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Software-Implementierung
Was ist Software-Implementierung?
Software-Implementierung beschreibt ein Projekt, in welchem Software eingeführt wird. Sie umfasst die technische Implementierung, Konfiguration, Tests und die Inbetriebnahme. Synonym wird der Vorgang häufig auch als Softwareeinführung bezeichnet.
Was sind wichtige Aspekte für die Softwareeinführung?
Softwareeinführung umfasst verschiedene Aspekte:
- Technische Aufgaben der Installation, die üblicherweise durch IT-Abteilungen oder Software-Partner übernommen werden
- Verteilung der Software an Rechner, über Standorte hinweg bzw. an die Nutzer
- Konfiguration der Lösung bis zum passenden Ergebnis
- Festlegen der Aufgaben des Projektteams
- Einbezug der späteren Anwender, um eine möglichst hohe Akzeptanz zu erzielen
- Anhand von Umfang und Komplexität der einzuführenden Software unterscheiden sich Projektdauer und -aufwand
Dabei ist zu beachten, dass technische Punkte wie Installation und die Softwareverteilung an Rechner bei einem SaaS Software-Projekt entfallen. Steht zudem ein Update-Projekt an, ist keine Basisinstallation mehr nötig.
Was ist das Ziel von Software-Implementierung?
Software-Implementierung verfolgt das Ziel, mit der eingeführten Lösung Aufgaben in Unternehmen einfacher und digital abzuwickeln. Es spielt dabei keine Rolle, ob bei der Software-Einführung bereits bestehende Lösungen aktualisiert oder völlig neue eingeführt werden. Um dieses Ziel effizient zu erreichen, sollten vor der Software-Implementierung folgende Punkte geklärt werden:
- Welche Anforderungen sollte die Software lösen?
- Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Teil des Projekts?
- Wer nutzt die Lösung später?
- Welche Mitwirkungspflichten werden festgelegt?
- Welches Timing wird als Projektmanagement hinterlegt?
Aus welchen Gründen findet Software-Implementierung statt?
Software-Implementierung kann zahlreiche Gründe haben, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind. Im Wesentlichen handelt es sich dabei aber um die Möglichkeit,
- das eigene Unternehmen weiterzuentwickeln,
- den Umsatz zu steigern,
- Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten,
- Mitarbeiter zu motivieren und die Qualität der Produkte sowie Ergebnisse verbessern und
- Regularien und Vorschriften erfüllen.
- Zukunftssicherheit dank neuester Technologie zu sichern
- Mehr bzw. bessere Ergebnisse dank neuer Möglichkeiten zu erzielen
- Fortschritte in der eigenen Digitalisierung und Automatisierung zu erreichen
- Weniger manuelle Fehler dank automatisierter Abläufe
- die Sicherheit zu erhöhen, da neue Lösungen auch den neuesten Stand der Technik berücksichtigen
Wann ist Software-Implementierung sinnvoll?
Software zu implementieren ist nötig, wenn die Anforderungen des Unternehmens mit einer bestehenden Lösung nicht mehr erfüllt werden oder eine solche Lösung bislang gar nicht genutzt wurde. Wird eine Software außerdem nicht mehr weiterentwickelt oder aktualisiert, kann ein Wechsel sinnvoll sein. Weitere Gründe sind Probleme beim Umgang mit einer Lösung, mangelhafter Support und fehlende Datensicherheit. Auch ein Wechsel aus finanziellen Gründen auf eine günstigere Lösung oder bei Unternehmenswachstum auf mehr Funktionen können Gründe sein.
In welchen Phasen verläuft Software-Implementierung?
