Herausforderung Digitalisierung

Herausforderung Digitalisierung:
Probleme, Chancen und Lösungsansätze 

Geschwindigkeit. Das Wort beschreibt die aktuelle Welt wohl am besten. Die Zeit rast, die Entwicklungen in beinahe allen Bereichen sind rasant – besonders deutlich ist der Wandel in der Arbeitswelt zu spürenGerade für Unternehmen ist es wichtig, rechtzeitig zu reagieren, denn sonst droht die Gefahr, auf der Strecke zu bleiben. Helfen kann dabei der Megatrend Digitalisierung, also die Entwicklung, dass einst analoge Inhalte oder Arbeitsweisen nun digital stattfinden. Das gelingt, indem die Digitalisierung komplexen Strukturen den Schrecken nimmt und das schenkt, was uns wahrscheinlich allen fehlt: Zeit.  

Inhalte

    Einige Themen stellen besonders mittelständische Unternehmen hinsichtlich des digitalen Wandels vor besonders große Herausforderungen. Oder wie Bill Gates einst sagte:  

    „Die Innovation entwickelt sich in einem erschreckend schnellen Tempo.“
    Bill Gates

    Doch wo Herausforderungen sind, gibt es auch Chancen und Lösungen – und die gilt es, zu finden. 

    Herausforderung 1: Die Digitalisierung als ein großes Ganzes verstehen 

    Zitrone, Schokolade oder Nuss. Unabhängig davon, welche Kuchensorte Ihnen am besten schmeckt, wissen Sie: Damit das Gebäck gelingt, sind alle Zutaten notwendig und Sie sollten sich am Rezept orientieren. Orientieren? Ja, denn die einen mögen etwas mehr Nüsse, die anderen sind für eine Prise Salz offen. Und genau so ist es auch beim digitalen WandelEin bisschen hier, ein bisschen da bringt Sie nicht weiter, Sie erzeugen nur Risiken – stattdessen brauchen Sie alle Zutaten mit einigen individuellen Anpassungen. Zu den wichtigsten zählen: 

    • Digitalisierung der Unternehmenskommunikation

      Kommunikation ist das Herzstück eines Unternehmens und genau da gilt es anzusetzen. Digitale Unternehmenskommunikation legt den Grundstein für alle weiteren Schritte. Lösungen wie beispielsweise Microsoft Teams sind der passende Start, denn Kommunikation ist so auf dem kleinen Dienstweg und ganz unkompliziert möglich.  

    • Digitalisierung der Geschäftsprozesse

      Datenaustausch, Auftragsabwicklung, Abbilden der Lagerbestände. Es gibt zahlreiche Prozesse, die der Mittelstand digitalisieren kann. Meist schlummern darin große Potenziale für mehr Effizienz. Bestes Beispiel: Das Digitalisieren von Dokumenten. Manuelle Fehler lassen sich so vermeiden, zahlreiche Arbeitsschritte automatisieren. 

    • Digitalisierung der Wertschöpfungskette

      Von der Planung bis hin zum verkauften Produkt. Der gesamte Wertschöpfungsprozess birgt Chancen für die DigitalisierungDer größte Nutzen entsteht, wenn Sie ihren Prozess durchgängig digitalisieren – also vom ersten bis zum letzten Schritt.  

    • Digitalisierung der Marketing-Maßnahmen

      Häufig der Bereich, in dem die Digitalisierung am weitesten fortgeschritten istdas Marketing. Dennoch ruhen auch hier sicherlich ungeahnte Möglichkeiten. Wissen Sie oder Ihre Kollegen tatsächlich, wie sich Nutzer auf Ihrer Unternehmenswebsite verhalten? Gibt es ein zentrales Reporting-System, mit dem Sie die einzelnen Etappen vom Interessenten bis zum Kunden analysieren und miteinander verknüpfen können? Es lohnt sich zu überlegen, welche Bereiche noch nicht optimal umgesetzt sind. Von der Website über digitale Kundeninformationen bis hin zu Paid Ads – die Möglichkeiten sind vielfältig. 

