Endlich mehr Übersicht dank digitalem Dokumentenmanagement 

So verwalten Sie Ihre Dokumente strukturiert, unkompliziert und regularienkonform 

Dokumente – wahrscheinlich eine der wichtigsten Ressourcen in Ihrem Unternehmen. Dabei ist es gar nicht so einfach, den Überblick zu behalten, Compliance-Anforderungen gerecht zu werden und effizient zu bleiben. Digitales Dokumentenmanagement unterstützt bei der Abwicklung.

Mehr Überblick und
weniger Papierchaos

Finden,
statt suchen

Revisionssichere
Ablage

Flexibilität dank
mobilem Zugriff

Bestandteile des digitalen Dokumentenmanagements

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement erleichtert es, Dokumente elektronisch zu verwalten. Darunter fallen beispielsweise die Bearbeitung, Ablage, Archivierung sowie die Versionierung von Dokumenten. Klingt nach hohen Papierbergen? Ja, aber das geht auch anders: mit Hilfe einer digitalen Lösung: DMS.

Was bedeutet DMS und was ist ein Dokumentenmanagement-System? 

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-System - der zentrale Ort, an dem all Ihre Dateien verwaltet werden können. Dokumente können darin bearbeitet und gespeichert, gefunden sowie bei Bedarf nachverfolgt werden. Was auf Papier einst komplex, unübersichtlich und fehleranfällig war, lässt sich so automatisieren und digital abbilden und das standortübergreifend für jede Person in Ihrem Unternehmen (je nach Berechtigung).

Welche Aufgaben übernimmt ein Dokumentenmanagement-System hautpsächlich?

  • Unternehmensweite, einheitlich strukturierte Ablage

  • Dokumentenerfassung, Speicherung und Zugriff

  • Erstellung einer Dokumentenhistorie und Versionierung

  • Indexierung und Vergabe von Metadaten

  • Suchen und Finden über
    Schlagworte oder
    Volltextsuche

  • Kooperation dank Austausch von
    Dokumenten und Zugriff auf
    den aktuellen Stand

  • Nahtlose Integration zu
    bzw. in sonstige Systeme
    (z.B. Office, ERP- und CRM-System)

Wie funktioniert ein DMS und was muss ein Dokumentenmanagement-System können?

Vorweg sei gesagt: Ein gutes DMS lässt sich konfigurieren und erweitern. Es passt sich Ihren Bedürfnissen an und ist gleichzeitig Standardsoftware.

Dennoch basieren Dokumentenmanagementsysteme meist auf demselben Prinzip: Das übersichtliche, zuverlässige und bei Bedarf Compliance-konforme Management Ihrer Dokumente steht im Mittelpunkt. 

Folgende Voraussetzungen sollte ein gut funktionierendes DMS erfüllen:  

Einfache intuitive Bedienung...

...um Komplexität zu reduzieren.

Digitale Signatur...

...um von überall unkompliziert, regularienkonform und bei Bedarf rechtsverbindlich zu unterschreiben.

Workflows...

...um Abläufe zu erleichtern, schnell und fristgerecht abzuarbeiten.

Versionierung...

...um den Dokumentenverlauf nachvollziehen zu können und stets mit der aktuellen Version zu arbeiten oder verschiedene Versionen miteinander zu vergleichen.

Revisions-
sicherheit...

sowie die Sicherstellung für Unveränderbarkeit der Dokumente und Zugriffsrechte, um Compliance-Vorgaben gerecht zu werden. So verzichten Sie auf die papiergebundene Archivierung unzähliger Geschäftsbelege.

Umwandlung in ein langzeitstabiles Datenformat...

...um Dokumente auch nach vielen Jahren noch nutzen zu können.

Nahtlose Integration in bestehende Systeme...

...um auf kontextbezogene Belege zugreifen und in kurzer Zeit durchstarten zu können. Beispielsweise ist es möglich, aus dem ERP direkt auf Dokumente zuzugreifen, die zu Aufträgen, Bestellungen oder Kundengehören.

Warum ein Dokumentenmanagement-System?