Grundsätzlich ist jedes Softwareprojekt individuell. Je nach Lösung, Größe des Teams und definierten Zielen unterscheiden sie sich allerdings mit Blick auf Zeitraum und Umfang. Hilfreich für jedes Projekt ist eine vorbereitete Checkliste. Hierin sind die wesentlichen Schritte als Vorgehensmodell aufgeführt. Typischerweise werden bei der Softwareeinführung folgende Projektphasen durchlaufen:
Im ersten Schritt geht es darum, das Projekt vorzubereiten. Es werden Projektleiter und -mitarbeiter festgelegt, Wissenslücken definiert, eine Risikoanalyse durchgeführt sowie die Ziele und der Nutzen des Projektes definiert. Typisches Projektmanagement steht im Fokus. Am Ende dieser Phase der Einführung neuer Software steht der Kick-off des Projektteams.
In Phase zwei wird der fachliche Kontext festgelegt. Die betroffenen Abläufe und Geschäftsprozesse werden erfasst sowie funktionale und technische Anforderungen beschrieben.
Nun folgt die Phase der eigentlichen Softwareeinführung. Diese erfolgt typischerweise agil oder als klassische Projektmethodik. Welche Einführungsmethodik die richtige ist, hängt von den individuellen Anforderungen eines jeden Unternehmens ab.
Im nächsten Schritt werden außerdem Projektmanagement und -plan erstellt und bei Bedarf Prototypen erarbeitet. Nach der Entwicklungsarbeit inklusive Test und Abnahme wird die Software bereitgestellt bzw. in bereits vorhandene Lösungen integriert. (Alt-)Daten werden übernommen sowie die verschiedenen Rollen den Anwendern zugewiesen. Ist alles geschafft, folgt der Go-live des Systems und die produktive Arbeit kann beginnen.
Ab sofort ist die Software im Einsatz. Ein gutes Software-Projekt ist jedoch auch nach den Projektphasen der Softwareeinführung nie vollständig abgeschlossen, denn über Support und Beratung ist es möglich, dauerhaft das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Nutzer und Softwareanbieter erzeugen so einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Welche Methoden gibt es bei der Implementierung von neuer Software?
Es gibt einige wesentliche Methoden, die dazu dienen, Software zielstrebig einzuführen. Bei diesen Softwareeinführungs-Strategien handelt es sich um folgende Methoden:
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Big Bang-Methode
Eine Big Bang-Einführung nimmt neue Software zu einem vorab fest definierten Zeitpunkt und vollständig in Betrieb. Statt neue Lösungen in kleinen Schritten einzuführen, rückt das Projektmanagement die Einführung neuer Software zum definierten Zeitpunkt an allen Arbeitsplätzen und Endgeräten in den Fokus.
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Iterative Einführung
Bei der iterativen Methode wird eine Software Schritt für Schritt in mehreren Phasen eingeführt. Für den Einführungszeitraum werden bereits vorhandene und neue Lösungen teilweise parallel genutzt, bevor sie vollständig durch die neu implementierte Software abgelöst werden. Einzelne Komponenten können durch das Projektmanagement geplant und separat in Betrieb genommen werden.
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Lasten- und Pflichtenheft
Auftraggeber definieren in einem Lastenheft, welche Anforderungen Lieferungen sowie Leistungen erfüllen und wie die Software funktionieren sollen. Das Pflichtenheft hingegen zeigt auf, wie der Lösungsansatz des Beauftragten aussieht und beantwortet die Fragen aus dem Lastenheft.
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Einsatzanalyse
Bei der Einsatzanalyse handelt es sich um eine Mischung aus Lasten- und Pflichtenheft. Die Punkte, die Auftraggeber und Auftragnehmer definieren, werden in einer Einsatzanalyse erstellt und gesammelt.
-
Prototyp-Methode
Wer sich für einen Prototypen entscheidet, arbeitet mit einem Entwurf für das Gesamtprojekt. Ein Prototyp ist reduziert lauffähig. Kunden erhalten so die Möglichkeit, praktische Einblicke in ihre spätere Lösung zu erhalten. Zudem wird die Anpassung und die individuelle Datenübernahme erleichtert.
