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Workflow
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow beschreibt Arbeitsabläufe, die sich aus mehren Tätigkeiten zusammensetzen, sich meistens wiederholen und ein bestimmtes Ziel erreichen sollen. Meist finden solche Workflows in Unternehmen statt und sind wiederkehrende Geschäftsprozesse, die vollständig oder in Teilen dem Workflow entsprechend abgewickelt werden. Die definierten Schritte legen fest, wer einen Workflow wie ausführt und wann.
Wie läuft ein Workflow ab?
Ein Workflow ist dafür zuständig, Aufgaben – also Geschäftsprozesse – in einzelne, kleine Aktivitäten zu zerteilen und in eine Reihenfolge zu bringen. Er legt also folgendes fest:
- Aufgaben
- Verarbeitungseinheiten
- Beziehungen der einzelnen Schritte des Geschäftsprozesses
Grundsätzlich ist es möglich, Workflows händisch abzuwickeln. Beispielsweise kann festgelegt werden, welche manuellen Schritte nach dem Eingang einer Rechnung erforderlich sind. Typischerweise erfolgen Workflows jedoch automatisiert mit einer Software-Lösung, einer sogenannten Workflow Engine, die die nötigen Tätigkeiten steuert – es entsteht ein sogenanntes Workflow-Management. Dafür verwaltet das System die Aufgaben und leitet Sie automatisiert an den nächsten zuständigen Bearbeiter weiter, bis der Workflow abgeschlossen ist.
Welche Elemente umfasst ein Workflow?
- Auslöser und Abschluss
- Definierte Arbeitsschritte in Form von Aktivitäten, die nacheinander oder gleichzeitig ablaufen
- Gleiches oder ähnliches Schema für jeden Workflow
- Automatisiertes Zuordnen von Aktivitäten zu vorab festgelegten Rollen, also Beteiligten
- Bereitstellung nötiger Informationen, Werkzeuge und Dokumente, um die Workflowschritte erfüllen zu können
- Bereitstellung des definierten Ergebnisses
Zwischen den einzelnen Steps eines Workflows ist ein zeitlicher sowie logischer Zusammenhang zu erkennen, wobei die Schritte nicht unbedingt nacheinander, sondern auch parallel zueinander erfolgen können.
Darüber hinaus sind die meisten Workflows arbeitsteilig aufgebaut – verschiedene Personen oder Teams kümmern sich demnach um unterschiedliche Schritte. Dabei haben alle Workflows eines gemeinsam: Sie haben immer einen Start- und einen Endpunkt. Das können zum Beispiel das Erstellen einer Rechnung sowie der Eingang des Rechnungsbetrags sein.
Welche Vorteile erzeugen Workflows?
Workflows ermöglichen es, die Arbeitsabläufe in Unternehmen zu organisieren. Weil einzelne Schritte im Unternehmen meist eng verknüpft sind, hilft eine einheitliche Struktur – also ein Workflow – mit einer festen Reihenfolge, die Abwicklung durchgängig zu gestalten.
Auf folgende Vorteile zielen Workflows besonders ab:
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Zeitersparnis
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Übersicht
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Flexibilität
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Weniger Fehler
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Einheitlichkeit
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Gesicherte Arbeitsabläufe und höhere Qualität
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Verbesserte Arbeitsabläufe mit mehr Effizienz
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Transparenz
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Bessere Teamarbeit
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Aktuelle Informationen
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Was ist der Unterschied zwischen einem Workflow und einem Geschäftsprozess?
Ein Workflow beschreibt Arbeitsschritte technisch und im Detail. Ein Geschäftsprozess hingegen legt den Fokus besonders auf den betriebswirtschaftlichen Standpunkt eines Unternehmens – er beschreibt also mehr das „Was“ zu tun ist. Der Workflow kümmert sich mehr um das „Wie“ und stellt die strategische Ausrichtung des Unternehmens in den Mittelpunkt.
Wie wird ein Workflow modelliert?
Damit ein System einen Workflow umsetzen kann, muss dieser zunächst entwickelt werden. Basis dafür ist der Geschäftsprozess: In der sogenannten Geschäftsprozess-Modellierung wird dieser definiert und festgelegt, wer zu welchem Zeitpunkt wofür zuständig ist. Nun geht es an die Workflow-Modellierung: Der Prozess wird dabei bis ins Detail zerlegt. Dafür werden die zugrunde liegenden Aufgaben in einzelne, kleine Schritte unterteilt. Die Workflow-Modellierung ist dann abgeschlossen, wenn jeder der kleinen Schritte technisch automatisiert werden kann.
Welche Prozesse bieten sich für Workflows an?
Typische Szenarien für Workflows sind Anträge wie Reise-, Urlaubs- oder IT-Anträge, die Abwicklung von elektronischen Rechnungen, Bestellungen und Retouren sowie die Zuweisung von Aufgaben im Zuge des Projektmanagements.
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