalenderwochen angezeigt werden. Die Nutzer können damit die gewünschten Vorgänge filtern und erhalten eine Liste der jeweiligen Bestellungen. Diese können sie direkt verwenden, um in den Vorgang zu wechseln und weitere Details zu erkennen.  

    Der ursprüngliche Dialog wird so erweitert, dass zu einem Artikel neben der Anzahl bisheriger Käufe auch der verfügbare Bestand angezeigt wird.  

    Low-Code: Schnelles Ergebnis mit großem Nutzen 

    Mit der „Low-Code-Technologie“ WEBCON BPS und der Fähigkeit des ERP-Systems, vorhandene Übersichten und Masken als Web Service anzubieten, stehen die Neuerungen den Kunden schnell bereit. Und das mit messbarer Wirkung: Aus den Statistiken des Portals erkennen Vertrieb und Geschäftsführung, dass die Eingabe von Bestellungen durch Kunden im Innendienst viel Zeit einspart.  

    Frank und Sandra sind zufrieden. Endlich haben sie eine Möglichkeit gefunden, den Webshop zu vereinfachen.

    FRANK

    Das freut auch unsere Kollegen. Die haben jetzt mehr Zeit, die Anfragen der Kunden zu bearbeiten

    Frank_Kreis
    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Wir sollten uns weiter umschauen, was diese Low-Code-Plattform von WEBCON noch alles kann.

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