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Massig Formulare, Eine Lösung: Wie Frank und Sandra es schaffen, Produktionsformulare einfacher und schneller zu bearbeiten

Frank_Kreis

Frank und Sandra sind das Low-Code-Traumpaar. Die beiden haben gemeinsam bereits einige Herausforderungen im Unternehmensalltag gelöst und stehen heute vor einer weiteren: das Formularchaos der Produktion. Seien Sie dabei und finden Sie heraus, wie die beiden die nächste Hürde mit Low-Code lösen. 

Sandra_Kreis
Inhalte

    Mitte der Woche, der Arbeitsalltag ist in vollem Gange und Sandra stöhnt:

    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Puh, die Formulare in der Produktion sind immer mehr geworden, weil verschiedene Maschinen andere Prüfungen erfordern. Wenn dann noch verschiedene Produkte auf einer Linie laufen, kommen noch mehr Formulare dazu, die die Mitarbeiter ausdruckenmanuell ausfüllen und ablegen müssen. Der Aufwand ist riesig und es passieren einfach immer wieder Fehler.

    Schicht für Schicht notieren die Kolleginnen und Kollegen aus der Produktion immer wieder die gleichen Daten auf unterschiedlichen Zettel. Der einzige Unterschied: Datum, Zeitpunkt sowie die Temperaturen der einzelnen Sensoren. Schreibfehler, schwer lesbare Handschrift oder verloren gegangene Dokumente sind dabei kein Einzelfall.  

    FRANK

    Hm, ich verstehe, was du meinst, Sandra. Das geht sicher einfacher. Ich frage das mal bei unserem Software-Partner an.

    Frank_Kreis

    Papierchaos in der Produktion einfacher abwickeln – mit Low-Code-Software  

    Ein paar Tage später …
    Ring, ring - Sandras Telefon klingelt...

    FRANK

    Sandra, ich habe die Lösung gefunden. Unser Software-Anbieter schlägt folgendes Vorgehen vor.

    Frank_Kreis
    • Für die Abwicklung der Dokumente in der Produktion werden künftig zunächst die Fertigungsdaten aus dem ERP-System geholt.
    • Die bestehenden Formulare werden gesichtet. So können Strukturen ermittelt werden, die sich gleichen und den Aufbau einer digitalen Lösung ergeben.
    • Im nächsten Schritt geht es darum, die kritischen Kontrollpunkte (Critical Control Points, CCP) zu identifizieren. Dabei handelt es sich um konkrete Stufen, die kontrolliert und gesteuert werden, um so die maximale Qualität und Sicherheit zu gewährleisten.
    • Nun setzen wir auf Low-Code-Software. Die gleiche Lösung, die wir zum Beispiel schon für die Abwicklung von Datenschutzverletzungen und Reklamationen nutzen. Die Einführung ist in kurzer Zeit geschafft und die Bedienung intuitiv – genau, wie wir es ja schon kennen.
    • Der zuständige Werker kann sich jetzt direkt im System anmelden und erfasst darin die Prüfergebnisse in einer vorbereiteten Maske: War die Prüfung erfolgreich? Ist das Prüfergebnis ordnungsgemäß? Welche Temperatur wurde gemessen? All diese Informationen trägt er darin ein. Tippfehler sind kein Problem, denn die lassen sich ganz einfach ausbessern. Das ist doch viel einfacher als ein klassischer Schreibfehler auf Papier.
    • Der Prüfzeitpunkt wird vom System automatisch erfasst und gespeichert. Das ist besonders praktisch, denn so können die Abläufe auch nach längerer Zeit detailliert nachvollzogen werden.
    • Ein weiteres Plus: Das System informiert den Schichtleiter automatisch, sollte es zu einer Abweichung kommen. Das bedeutet extra viel Sicherheit, Transparenz und Handlungsfähigkeit.

    Schneller, übersichtlicher, zufriedener – das schafft Low-Code 

    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Frank, ich bin begeistert. Das geht ja dann alles viel schneller. Wir können reibungslos weiter fertigen und der Schichtleiter ist immer auf dem aktuellen Stand. Toll!

    Die Vorteile auf einen Blick
    • Zeitersparnis, da Dokumente digital befüllt werden
    • Schreibfehler stellen kein Problem dar, denn sie können ganz einfach ausgebessert werden
    • Volle Kontrolle und Transparenz, da alle Abläufe bis ins Detail nachvollzogen werden können
    • Zufriedene Mitarbeiter, denn die Arbeit wird erleichtert und manuelle Prozesse entfallen
    • Keine Missverständnisse, da alle Informationen an der passenden Stelle vorhanden und auf dem neuesten Stand sind
    • Standortunabhängige Einsicht der Dokumente möglich, denn sie sind alle digital verfügbar

    Auswertung und Speicherung leicht gemacht

    FRANK

    Das Beste kommt noch. Wir können alle Daten auswerten und Laufzeiten miteinander vergleichen. Wird ein Formular benötigt, auf dem alle Informationen enthalten sind, können wir dieses per Mausklick einfach elektronisch erstellen. Die Unterschrift ist auch digital möglich und wir können es direkt im Dokumentenmanagement-System abspeichern.

    Frank_Kreis

    Klingt zu einfach, um wahr zu sein? Ist es nicht. Lernen Sie die YAVEON Low-Code-Lösungen kennen und erleichtern auch Sie Ihren Arbeitsalltag.

    Der Autor

    Ingo Dörrie, Leitung Digitale Transformationsberatung bei YAVEON, weiß, worauf es ankommt: die individuelle und detaillierte Betrachtung Ihrer Situation, passgenaue Lösungen und einen Weg, mit dem Sie sich wohlfühlen. Lassen Sie sich von ihm zeigen, welche Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen schlummern und wie die Digitalisierung Ihr Unternehmen voranbringt.

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