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XRechnung
Was ist eine XRechnung?
XRechnung ist ein Standard, um Rechnung und Gutschriften elektronisch auszutauschen. Er gewann im November 2020 stark an Bedeutung, da öffentliche Auftraggeber Rechnungen ab 1000 EUR nur elektronisch im XRechnungsformat akzeptieren durften. Das Datenmodell basiert auf XML und kann aufgrund des strukturierten Datenformates vom Empfänger elektronisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden.
Welche Richtlinie wird mit der XRechnung umgesetzt?
Mit der XRechnung wird die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland umgesetzt. Der Betrieb des Standards XRechnung läuft im Auftrag des IT-Planungsrats über die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Wie wird eine XRechnung erstellt?
Um eine XRechnung zu erstellen, gibt es drei Wege:
- Manuell mittels eines Webformulars über bestimmte Portale (beispielsweise ZRE Bund). Dieses Vorgehen bietet sich besonders an, wenn nur eine geringe Anzahl an Rechnungen gestellt werden.
- Mithilfe eines externen Dienstleisters
- Direkt aus dem eigenen ERP-System (zum Beispiel Microsoft Dynamics 365 Business Central). Nimmt die Summe der Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu, wird die Erstellung von XRechnungen aus einem ERP-System empfohlen.
Wie werden XRechnungen verschickt?
Wird eine XRechnung an den Bund verschickt ist das auf folgenden Wegen möglich:
- Versand der E-Mail
- Über das Portal, in dem die Rechnung erfasst wurde
- Über eine Registrierung beim ZRE (Zentrales Rechnungsportal) mit Leitweg-ID und anschließender Versand der XRechnung per Webformular
- XRechnung wird über das PEPPOL-Netzwerk übertragen
- Versand der XRechnung über das eigene ERP-System oder Dokumentenmanagementsystem, das zuvor an das ZRE angebunden wurde
Der Versand einer XRechnung kann sich von Bundesland zu Bundesland unterscheiden. Der Verband elektronische Rechnungen (VeR) bietet zur besseren Übersicht eine interaktive Karte.
Wen betrifft die XRechnung?
Wer von der Pflicht, XRechnungen zu erstellen, betroffen ist, regelt §3 Abs. 1 und Abs. 2 E-Rechnungsverordnung. Sie besagt, dass alle Rechnungssteller, die Rechnungen mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland austauschen, verpflichtet sind, Rechnungen mit strukturiertem, elektronischem Format zu nutzen.
Welche Vorteile haben XRechnungen?
In gewissen Bereichen sind XRechnungen zur Pflicht geworden. Unabhängig davon bietet ihr Einsatz zahlreiche Vorteile:
- Weniger Kosten und Zeitaufwand, da kein Druck mehr nötig und der Versand elektronisch verläuft
- Ein einheitliches E-Rechnungsformat, das bundesweit gültig ist
- Weniger Wartezeiten, weil langwierige bürokratische Prozesse vermieden werden
- Effizientes Arbeiten, da Rechnungen schneller verarbeitet und liquidiert werden können
- Rechnungsprozesse verlaufen nachhaltig, ohne Medienbrüche und automatisiert
- Zu bestehender Software wie DMS oder ERP können intelligente Schnittstellen geschaffen werden
Welche Nachteile haben XRechnungen?
XRechnung ist ein Format von vielen, mit denen Rechnungen elektronisch dargestellte werden können. Andere Formate, beispielsweise EDIFACT, EANCOM, OpenTrans, cXML, sind meist schon viele Jahre mit sehr hoher Verbreitung im Einsatz. Die Nutzungsmöglichkeit unabhängig vom öffentlichen Bereich ist in der Praxis nur sehr eingeschränkt möglich.
Wie ist eine XRechnung aufgebaut?
Diese Angaben beinhaltet eine XRechnung typischerweise:
Daten des Rechnungsempfängers
- Leitweg-ID
- Name, Anschrift und Kontaktdaten des Rechnungsempfängers
Daten des Rechnungsstellers
- Umsatzsteuer-ID
- Kreditorennummer
- Kennung der Rechtsform
- Name, Anschrift und Kontaktdaten des Rechnungsempfängers
Weitere Vereinbarungen
- Vertrags-, Bestell-, Auftragsnummer
Zahlungsweise
- Daten der Bankverbindung
Rechnungsdetails
- Positionsdaten mit Nummern, Mengen, Beträgen, Rabatten, Zeilensummen etc.
- Rechnungsnummer und -beträge
- Zahlungsbedingungen
Was ist der Unterschied zwischen einer XRechnung und einer E-Rechnung?
E-Rechnung ist die Abkürzung für elektronische Rechnung. Dabei handelt es sich um eine in strukturierter Form ausgestellte Rechnung. Übermittlung und Empfang erfolgen elektronisch. Die Verarbeitung erfolgt automatisch und elektronisch ganz ohne Medienbrüche.
Unterschiedliche Standards ermöglichen es, E-Rechnungen auszustellen – einer davon ist der Standard XRechnung.
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