    • Digitalisierung der Produktionsprozesse

      Besonders im verarbeitenden Gewerbe ist die Fertigung ein wichtiger Baustein. Grund genug, sich auch hier Gedanken zu machen, wie Digitalehelfen kann. Wichtig: Alle Beteiligten einbeziehen, denn Produktionsprozesse sind ein sensibles Thema. Erstens bestehen die Abläufe hier meist schon viele Jahre. Zweitens merkt der Kunde sofort, wenn am fertigen Produkt (negative) Veränderungen spürbar sind. 

    GRUNDVORAUSSETZUNG: DATENSICHERHEIT

    Ohne geht nichts: Datensicherheit. Es ist nicht nur Pflicht, sondern Grundvoraussetzung, diese zu gewährleisten, wenn es darum geht, die Chancen der Digitalisierung in der Arbeitswelt zu nutzen. Doch wie lässt sich das erreichen? Mit einem einheitlichen, durchgängigen Konzept. Was einfach klingt, kann sehr komplex werden. Denn eine solche Strategie sollte alle Subthemen umfassen. Es lohnt sich, ganz tief in das Vorhaben einzutauchen und jedes Detail zu überlegen. 

    Einmal erfasst, bietet ein solches Konzept Anhaltspunkte für wohl jede Herausforderung in Ihrem Digitalisierungsvorhaben. An vorderster Stelle stehen dabei die Menschen im Unternehmen. Denn Mensch und Technik sind das eigentliche Geheimnis zum erfolgreichen digitalen Wandel: Berücksichtigen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ausreichendem Maße im Konzept und beziehen Sie die Beteiligten angemessen ein, erhalten Sie einen roten Faden, der Sie durch Ihre Digitalisierung führt und Chancen in echten Nutzen verwandelt.  

    Pauline_Explaining

    Herausforderung 2: Echtes Bewusstsein für Notwendigkeit zum digitalen Wandel schaffen 

    Herausforderung 2 steht in direkter Verbindung zur ersten, denn der Fokus liegt erneut auf den Menschen: Für eine erfolgreiche Digitalisierung ist es wichtig, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die Bedeutung versteht: Das Verständnis, dass der digitale Wandel darüber entscheidet, ob ein Unternehmen auch in Zukunft wettbewerbsfähig ist, legt den GrundsteinDas A und O dabei ist, dass die Führungsebene vom Projekt überzeugt ist und mitzieht. Warum? Ganz einfach: Unterstützung vom Management schafft Sicherheit und motiviert. Gemeinsam lässt sich der Weg zum digitalen Unternehmen einfacher gehen. 

    PRAKTISCHER NUTZEN ÜBERZEUGT

    Denken Sie an den März 2020 zurück, alle gehen von heute auf morgen ins Homeoffice: Wo finden Sie den Ordner mit den Rechnungen? Genau, im Schrank in Ihrem Büro. Was machen Sie dann aus dem Homeoffice? In vielen Fällen wahrscheinlich erstmal nichts, denn erstens ist es gar nicht möglich, alle Ordner nach Hause zu bringen und zweitens ist das beispielsweise aus Datenschutz-Sicht gar nicht erlaubt. Digital geht das einfacher, denn Sie brauchen nichts als Ihren Computer – ein Argument, das spätestens 2021 für (fast) alle Bereiche gilt. 

    Was sich alles ganz unkompliziert liest, kann in der Realität jedoch anders aussehen. Denn auch die erfolgreichsten Köpfe quälen häufig Bedenken. „Das haben wir doch schon immer so gemacht“, Sorge um die Sicherheit der Daten sowie die Frage, ob die hohen Investitionskosten rentabel sind, sind nur einige Beispiele. Nun werden Sie sich die Frage stellen: Was tun?  

    Die Lösung: Motivieren und überzeugen

    Sie benötigen Initiatoren, also Leute, die mit Leidenschaft durch das Projekt führen und sich auch bei ungeahnten Herausforderungen nicht aus der Bahn werfen lassen. Ihre Aufgabe ist es, Vorteile herauszuarbeiten und darzustellen, ein einheitliches Bild von Digitalisierung zu erzeugen und aufzuzeigen, welche Aufgaben dafür angegangen werden müssen. Mit Beispielen zu arbeiten, kann dabei helfen: Zeigen Sie, welche Vorteile es hat, Dokumente zu digitalisieren, leuchten die Chancen schnell ein. Doch Achtung: Es geht nicht darum, die Kolleginnen und Kollegen zu überreden, sondern sie zu überzeugen. Der Unterschied: Personen, die überredet wurden, handeln aus Pflichtgefühl. Personen, die überzeugt wurden, handeln, weil Sie den Nutzen sehen. 

