Workflow Engines

Workflow Engines – was das ist und warum auch Sie darauf setzen sollten

Workflow Engine. Einer dieser neuen, wichtig klingenden Begriffe, der nach kurzer Zeit wieder von der Bildfläche verschwunden ist? Ganz und gar nicht: Bei einer Workflow Engine handelt es sich um eine Softwareanwendung, die Ihre Geschäftsprozesse verwaltet und damit eng verbunden ist mit dem Workflow Management.

Was sind Workflow Management, Workflow Management Systeme und eine Workflow Engine?

Bevor wir uns der Workflow Engine widmen, müssen wir also zunächst klären, was Workflow Management meint. Beim Workflow Management geht es darum, Geschäftsprozesse durch Software zu unterstützen und teilweise oder sogar vollständig zu automatisieren. Schritt für Schritt werden die Geschäftsprozesse so abgehandelt – also in Workflows bearbeitet. So ergibt sich ein Workflow Management-System: Es umfasst alle Schritte, die im Zuge eines Workflows durchlaufen werden – und genau hier kommt die Workflow Engine ins Spiel. Denn bei einer Workflow Engine handelt es sich um eine Software, die sämtliche Prozesse, die im Workflow Management anfallen, verwaltet und überwacht.

Häufig bereits im Einsatz

Wer sich mit dem Thema beschäftigt wird erstaunt sein: Die meisten Unternehmen haben bereits solche Systeme im Einsatz und automatisieren damit ihre Abläufe. Typischerweise sind das:

Was sind die Vorteile von Workflow Engines?

Workflow Engines entwickeln von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedliche Vorteile, denn jede Firma nutzt sie etwas anders. Diese Punkte gelten jedoch für jedes Unternehmen:

1

Mehr Ergebnis

Weil eine Workflow Engine sicherstellt, dass Arbeitsschritte zum passenden Zeitpunkt, richtig und in der korrekten Reihenfolge stattfinden, sparen Sie Zeit. So haben Sie mehr Ressourcen, sich ihren eigentlichen Aufgaben zu widmen und mehr Ergebnisse zu erzielen.

2

Bessere Prozesse

Statt in einem großen Prozess zu denken, arbeiten Sie mit einer Workflow Engine in kleinen Teilschritten. Diese wiederum können bei Bedarf deutlich unkomplizierter verändert werden als ein vollständiger Ablauf.

3

Freude an der Arbeit

Ob Sie den nächsten Arbeitsschritt schon angehen können, finden Sie bislang heraus, indem Sie den Kollegen, der von Ihnen dran ist, fragen. Nervig und zeitaufwändig. Mit einer Workflowe Engine werden Sie automatisch informiert, sobald Sie dran sind. Das spart Nerven und Sie machen Ihre Arbeit lieber.

Was macht eine Workflow Engine aus?

Nun wissen wir, was mit Workflow Engines gemeint ist, welche Bereiche sie unter anderem abdecken können und welche Vorteile sie mitbringen. Doch welche Charakteristika prägen eine Workflow Engine? Hauptsächlich sind das zwei:

Automatisierung

Workflow Engines sind gut darin, Abläufe im jeweiligen System - also zum Beispiel DMS, ERP, CRM zu automatisieren.

Kommunikation

Sie können in verschiedenen Ausprägungen mit der Außenwelt kommunizieren.

Hat eine Workflow Engine auch Grenzen?

Es ist keine Ausnahme, dass unternehmensweite Geschäftsprozesse gleich mehrere Systeme umfassen und damit die Grenzen anderer Systeme überschreiten. Beispiele dafür sind:

  • Ein innerbetrieblicher Anforderungs-Vorgang (BANF) berührt das Lagersystem (Verfügbarkeiten), das HR-System (Vorgesetzten-Ermittlung) und letztendlich das ERP-System (Bestellung nach Freigabe anlegen) und das DMS-System (Ablage Antrags-Freigabe, Bestellung)
  • Eine Reklamation berührt das QM-System (Vorgang anlegen und moderieren), das DMS-System (Unterlagen zum Vorgang ablegen) und mit den Entscheidungen oftmals das ERP-System (Rückholungen, Ersatzlieferungen, Gutschriften und weitere Belege)

Viele Unternehmen versuchen, diese Abläufe dennoch mit ihren bereits bestehenden Workflow Engines in den Griff zu bekommen. Das Ergebnis ist häufig ernüchternd, denn die Engines werden überstrapaziert. Ist das der richtige Weg? Definitiv nicht, denn:

  • Systeme werden mit Daten belastet, die dort nicht hineinpassen.
  • Zugriffsrechte müssen kompliziert verwaltet werden, um andere Teile der Daten zu schützen.
  • Für die Einbindung von Mitarbeitern, die eigentlich gar nicht mit dem System arbeiten, werden mehr Benutzer-Lizenzen benötigt.

Doch wie lassen sich diese übergreifenden Prozesse stattdessen abbilden?

Workflow Engine-Architektur

Das Geheimnis: passende Workflow-Architektur. Denn diese ist oftmals günstiger und einfacher zu implementieren. Realisieren lässt sich das mit Low-Code-Software wie WEBCON BPS.
Die Low-Code-Lösung dient dabei als übergreifend agierender Workflow, der alle betroffenen Prozesse unter sich vereint. Über Standard-Schnittstellen kann die übergreifende Plattform mit den einzelnen, darunter liegenden Engines – ERP, CRM und Co. – kommunizieren und dient so als Orchestrator. Daten können übergeben, Abläufe gestartet sowie Ergebnisse empfangen werden. Wichtig zu wissen ist, dass der gesamte Geschäftsprozess auf die jeweiligen Systeme bezogen wird, die eingesetzt werden. Der Orchestrator übernimmt in diesem Fall die Steuerung aller Teil-Workflows und verteilt die Daten und Ergebnisse zwischen den einzelnen Engines. Für Anwender hat das besonders einen Vorteil: Der Orchestrator bietet einen Gesamtüberblick – zu jeder Zeit.

Weil gerade bei der Digitalisierung immer mehr vielfältige Abläufe angegangen werden, stellt eine Plattform wie WEBCON BPS also die ideale Sammelstelle dar, um die Aufgaben der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bündeln. Von hier aus können sie direkt in die Vorgänge abspringen.

Darum sollten auch Sie auf eine übergreifende Workflow Engine wie WEBCON BPS setzen:

  • Fokus: Weil Sie Ihre Programme zielgerichtet verwenden, werden sie dem jeweiligen Zweck voll gerecht.
  • Zugriff: Die sachgerechte Verteilung von Daten auf die spezialisierten Programme sowie das gleichzeitige Zusammenführen der Daten stellen sicher, dass Informationen jederzeit verfügbar sind.
  • Kostenersparnis: Teure Anpassungen in verschiedenen Systemen sind nicht nötig – das spart Geld und Aufwand.
  • Stück für Stück: Statt alle Prozesse auf einmal umzusetzen, erfolgt die Implementierung modular.
  • Ein Anwendererlebnis: Weil die Kombination unterschiedlicher Daten in einheitlichen Oberflächen erfolgt, arbeiten Nutzer in einer Optik.

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Dann finden Sie heraus, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Low-Code-Software digitalisieren können.

Der Autor

Ingo Dörrie, Leitung Digitale Transformationsberatung bei YAVEON, weiß, worauf es ankommt: die individuelle und detaillierte Betrachtung Ihrer Situation, passgenaue Lösungen und einen Weg, mit dem Sie sich wohlfühlen. Lassen Sie sich von ihm zeigen, welche Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen schlummern und wie die Digitalisierung Ihr Unternehmen voranbringt.

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