-
Business Scrum
Business Scrum kommt bei komplexen Projektsituationen zum Einsatz. Der typische Ablauf sieht folgendermaßen aus:
- Definition Zeitraum
- Projektdauer
- Definition von essenziellen Bereichen wie Vertrieb oder Lager
- Festlegen von einzelnen Steps mit einem definierten Ziel, die als „Sprints“ bezeichnet werden
Was stellt sicher, dass die Softwareeinführung echten Nutzen erzeugt?
Die Implementierung von neuer Software benötigt Ressourcen, es werden Zeit aufgewendet und Geld investiert. Beim Festlegen von Anforderungen und Kriterien sowie bei der Wahl der Lösung aber auch durch Anpassungen, den Lizenzerwerb und anschließende Wartungs- sowie Pflegearbeiten wird Zeit investiert. Unternehmen neigen deshalb dazu, den Aufwand so gering wie möglich zu halten, um möglichst schnell zum Alltag zurückkehren zu können. Wird Software nur halbherzig eingeführt, kann sie auch lediglich ihren halben Nutzen entfalten. Unternehmen, die ausreichend in die Einführung von Software investieren und sich die nötige Zeit nehmen, erzielen also sowohl mehr als auch langfristigeren Nutzen. Es lohnt sich demnach, Softwareeinführung als vollumgängliches Projekt zu verstehen.
Gut beraten ans Ziel
Sie nutzen Ihre Software nur dann optimal, wenn schon die Einführung gezielt auf Sie und Ihre Anforderungen abgestimmt ist. Deshalb ist Beratung kein Kann, sondern ein Muss.
Welche Herausforderungen können bei einer Softwareeinführung entstehen?
- Mangelnde Akzeptanz: Sind User nicht ausreichend geschult oder wurden erst spät in das Einführungsprojekt aufgenommen, droht ein Akzeptanzmangel. Unternehmen sollten darauf achten, Fragen vorab zu beantworten und vor allem die Key User von Anfang an ins Boot zu holen.
- Die Wahl der falschen Software: Im Dschungel an Softwarelösungen kann es schnell passieren, dass die Wahl auf die falsche fällt. Das kann zu Frustration führen, Softwarepotenziale bleiben häufig ungenutzt. Wichtig ist, bei der Wahl der Softwarelösung bis ins Detail zu gehen – am besten kombiniert mit professioneller Beratung.
- „Das haben wir doch schon immer so gemacht“: Früher war alles besser ist ein Argument, an dem schon viele Projekte gescheitert sind. Besonders in Unternehmen, die Vieles umstellen oder neu im Bereich Software sind, sollten daher alle Abneigungen gegen einen Neuanfang noch vor Projektstart aus der Welt geschafft werden. Miteinander reden und überzeugen ist der Schlüssel zum Erfolg.
- Der falsche Anbieter: Jede Branche hat ihre Besonderheiten und diese müssen auch Softwareanbieter kennen. Deshalb ist es bei der Einführung neuer Software von großer Bedeutung, einen Partner zu wählen, der in der eigenen Branche genauso firm ist, wie das eigene Unternehmen.
- Falsche Erwartungen: Software einzuführen bedeutet nicht, dass sich Arbeit völlig von allein macht. Das sollte bei Anwendern von Anfang an klar sein. Software ist dafür da, den Arbeitsalltag zu erleichtern, jedoch nicht, um alle Aufgaben zu erledigen. Es ist wichtig, klare Erwartungen zu schaffen.
- Mangelnde Unterstützung oder Vorbereitung: Software-Partner und Team – alle Beteiligten sollten voll dabei sein. Bei der Vorbereitung, der Umsetzung und besonders beim Ziel, das Projekt erfolgreich abzuschließen. Vorab sollten die Rahmenbedingungen abgeklärt sein, um alle Beteiligten voll „mitzureißen“. Gutes Projektmanagement ist das A und O.
- Die Produktivität sinkt: Sinkt die Produktivität trotz Unterstützung, läuft etwas schief. Das passiert nicht mit einem guten Software-Partner an der Seite haben. Denn dieser leitet durch den Weg des Software-Projektes hindurch.
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