Low-Code-Lösung, die Fehler reduziert

Franks und Sandras Suche nach
einer Low-Code-Lösung, die Fehler reduziert

Kennen Sie Frank? Noch nicht. Die Betonung liegt dabei auf „noch“ – denn es lohnt sich, ihn kennenzulernen. 

Er nimmt Sie mit in die Welt von Low-Code-Software. In mehreren Einblicke zeigt er Ihnen gemeinsam mit seiner Kollegin Sandra, was alles geht. Teil 1 beschäftigt sich mit der Frage: Wie lassen sich Fehlerquellen im eigenen Unternehmen mit Low-Code-Lösungen reduzieren?

Inhalte

    Frank ist 48 Jahre altarbeitet in einem mittelständischen Unternehmen in der chargenverarbeitenden Industrie und trinkt seinen Kaffee am liebsten mit viel Milch. Vielleicht auch, aber sicher nicht nur deshalb, weiß er, wie wichtig es ist, Verfallsdaten und Seriennummern im Auge zu behalten.  

    Eines Tages kommt Franks Kollegin Sandra in sein Büro: 

    Frank_Kreis
    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Frank, du weißt ja, wir kaufen Materialien bei vielen Lieferanten ein. Die größeren von ihnen können für ihre Lieferungen die Angaben zu Chargen, Haltbarkeit und Seriennummern elektronisch übermitteln. Bei den kleineren Lieferanten geht das aber nicht. Sie arbeiten stattdessen mit Lieferscheinen als manuelle Notiz oder mit E-Mails, die vor der Lieferung verschickt werden. Bei manchen Lieferungen fehlen die Daten beim Eintreffen der Waren sogar komplett.

    Herausforderung Datenübermittlung 

    Frank geht in sich und stellt sich die Frage, was es bedeutet, dass nicht alle Lieferanten digital angebunden werden können

    FRANK

    Händische Datenübermittlung ist nicht nur aufwendig, sie ist vor allem fehleranfällig. Was kann alles passieren?

    Frank_Kreis
    • Erhaltene Daten sind nicht vollständig oder falsch übermittelt, weil der Lieferant sie händisch zusammenstellt.
    • Manuelle Notizen enthalten häufig Schreibfehler oder sind unleserlich.
    • Beim Abtippen einer E-Mail können Fehler entstehen.
    • Mündlich oder per E-Mail übermittelte Daten müssen umständlich per Hand in das ERP-System übertragen werden.

    Die Folge: Daten werden verzögert übermittelt und die Warenannahme behindert – der gesamte Einlagerungsprozess gerät ins Stocken. Erst, wenn die Qualitätskontrolle sämtliche Daten und Fehler auflösen konnte, kann der Warenfluss weitergehen. 

    Einfacher als rein manuell geht das mit einem ERP-System. Denn hier können beispielsweise 2D- und Barcodes mit einem Lesegerät direkt gescannt und in die Software eingespielt werden. Dennoch:

    FRANK

    Es kommt zu Fehlern, zeitlichen Verschiebungen sowie Abweichungen in den Chargen oder der Haltbarkeit. Anders gesagt, es wird mehr reklamiert.

    Frank_Kreis

    Frank und Sandra sind sich einig: Das kann so nicht weitergehen, es muss eine Lösung her. 

    Optimierungspotenzial: Kommunikationsabläufe analysieren und verbessern

    FRANK

    Um unsere aktuelle Situation zu entspannen, sollten wir unsere Kommunikation analysieren. Denn sie ermittelt häufig als frühe Ursache im Prozess die fehlende Fähigkeit der kleinen Lieferanten, benötigte Daten rechtzeitig und fehlerfrei zu übertragen.

    Frank_Kreis
    • Möglichst jede Information sollte schon beim ersten Aufkommen digitalisiert werden.
    • Daten möchten dann weitergegeben oder weiterverwendet werden, indem auf den möglichst eindeutigen Speicherort verwiesen wird.

    FRANK

    Und genau dafür nutzen wir die Low-Code-SoftwareIch habe ein paar wichtige Informationen dazu zusammengetragen.

    Frank_Kreis

    Der Nutzen von Low-Code-Plattformen: kleine Lieferanten mit dem ERP-System verbinden 

    Der Einfluss des Ansatzes beginnt dort, wo die Daten in den Lieferprozess zu einer Bestellung eingehen. Die Kommunikationswege werden durch eine Reihe von Maßnahmen vereinheitlicht: 

    • Alle Bestellvorgänge erfasst das Unternehmen im ERP-System. Jede Position basiert auf einem Artikel-Stammsatz, der über zu avisierende Daten Auskunft gibt. 
    • Die Lieferanten werden sensibilisiert, dass fehlende Daten wesentliche Folgekosten hervorrufen. Zu hohe Kosten könnten an den Lieferanten berechnet werden.
    • Der Bedarf eines Liefer-Avis mit den notwendigen Daten wird mit der Bestellung kommuniziert. 
    • Alle Lieferanten avisieren Lieferungen auf entsprechende Bestellzeilen vor dem Absenden. 
    • Zu jedem Liefer-Avis gehören alle festgelegten Angaben, wie Charge, Haltbarkeit und Serialisierung sowie geplantes Anlieferdatum. 
    • Liefer-Avisen werden nur akzeptiert, wenn sie direkt in das ERP-System eingespielt werden können.

