So vereinfachen Frank und Sandra die Abwicklung von Reklamationen

Frank_Kreis

„Frank, was meinst du, warum wickeln wir so viele unserer Prozesse eigentlich noch im ERP-System ab? Wir haben doch jetzt schon einige Male gesehen, dass es bestimmte Abläufe gibt, die sich mit Low-Code-Software einfacher gestalten lassen“, fragt Sandra. 

„Früher war es günstiger und einfacher, eine Anpassung im ERP vorzunehmen, als auf eine separate Lösung zu setzen. Aber dadurch können auch Hürden entstehen. Zum Beispiel, wenn Funktionen für andere Abläufe genutzt werden, als eigentlich vorgesehen war“, erklärt Frank.  

Sandra_Kreis
Inhalte

    Das kann Folgen haben: 

    • Vorgänge werden nicht vollständig abgeschlossen. 
    • Daten liegen „irgendwo“ im IT-System und sind kaum zu finden, weil das Feld oder die Tabelle ganz anders heißt. 
    • Der eigene Fortschritt wird unübersichtlich in Textfeldern bzw. Kommentaren vermerkt. 
    • Weil nicht alle Beteiligten auf das ERP-System zugreifen können, läuft die Kommunikation daran vorbei. 
    • Es kommt zu verfälschten Auswertungen oder Daten lassen sich nicht auswerten. 

    Frank ergänzt: „Typisch dafür sind zum Beispiel Kundenreklamationen.“ 

    Kundenreklamationen abwickeln 

    Hat ein Kunde einen Mangel festgestellt, beanstandet er den Mangel beim Produzenten. Verschiedene Stellen im Haus prüfen den Mangel – so ergeben sich die nächsten Schritte: Sind Sofortmaßnahmen notwendig oder wird es andere Folgen geben, die in korrigierende bzw. vorbeugende Aktivitäten münden? Je nachdem, wie die Antwort auf diese Fragen ausfällt, werden Veränderungen angestoßen. Wichtig dabei: Nur ein kleiner Teil des gesamten Reklamationsablaufs umfasst tatsächlich die Rückholung von Waren, eine Gutschrift oder eine Ersatzlieferung. 

    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Wie ist das denn bei kreditorischen Reklamationen?

    FRANK

    Sehr ähnlich.

    Frank_Kreis

    Kreditorische Reklamationen   

    Bei kreditorischen Reklamationen erkennt eine interne Stelle einen Mangel an einem gelieferten Gut und meldet das intern an die Qualitätssicherung. Diese prüft den Mangel und moderiert dann gegebenenfalls mit dem Einkauf eine Rück- bzw. Ersatzlieferung oder leitet andere Maßnahmen in die Wege. 

    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Die Umstellung unserer internen Kommunikation erreichen wir am besten mit unserem ERP-System.

    Die Folgen:

    • Daten können nicht zusammengeführt oder beieinander gehalten werden.
    • Kommunikation läuft teils am System vorbei, da sie mündlich oder per E-Mail geführt wird.
    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Wäre es da nicht viel transparenter, wenn jede Reklamation in einem Prozess erzeugt wird, die dazu gehörenden Dateien direkt dort abgelegt werden und nur am Ende des Prozesses notwendige Belege im ERP-System entstehen?

    FRANK

    Da hast du Recht und da sind wir wieder bei unserer Low-Code-Lösung von WEBCON.

    Frank_Kreis
    • Hier können solche dem ERP-System angegliederten Abläufe einfach abgebildet werden.
    • Auch ungeübte Anwender können ihre Fälle erfassen, weil die Dialoge sie führen.
    • Sie können direkt Bilder und andere Dokumente anfügen, die dann allen Bearbeitern zur Verfügung stehen.
    • Am Ende werden die Entscheidungen, die ins ERP-System gehören, dort angelegt und weiter bearbeitet, verweisen aber dabei immer auf den eigentlichen Vorgang. Die Entscheidung zu einer Reklamation führt beispielsweise zu einem Rückhol-Auftrag im Verkauf oder einer Rücksendung im Einkauf. Diese Vorgänge entstehen im ERP-System, wo sie hingehören. Von dort aus werden sie in die normale Logistik-Kette eingesteuert.
    • Zusammenfassend: Einfachheit, Transparenz, Übersicht, jeder kann zugreifen, immer auf dem aktuellen Stand, keine Missverständnisse, weniger Fehlerpotenzial.

    Low-Code-Software ergänzt 

    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Toll, das sind großartige Vorteile, Frank. Ich frage mich aber dennoch, warum wir nicht unser ERP-System nutzen können.

    FRANK

    Na ja, eigentlich ergänzen sich die beiden Systeme.

    Frank_Kreis

    Low-Code-Software ist eine Möglichkeit, solche Prozesse, die nicht über das ERP-System abgewickelt werden können, dennoch strukturiert zu managen.

    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Über Low-Code-Software wie WEBCON können wir also Schritte, die dem ERP-System vorgelagert sind, abbilden.

    FRANK

    Richtig, wenn es neben dem ERP auch keine anderen Lösungen gibt, die sich genauso eignen.

    Frank_Kreis

    Warum Yaveon?

    Immer auf Augenhöhe und gemeinsam mit Ihnen

    8 Standorte, über 350 Kunden, rund 170 Mitarbeiter. Mit unserer jahrelangen Erfahrung haben wir uns auf die Fahne geschrieben: maximale Qualität für zufriedene Kunden.

    Weitere aktuelle Neuigkeiten

    7 positive Dinge, die Sie aus der Corona-Krise mitnehmen können

    Corona verändert unser Leben völlig. Bleiben Sie positiv und werfen Sie einen Blick auf die guten Seiten. Das ein oder andere lässt sich dauerhaft bewahren.

    Microsoft 365 und seine Vorteile

    Microsoft 365 erfreut sich bei Unternehmen großen Zuspruchs und bietet die beste Ausgangslage für den erfolgreichen Start in die Digitalisierung.

    Wie Unternehmen Ihre Digitale Transformation vorantreiben und warum es sich dabei um einen Prozess handelt.

    Tauchen Sie hier in die Welt der Digitalen Transformation ein und erfahren Sie mehr zum Thema Prozessberatung.

    Schreibe einen Kommentar

    Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

    © 2021 - YAVEON | All rights reserved

    Nach oben