Diese 10 wichtigsten Vorteile bietet Ihnen ein Dokumentenmanagement-System

1

Zeitersparnis und schnelles Suchen

Die strukturierte Ablage und Archivierung ermöglicht es, Dokumente effizient zu verwaltenDank Kategorisierung, Verschlagwortung und Volltextindexierung greifen Sie blitzschnell auf Informationen zu, finden Dokumente und sparen an der wichtigsten Ressource in Ihrem Unternehmen: die Zeit Ihrer Mitarbeiter.

2

Reduzierung von Fehlern und Erhöhung der Prozesssicherheit

Ein DMS reduziert die Komplexität und damit die Fehlerquote: Doppelablagen, die Arbeit mit einer veralteten Version oder Missverständnisse durch schwer leserliche Handschrift werden vermieden. Durch die Integration in Fremdsysteme werden Dokumente außerdem vollautomatisiert archiviert. Die Versionierung ermöglicht es, bei Bedarf auch auf ältere Fassungen zuzugreifenSo ist sichergestellt, dass die Dokumentenlage vollständig ist. 

3

Einheitliche Strukturen

Einige Dokumente im Dateisystem, andere in Microsoft Teams oder im E-Mail-Eingang? Statt mit zahlreichen Ablageorten arbeiten Sie künftig mit einer einheitlichen, zentralen Struktur. Das erleichtert nicht nur Ihre Arbeit, sondern die von allen Abteilungen.

4

Regularienkonforme Prozesse

Compliance und Sicherheit sind wichtige Themen – besonders im regulierten Umfeld. In Ihrem DMS vergeben Sie Zugriffsrechte und verarbeiten personenbezogene Daten DSGVO-konformarchivieren revisionssicher und handeln nach geltendem Recht.

5

Bessere Teamarbeit

Ein Dokument, das mehrere Freigaben benötigt, bedeutet bisher: großen Aufwand und viel Verwirrung. Mit einem DMS starten Sie Ihre Verwaltungs- bzw. Freigabezyklen zum Einholen von Unterschriften per Mausklick und können jederzeit nachvollziehen, bei wem sich die Freigabe befindet. Zudem können Sie jede Art von Geschäftsprozessen digital abbilden und somit die Zusammenarbeit verbessern. 

6

Flexibles Arbeiten von überall

Die Zeiten, in denen Sie nur im Büro auf Ihre Papierakten im Schrank zugreifen konnten, gehören endlich der Vergangenheit an. Denn mit einem DMS greifen Sie digital von überall und jederzeit auf Ihre Unterlagen zu – und das sogar offline.  Heute Büro, morgen Homeoffice, nächste Woche auf Geschäftsreise? Kein Problem – denn Sie arbeiten völlig ortsunabhängig. 

7

Lückenlose Kontrolle

Manchmal ist es wichtig nachvollziehen zu können, welche Schritte ein Dokument durchlaufen hat. Deshalb können Sie mit Ihrem DMS Zugriffe sowie die Bearbeitungsschritte lückenlos einsehen. 

8

Verzicht auf Papierarchive

Die revisionssichere Archivierung ermöglicht den Verzicht auf papiergebundene AktenordnerDrucken, Einsortieren und der Gang ins Archiv gehören der Vergangenheit an.

9

Rechtssicher unterschreiben

Für viele Branchen nicht nur wichtig, sondern notwendig: die Möglichkeit rechtssicher zu Unterschreiben. Das richtige DMS ist dafür vorbereitet und erfüllt alle Anforderungen an rechtssichere Signaturen. 

10

Einfachere Erweiterung 

Durch erprobte Lösungen erweitern Sie Ihr DMS bei Bedarf ganz einfach. Zum Beispiel um Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder Qualitätsmanagement. 

Nun kennen Sie die Grundprinzipien eines Dokumentenmanagement-Systems.

