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Geschäftsprozesse
Was ist ein Geschäftsprozess?
Ein Geschäftsprozess meint aneinandergereihte, wiederholend auftretende Tätigkeiten mit der Absicht, Unternehmensaufgaben und -ziele zu erfüllen bzw. die angebotenen Leistungen (Produkte und Services) gegenüber Kunden zu erbringen. Geschäftsprozesse bestehen immer aus dem Dreiklang Input, Transformation, Output und zielen auf maximale Kundenzufriedenheit ab.
Wie ist ein Geschäftsprozess gegliedert?
Ein Geschäftsprozess gliedert sich in drei Schritte:
- Input
- Ressourcen
- Output
Wurde ein Input gegeben, wird dieser über den Einsatz von Ressourcen wie Rohstoffe, Wissen oder Arbeitskraft zu einem vorab definierten Output. Das meint ein Ergebnis und damit beispielsweise einen Zustand, eine Information oder einen Gegenstand.
Wie werden Geschäftsprozesse modelliert?
Die Modellierung von Geschäftsprozessen erfolgt über die Abstraktion von Geschäftsprozessen oder Ausschnitten daraus. Die Darstellung erfolgt häufig grafisch mit dem Ziel, den Ablauf darzustellen sowie Daten und Organisation zu modellieren.
Warum sollten Unternehmen Geschäftsprozesse definieren?
In Unternehmen ohne definierte Geschäftsprozesse herrscht häufig Chaos, da keinerlei Zuständigkeiten, Richtlinien und Verhaltensweisen festgelegt sind. Das Ergebnis sind ineffiziente Arbeitsabläufe. Besonders für junge und wachsende Unternehmen ist es daher wichtig, Geschäftsprozesse zu definieren. Denn nur so schaffen sie es, neue bzw. viele Abläufe strukturiert und damit effizient abzuwickeln.
Gibt es Anforderungen an Geschäftsprozesse?
Ja, die ISO 9001(Norm für Qualitätsmanagement), die eine systematische Vorgehensweise für die Abfolge von Prozessschritten fordert. Sie legt verschiedene Anforderungen für Geschäftsprozesse fest, zum Beispiel:
- Start- und Endpunkt eines Prozesses
- Prozessphasen
- Verantwortlichkeiten
- Parameter, an denen der Prozesserfolg gemessen wird
- Dokumentation von Geschäftsprozessen
Was sind die größten Vorteile von definierten Geschäftsprozessen?
- Abläufe erfolgen standardisiert
- Planung ist einfacher und effizienter möglich
- Steuerung läuft zielgerichteter ab
- Prozessergebnisse lassen sich besser planen und vorhersagen
- Definierte Geschäftsprozesse lassen sich mithilfe von Workflows teils oder komplett automatisieren
- Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können in kurzer Zeit auch in komplexe Aufgaben eingearbeitet werden
- Weil Abläufe einfacher und standardisiert abgewickelt werden, rücken Kunden noch mehr in den Fokus
Prozesse automatisieren mit der Power Platform
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Was sind typische Geschäftsprozesse?
Letztendlich ist jede Aktivität im Unternehmen ein Geschäftsprozess, oder darin eingebettet. Einige typische Beispiele sind:
Wie entsteht ein Geschäftsprozess?
Jeder Geschäftsprozess besteht aus mehreren Schritten – vom Input bis zum Output. Um diesen Ablauf festzulegen, sollten sich Unternehmen folgende Fragen stellen:
- Um welche Form des Inputs handelt es sich?
- Welche und wie viele Stufen sollen im Prozess durchlaufen werden?
- Welche Kriterien sollen für Entscheidungen im Geschäftsprozess gelten?
- Was ist die Folge, wenn eine bestimmte Entscheidung gefällt wurde?
- Welche Verantwortlichkeiten sowie Rollen sollen für den betroffenen Prozess gelten?
- Welche Rollen sollen am Prozess beteiligt sein?
- Welches Ergebnis soll der Prozess erzielen?
- Anhand welcher Parameter soll die Leistung eines Prozesses gemessen werden?
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