    Herausforderung 3: Fehlendes Know-how zu den bereits eingesetzten Tools und Lösungen 

    Wohl jedes Unternehmen nutzt digitale Tools und Lösungen – dazu zählen schließlich auch Excel, Word, E-Mails und Co. Digitalisierung der Arbeitswelt abgeschlossen? Nein. Digitalen Wandel mit weiteren Systemen vorantreiben? Ja und nein. Ja, denn es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Geschäftsabläufe zu digitalisieren, zu automatisieren und zu erleichtern. Nein, denn zuallererst geht es darum, die bereits vorhandenen Optionen auch wirklich zu nutzen. Digitalisierung bedeutet keinesfalls, möglichst viele digitale Lösungen einzuführen, sondern die richtigen, und diese passgenau zu nutzen 

    Schritt 1 ist daher die Analyse bereits installierter Tools sowie deren Nutzung. So können Sie ein Bewusstsein dafür schaffen, was bereits alles vorhanden ist. Im zweiten Schritt geht es nun an die Schulung: Wie lassen sich die Tools überhaupt oder noch besser nutzen? Am einfachsten gelingt das, indem Sie Workflows definieren und Teilbereiche so Schritt für Schritt automatisieren. 

    Erst, wenn diese beiden Prozesse erfolgreich und überzeugt abgeschlossen wurden, macht es Sinn, weitere Tools einzuführen. 

    Herausforderung 4: Digitalisierung als langfristiges Projektprogramm verstehen

    Mal hier und da ein bisschen was für den digitalen Wandel tun? Bringt Sie weiter, aber sicher nicht langfristig ans Ziel. Bei der Digitalisierung eines Unternehmens handelt es sich um ein langfristig angelegtes Projekt, das nachhaltigen Nutzen schafft. Dafür brauchen Sie eine Digitalisierungsstrategie und ein Beraterteam, das Zeit und Kapazitäten hat, sich darum zu kümmern. Immer und immer wieder ist dabei darauf hinzuweisen, dass es sich lohnt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der ersten Sekunde an voll einzubeziehen.

    EINBEZIEHEN UND VERANTWORTUNG ÜBERTRAGEN

    Digitalisierung betrifft auch die Abläufe, die teils seit vielen Jahren praktiziert werden – Veränderung bedeutet unter Umständen einen großen Schritt. Indem alle betroffenen Personen mit in den Entscheidungs- und den Umsetzungsprozess einbezogen werden und Verantwortung übertragen bekommen, wird die Akzeptanz des Projekts gesteigert. Da sind wir wieder an dem Punkt des Überzeugens angelangt: Mitarbeiter, die den Nutzen verstehen, sind von der Aufgabe überzeugt und werden das Projekt mit mehr Energie und Motivation angehen, als wenn sie überredet wurden. Die Digitalisierung und ihre Veränderungen müssen Teil der Unternehmenskultur werden und das kann nur gelingen, wenn die nötige Akzeptanz vorhanden ist. 

    Paul_Explaining_2

    Herausforderung 5: flache Hierarchien durch Vernetzung 

    Unternehmenskultur ist ein gutes Stichwort – denn bei der Digitalisierung werden die klassischen Strukturen aufgeweicht. Im Fokus stehen Austausch und Kommunikation auf unterschiedlichen Ebenen (ganz nach Bedarf mehr oder weniger)Flache Hierarchien, Teamarbeit und mehr Miteinander setzen sich vermehrt durch. Das ist nicht einfach, denn es erfordert ein vollständiges Umdenken, das im Arbeitsalltag sowie in den Köpfen des gesamten Unternehmens fest verankert istDie Führungskultur muss schrittweise geändert, akzeptiert und etabliert werden. Es ist enorm wichtig, das Vertrauen in die Mitarbeiter zu stärken und das zu erreichen, was Digitalisierung eigentlich bezweckt: einfaches, unkompliziertes Arbeiten mit erfolgreicher Kommunikation auf Knopfdruck. 

