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Workplace as a Service (WaaS)
Was ist Workplace as a Service?
Workplace as a Service (WaaS) ist ein Leistungspaket aus Leihgerät, Software, Care Pack und Support zum monatlichen Fixpreis.
Wie funktioniert Workplace as a Service?
Für einen monatlichen Fixbetrag erhält man ein Leihgerät, Versicherung, IT-Support und je nach Bedarf auch die benötigte Software. Es werden also IT-Arbeitsplätze in einem Abo-Modell für eine gewisse Laufzeit erworben.
Welche Vorteile hat Workplace as a Service?
Unternehmen erhalten mit WaaS Sorgenfreiheit, wenn es um die IT-Ausstattung der Mitarbeiter geht. Größere Unternehmen entlasten damit ihre eigene IT-Abteilung enorm und schaffen so Ressourcen für Projekte außerhalb der täglich anfallenden Support-Arbeit. In kleineren Unternehmen kann WaaS als externe IT-Abteilung eingesetzt werden, sodass keine eigenen Ressourcen aufgebaut werden müssen. Folgende Vorteile lassen sich festmachen:
Unternehmen wählen die gewünschten Geräte, benötigte Softwarepakete sowie Care Pack und Servicelevel aus. Nun folg die Entscheidung, wie lange die Vertragslaufzeit sein soll. Kurze Zeit später sind die gewünschten Geräte einsatzbereit.
Bei einer Erneuerung des Vertrags erhalten Unternehmen immer die aktuellste Hardware. Ist ein Gerät defekt, erhalten diese außeredm dank Care Pack innerhalb eines Tages einen Ersatz ohne Zusatzkosten.
Durch den monatlichen Fixbetrag, die vereinbarte Vertragslaufzeit und das Abomodell haben Unternehmen keine hohen initialen Investitionskosten und profitieren von einer einfachen Kostenkalkulation, die sich positiv auf die Planbarkeit von Ausgaben auswirkt.
Bei Fragen oder technischen Problemen steht Unternehmen eine 24-Stunden-Hotline zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es zumeist einen persönlicher Ansprechpartner als Berater.
Alte Geräte werden nach Rückgabe anhand zertifizierter Standards bereinigt, d.h. Unternehmen können sich darauf verlassen, dass absolut keine Daten in falsche Hände geraten.
Was sind typische Workplace as a Service-Leistungen?
Bei Workplace as a Service stehen typischerweise Leistungen wie die Beschaffung und Installation von Hard- sowie Software, deren Aktualisierung und Datensicherung im Fokus. Zudem geht es darum, Arbeitsplätze störungsfrei zu betreiben, Anwendern Fragen zu beantworten und mögliche Altgeräte sinnvoll zu verwerten.
Für wen eignet sich Workplace as a Service?
Im Großen und Ganzen können alle Unternehmen vom WaaS-Angebot profitieren. Da eine WaaS-Dienstleistung jedoch zeit- sowie ressourcensparend ist, eignet es sich besonders für schnell wachsende Unternehmen sowie Start-ups. Auch Agenturen, die immer auf dem aktuellsten Hard- sowie Softwarestand sein wollen, profitieren vom WaaS-Angebot.
Was sind die Unterschiede zwischen Kaufen und WaaS?
Kauf
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Hohe Investitionskosten
Bei einem Ankauf von IT-Geräten entstehen einmalige, relativ hohe Investitionskosten und damit auch ein gewisses Investitionsrisiko.
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Kapitalbindung
Ein Kauf bedeutet, dass das eingesetzte Kapital gebunden ist und in der Regel über vier Jahre abgeschrieben wird. Die Geräte gelten bilanziell als Anlagevermögen, das allerdings kontinuierlich an Wert verliert.
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Zusätzliche Ressourcen für Support
Neben den Anschaffungskosten müssen Unternehmen bei einem Kauf auf jeden Fall Ressourcen für Support und Wartung einplanen. Entweder sie beauftragen externe Dienstleister damit oder legen diese Aufgabe in die Hände der eigenen IT-Abteilung, was wiederum intern einiges an Zeit und Arbeitsleistung blockiert.
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Vermögensverlust
Ohne zusätzliche Versicherung ist bei einem Geräteschaden oder beim Verlust eines Devices das Investitionsvermögen weg.
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Kosten nach Ausmusterung der Geräte
Wird Hardware nicht mehr benötigen, fallen unter Umständen weitere Kosten an: sichere und fachgerechte Löschung der Daten, korrekte Entsorgung und natürlich stehen dann mit der Anschaffung neuer Geräte wieder hohe Investitionskosten an.
WaaS
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Monatliche Pauschale
Im Miet-Modell von Workplace as a Service fällt pro Monat eine vergleichsweise geringe Pauschale an. Die monatlichen Kosten sind darüber hinaus sehr gut planbar.
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Betriebskosten
Die monatlichen Pauschalen können als Betriebskosten verrechnet werden. Ein klarer steuerlicher Vorteil, da die Kosten in voller Höhe geltend gemacht werden können.
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Support inklusive
Im WaaS-Modell müssen Unternehmen sich dank inkludierter 24/7-Support-Hotline keine Sorgen um ihre IT machen.
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Kostenfreier Ersatz
Geht ein Leihgeräte kaputt oder verloren, erhalten Unternehmen innerhalb von nur 24 Stunden ein Ersatzgerät.
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Gratis Rücknahme und automatisch neues Gerät
Nach Ende der Vertragslaufzeit werden Geräte turnusmäßig durch neue Hardware ersetzt. Etwaige Daten auf zurückgegebenen Devices werden von Experten sicher und fachgerecht gelöscht.
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