Doch was sind

Dokumentenmanagement-Systeme können besonders dokumentenzentrierte sowie allgemeine Geschäftsprozesse in beinahe allen Unternehmensbereichen erleichternDie DMS-Funktionen eignen sich für die Verwaltung von elektronischen und digitalisierten Dokumenten. Typischerweise handelt es sich dabei um:

Archivierung von
Geschäftsbelegen

aus Einkauf
und Verkauf

Vertrags-
management

im Personalwesen

Digitale
Beleg-
verarbeitung

im Finanz- und Rechnungswesen z.B. Eingangsrechnungen

Klassische
Medien-
verwaltung

in Marketing
und Vertrieb

Digitale
Unterschrift

für ein zuverlässiges Qualitätswesen

Zentrale E-Mail-
Archivierung

Das sind natürlich nur einige Beispiele. Ein DMS kann die Arbeit in vielen weiteren Bereichen erleichtern. 

Ob Cloud-Hosting oder On-Premises-Lösungen: Beim Dokumentenmanagement geht beides und beide Varianten überzeugen mit ihren Möglichkeiten: Während die Installation bei On-Premises auf Ihrem eigenen, internen Unternehmensserver vorgenommen wird, erfolgen das Hosting, die Instandhaltung sowie die Wartung bei einer Cloud-Lösung bei einem dienstleistenden Provider.  

Immer mehr Firmen entscheiden sich für ein Hosting in der Cloud und das auch mit sensiblen Daten. Das Geheimnis liegt in umfassenden Sicherheitsmechanismen: Anbieter von Cloud-Systemen setzen große Teams ein, die nur dafür zuständig sind, Datensicherheit und -schutz zu gewährleisten.  

On-Premises vs. Cloud – die größten Unterschiede 

ON-PREMISES

  • Lokale Installation auf eigenem Server 
  • Instandhaltung, WartungBack-up und Migration/Updates
    liegen
     beim Unternehmen selbst
     
  • „Vor-Ort-Software“: Alle Daten und Informationen liegen ausschließlich intern beim Unternehmen. 
  • Erwerb einer Nutzungslizenz (Kauf oder Miete möglich) 
  • Einmalige Zahlung mit geringeren Folgekosten 
  • Das Unternehmen stellt die Ausfallsicherheit sicher 

CLOUD

  • Bereitstellung einer Instanz auf externem Server 
  • Dienstleister kümmert sich um Instandhaltung, WartungBackup und Weiterentwicklung 
  • Software as a Service (SaaS): Dienstleister stellekomplette Infrastruktur zur Verfügung
  • Bezahlung als Monats- oder Jahresabo möglich 
  • Verteilung der Gesamtkosten auf mehrere Jahre 
  • Der Provider ist für die Ausfallsicherheit aber auch Datensicherheit der Systeme verantwortlich 

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems 

so läuft sie ab

Ziele, Timing, Beteiligte, Budget: Best Practice-Ansätze und eine reichhaltige Erfahrung ermöglichen eine erfolgreiche und zeitnahe Einführung – ob als Standard-Projekt oder individuell. Dabei gibt es wichtige Meilensteine, die DMS-Einführungen ausmachen. 

  • Kennenlernen des Projektteams

  • Festlegen der Anforderungen (falls nicht schon geschehen oder im Pflichtenheft definiert) und Erstellung Projektplan mit zugeschnittener Timeline

  • Einführung mit regelmäßigen Abstimmungen und iterativen Anpassungen

  • Schulung für Key User und Administratoren

  • Go-live

  • Betreuung und Support

Es gibt zahlreiche Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen. Entscheiden Sie sich für ein DMS-Projekt mit YAVEON, entscheiden Sie sich für ein gemeinsames Projekt. Denn wir sind überzeugt: Die besten Ergebnisse lassen sich erzielen, wenn Kunde und Software-Partner gerne miteinander arbeiten – die Chemie muss stimmen. Kombiniert mit der Erfahrung, Expertise und Know-how der YAVEON Berater erwartet Sie ein Dokumentenmanagement-System, das Freude macht. 

Mindestens genauso wichtig: die richtige Lösung. Deshalb haben wir uns dafür entschieden, eines der führenden Dokumentenmanagement-Systeme in Europa an unsere Kunden weiterzugeben.  

Alles rund ums Dokumentenmanagement mit YAVEON

DMS:
Dokumente digitalisieren und auslesen

Digitale Rechnungsverarbeitung:
Rechnungsverarbeitung leicht gemacht

Vertragsmanagement:
Verträge mit Struktur verwalten

Digitale Unterschrift:
Digital rechtssicher unterschreiben

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