    Herausforderung 6: komplexe Prozesse tatsächlich vereinfachen

    Langes Suchen, unübersichtliche Papierstapel, falsch abgelegte Dokumente. Sicher kennen Sie das Gefühl, die passende Unterlage im Ordner einfach nicht zu finden. Den Kollegen anrufen, die Rechnung neu anfordern oder den eigentlich bereits abgeschlossenen Vorgang wiederholen zu müssen, dauert und ist aufwändig. Digital abgelegte Unterlagen hingegen sind da - jederzeit und per Mausklick. Kombiniert mit einer sinnvollen Verschlagwortung ist der Vorgang, eine verloren geglaubte Rechnung zu finden, deutlich kürzer. Keine Frage, der Nutzen leuchtet ein. Doch auch hier sei Vorsicht geboten: Ohne eine sinnvolle Digitalisierungsstrategie laufen Sie in die digitale Falle. Statt sinnvoller digitaler Strukturen arbeiten Sie in einem hybriden Mischmasch aus manuell und automatisiert. Chaos ist dabei vorprogrammiert. Falsches Digitalisieren kann zum Verhängnis werden – deshalb Achtung! Richtig, durchdacht und sinnvoll angegangen schaffen Sie es jedoch, die Chance zu verwandeln und Sie erhalten einfache Prozesse, die Aufwand reduzieren. 

    Fazit

    Digitalisierung ist ein breites Feld, das sich nicht pauschal über jedes Unternehmen stülpen lässt. Vielmehr benötigt der Mittelstand individuelle Konzepte, an denen alle Beteiligten mitarbeiten. Ein gemeinsames Projekt berücksichtigt mehr offene Baustellen und schafft es, diese zu bearbeiten. Hilfreich sind dabei

    • eine durchdachte Digitalisierungsstrategie, 
    • der Einbezug aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
    • das Voranschreiten des Managements, 
    • eine schrittweise Umsetzung der Maßnahmen, statt alles auf einmal, 
    • Zeit, Kapazität und Ressourcen sowie
    • überzeugtes Handeln. 

    Zugegeben, alles nicht ganz einfach und risikofrei. Sind wir ehrlich: Digitaler Wandel erzeugt Aufwand – aber eben auch Chancen. Die gute Nachricht, er lohnt sich. Jede Planung, jede Idee, jede Umsetzung, jeder Fort- und jeder Rückschritt bringen Sie ein Stück weiter in Richtung digitales Unternehmen. Ist der Weg einmal gegangen, werden Sie merken, dass sich jede Sekunde des Projektes gelohnt hat. Sie sind flexibler, arbeiten unkomplizierter, kommunizieren erfolgreicher und schaffen, was nur die wenigsten erreichen: Sie sind langfristig gut aufgestellt für eine erfolgreiche Unternehmenszukunft. 

    Der Autor

    Ingo Dörrie, Leitung Digitale Transformationsberatung bei YAVEON, weiß, worauf es ankommt: die individuelle und detaillierte Betrachtung Ihrer Situation, passgenaue Lösungen und einen Weg, mit dem Sie sich wohlfühlen. Lassen Sie sich von ihm zeigen, welche Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen schlummern und wie die Digitalisierung Ihr Unternehmen voranbringt.

    Warum Yaveon?

    Immer auf Augenhöhe und gemeinsam mit Ihnen

    8 Standorte, über 350 Kunden, rund 170 Mitarbeiter. Mit unserer jahrelangen Erfahrung haben wir uns auf die Fahne geschrieben: maximale Qualität für zufriedene Kunden.

    Weitere aktuelle Neuigkeiten

    Frank und Sandras Suche nach einer Low-Code-Lösung, die Fehler reduziert

    Wie lassen sich Fehlerquellen mit Low-Code-Lösungen reduzieren? Damit beschäftigten sich Frank und Sandra. Lernen Sie die beiden und die Lösung kennen!

    Microsoft-ERP im Webbrowser – was das heißt und was jetzt anders ist 

    Wenn Sie sich fragen, was es bedeutet, dass es Microsoft Dynamics 365 Business Central über den Webclient gibt, sind Sie im Blogbeitrag genau richtig.

    Funktionierende Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg – ein Leitfaden

    Ob verbal, über Gestik oder Mimik: Wir kommunizieren (fast) immer. Aber wie entsteht erfolgreiche Kommunikation? Unsere 6 Tipps verraten es.

    Schreibe einen Kommentar

    Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

    © 2021 - YAVEON | All rights reserved

    Nach oben