    WEBCON BPS: Kommunikation mit dem ERP-System in Echtzeit 

    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Frank, das klingt gut. Ich recherchiere mal Anbieter.

    Nach kurzer Zeit zeigte sich: Eine Möglichkeit ist die Low-Code-Plattform WEBCON BPS. Wieso?

    • Es entsteht ein Portal, das mit dem ERP-System in Echtzeit kommuniziert.
    • Jeder Lieferant kann sich anmelden und wählt eine Bestellung, die er abliefern möchte.
    • Zu jeder Position macht er in einem Dialog die notwendigen Angaben.
    • Das Portal speichert dann die Daten und sendet sie an das ERP-System.
    • Unternehmen und Lieferanten werden direkt informiert, wenn es zu Störungen kommt.
    • Diese können so noch vor dem Versand der Waren geklärt werden.
    • Das Portal erlaubt die wiederholte Erfassung von Daten auf einzelne Positionen, um Teillieferungen zu ermöglichen. Dabei prüft es direkt, ob Chargen- und Serialisierungsdaten schon einmal erfasst worden sind, oder beispielsweise, ob zu einer Charge vorher ein anderes Haltbarkeitsdatum eingegeben wurde.
    • Diese und weitere Fehler sieht der Lieferant vor dem Absenden der Daten und kann sie vorher korrigieren.

    Ein Thema, das zählt: Sicherheit 

    FRANK

    Das klingt alles sehr gut. Aber wie sieht es beim Thema Informations-Sicherheit aus?

    Frank_Kreis
    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Die wird durch die Nutzung von Web Services gewahrt.

    • Web Services nutzen definierte Eintrittspunkte zum ERP-System.
    • Zugriffe durch Dritte werden erschwert, indem Zertifikate zur Authentifizierung dienen und die Kommunikation verschlüsselt erfolgt.

    Der Ablauf 

    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Ohne ins Detail zu gehen, würde ein Projekt folgendermaßen aussehen.

    • Die Erstellung des Portals erfolgt mit agilen Methoden Stück für Stück.
    • Anwender können auf der Basis, die relativ schnell anhand selbst definierter Anforderungen erstellt ist, Tests durchführen.
    • Schulungen sind nicht notwendig, denn das System begrenzt sich auf die notwendigen Angaben und ist absolut intuitiv.
    • Durch die eigenen Tests wird die eigentliche Lösung dann optimiert.
    • Diese Version können dann Lieferanten testen. Ganz unkompliziert entsteht so Stück für Stück eine fertige Lösung.
    • Die ersten von Lieferanten im Portal erfassten Daten werden schon in der Test- und Optimierungsphase im Tagesbetrieb verarbeitet und erlauben eine Messung des erreichten Nutzens.

    Qualität an erster Stelle 

    Besonders im regulierten Umfeld spielt das Thema Qualität eine sehr große Rolle.

    Sandra_Kreis

    SANDRA

    Wow, schau mal Frank, mit der Low-Code-Lösung können wir sogar unsere Qualität erhöhen.

    • Vermeidung von Erfassungsfehlern, indem auch Informationen im ERP-System gegenprüft werden.
    • Die Daten liegen im Wareneingang rechtzeitig vor und helfen, den Prozess dort zu optimieren.
    • Am Ende des Erfassungsprozesses erhält jeder Lieferant vom Portal eine E-Mail mit einer Tabelle für seine eigenen Unterlagen.
    • Die Lieferanten müssen nicht in spezielle Technik investieren und sind ortsunabhängig, weil die Dialoge auf sämtlichen internetfähigen Geräten ablaufen können.
    • Moderne Plattformen wie WEBCON BPS ermöglichen eine sichere Trennung verschiedener Datenbestände durch ausgefeilte Berechtigungen.
    • Lizensierung fördert das Auslagern bestimmter Tätigkeiten.
    • Weniger Reklamationen bedeuten auch weniger Kommunikationsprobleme aufgrund falscher Daten.

    Zahlreiche Vorteile und Erleichterungen mit Low-Code-Software 

    Zu viel versprochen? Sicher hat es sich gelohnt, Frank kennenzulernen. Genauso, wie es sich lohnt, noch mehr über Low-Code-Software zu lernen. Denn Low-Code-Software kann auch noch in ganz vielen anderen Bereichen in Unternehmen eingesetzt werden. Der Vorteil für alle Bereiche liegt in der guten Abgrenzung einzelner Abläufe: Es gibt nicht das eine große Projekt. Die in Frage kommenden Prozesse können so Schritt für Schritt angegangen werden und belasten damit die Organisation nur minimal. Damit ist die Einführung parallel zu anderen Projekten möglich.  

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