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Revisionssicherheit

Revisionssicherheit

Was ist Revisionssicherheit?

Von Revisionssicherheit ist die Rede, wenn Informationen in elektronischer Form so aufbewahrt werden, dass sie ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt sind.

Für welche Art von Daten gilt die Revisionssicherheit?

Revisionssicherheit betrifft hauptsächlich solche Daten, die auf Grund rechtlicher oder gesetzlicher Anforderungen unveränderbar aufbewahrungspflichtig und -würdig sind. Dazu zählen beispielsweise handels- oder steuerrechtliche Anforderungen. Aber auch allgemeine rechtliche Anforderungen (z. B. Produkthaftung) oder rechtliche Anforderungen im pharmazeutischen oder medizintechnischen Umfeld fallen darunter. Die revisionssichere Archivierung spielt vor allem dann eine Rolle, wenn lange Aufbewahrungsfristen gegeben sind. In manchen Anwendungsfällen ist gar eine Zertifizierung der elektronischen, revisionssicheren Archivierung erforderlich, z. B. im Handels- und Steuerrecht.

Welche Merkmale gibt es für eine revisionssichere Archivierung?

  • Vollständigkeit

    Es muss sichergestellt sein, dass bei der Archivierung keine Informationen (z.B. Dokumente) verloren gehen. Dazu gehören auch die Metadaten, besonders wenn die Dokumente elektronisch erstellt und signiert wurden.

  • Unveränderbarkeit

    Die Archivierung der Informationen muss so erfolgen, dass sie nicht verändert werden können.

  • Ordnungsmäßigkeit

    Dokumente müssen so aufbewahrt werden, dass rechtliche sowie unternehmensinterne Richtlinien erfüllt werden und die Zusammenhänge nachvollziehbar sind.

  • Wiederauffindbarkeit

    Daten und Informationen müssen so archiviert werden, dass sie jederzeit auffindbar sowie abrufbar sind.

  • Nutzung nur durch Berechtigte

    Die Archivierung muss so erfolgen, dass nur berechtige Personen darauf zugreifen können.

  • Verlustsicherung

    Es muss dauerhaft sichergestellt sein, dass Daten nicht verloren gehen können.

  • Achtung der Aufbewahrungsfristen

    Die Löschung eines Dokumentes darf es dann möglich sein, wenn die definierte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

  • Dokumentation

    Das Archivierungsverfahren muss dokumentiert sein, beispielsweise um ein Archiv reibungslos zu migrieren.

  • Nachvollziehbarkeit

    Werden Änderungen am Archiv vorgenommen, ist dies zu protokollieren.

  • Prüfbarkeit

    Sachverständige müssen jederzeit die Möglichkeit haben, das Archivsystem zu überprüfen.

Welche Vorteile bietet Revisionssicherheit?

Optimierte Geschäftsprozesse

Dank passender Suchmechanismen und verbesserter Informationsstruktur sind Dokumente ganz unkompliziert auffindbar. Kunden-, interne oder sonstige Anfragen können so schneller bearbeitet werden.

Weniger Fehler

Weil die revisionssichere Ablage sicherstellt, dass Dokumente nicht mehrfach abgelegt werden, werden gespeicherte Unterlagen auf ein Minimum reduziert. Das führt dazu, dass weniger Fehler im Umgang mit den Daten gemacht werden.

Schäden vorbeugen

Revisionssichere Archivierung beugt finanziellen Schäden durch Strafzahlungen und damit verbundenen Imageschäden vor, denn Dokumente können nicht verloren gehen.

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    Qualität an erster Stelle: Bei YAVEON Grundprinzip, bei Patrik Allmann zusätzlich Leidenschaft. Seit vielen Jahren begleitet der Bereichsleiter Kunden dabei, Software auch im regulierten Umfeld sicher und erfolgreich einzuführen. Sein Spezialgebiet: Computersystem-Validierung auf höchstem Niveau. 

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