Digitale Unterschriften – online, rechtsverbindlich und unkompliziert   

So einfach signieren Sie digital 

  • Papier, Stift, Scanner, Fax – digital geht das einfacher
  • Unterschreiben Sie digital von überall, immer und auch aus dem Homeoffice
  • Rechtsverbindliche Unterschriften – sicherer als Papier
  • Weniger Kosten für Kuvertierung und Versand
Mann unterschreibt Dokument digital

Die Highlights der digitalen Unterschrift mit YAVEON 

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Höchste Organisation und maximale Transparenz

Sie arbeiten organisierter und transparenter, denn Sie haben jederzeit den aktuellen Status der digitalen Signatur im Blick. Das gilt natürlich für alle Beteiligten und zwar ganz ohne dafür Papier ausdrucken zu müssen.

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Rechtssichere Unterschriften

Sie unterschreiben rechtssicher, denn mit Hilfe der Bundesdruckerei oder der Swisscom als Vertrauensanbieter wird die rechtsverbindliche Beweiskraft erzeugt. So unterschreiben Sie Verträge schnell sowie unkompliziert und das sicherer als mit einer Unterschrift auf Papier.

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Mehr Geschwindigkeit

Sie beschleunigen Ihre Prozesse, denn statt manuell unterschreiben Sie nun online. Der nächste Unterzeichner erhält sofort einen Hinweis - Unterschrift auf Papier, Scan, Versand und Informieren der Kollegen entfallen. Zusätzlich sorgt das System für automatische Unterzeichnungserinnerung, sollte mal etwas übersehen werden.

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Noch mehr Nutzen

Sie nutzen digitale Unterschriften auch in Zusatzmodulen. Ein Beispiel ist das Vertragsmanagement, denn hier greifen Sie direkt auf digitale Unterschriften zurück. 

Was sind digitale Unterschriften?

Das Sammeln mehrerer händischer Unterschriften auf einem Dokument ist aufwändig. Außerdem birgt die Papierform Risiken: Schnell geht ein Dokument verloren, wird beschädigt oder weckt Zweifel, ob es noch die richtige Version ist. Die Herausforderungen zeigen sich besonders, seitdem vermehrt von zuhause gearbeitet wird. Da ist es gut zu wissen, dass Sie auch einfacher unterschreiben können – nämlich digital mit der passenden Software.

Digitale Unterschriften sind ein Ersatz für handschriftliche Signaturen: Mit ihnen belegen Sie, dass Sie das Dokument in einem eindeutigen Versionsstand bestätigen. Die Signatur muss dazu aber nicht mit Zettel und Stift stattfinden, sondern Sie unterzeichnen digital und sicher.

Im rechtlichen Sinne handelt es sich dabei um eine elektronische Signatur: Was einst im Signaturgesetz festgeschrieben war, ist nun in der europaweit geltenden eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste zu finden.

Wie funktionieren digitale Unterschriften?

Unabhängig davon, ob Sie digitale Unterschriften als eigenständige Lösung oder integriert in ein bestehendes System nutzen: Es handelt sich um einen Prozess, der meist workflowbasierend vorangetrieben wird.
Achtung: Je nach gewünschtem Sicherheitsstandard gibt es unterschiedliche Varianten. Typisch ist der Einsatz von fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen.

Um digital zu unterzeichnen, ist nicht viel erforderlich: Sie nutzen entweder die spezialisierte App oder das Web-Portal. Die Unterschrift eines Dokuments erfolgt per Tastendruck oder, je nach Signaturtyp, ergänzt um eine Ein- bzw. Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Digitale Unterschriften sind rechtsverbindlich

Ganz sicher: Die qualifizierte digitale Unterschrift ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und erzeugt die gleiche rechtliche Beweiskraft. Je nach Anwendungsfall werden in der Praxis aber auch fortgeschrittene Signaturen verwendet: Sie erzeugen ebenfalls eine hohe Beweiskraft, lassen sich aber noch etwas einfacher handhaben.

Die eIDAS-Verordnung regelt außerdem die rechtsverbindliche Anerkennung. Sie legt fest, wie Vertrauensdienste und elektronische Identifizierung europaweit eingesetzt werden können. Elektronische Signaturen sind somit als rechtsverbindlich einzustufen.

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Für welchen Bereich ist welche Signaturform nötig? Eine Übersicht.

Einfache / Fortgeschrittene Signatur ausreichend

  • Bewerbungen
  • Handlungsvollmachten
  • Arbeitsvertrag einschließlich Änderungs- und / oder Ergänzungs-Vereinbarungen
  • Versetzungsschreiben
  • Abmahnungen

Qualifizierte Signatur
nötig

  • Änderungen / Ergänzungen des Arbeitsvertrages bei doppelter Schriftformklausel
  • Empfangsbekenntnis

Handschriftliche Signatur
nötig

  • Kündigung
  • Arbeitszeugnisse
  • Zeugniserteilung
  • Betriebsvereinbarung
  • Interessensausgleich
  • Sozialplan
  • Arbeitnehmerüberlassung

Fragen sind da, um beantwortet zu werden.

FAQs zur digitalen Unterschrift

Können auch Externe digitale Unterschriften erzeugen?

Ja. Externe – zum Beispiel Kunden, Lieferanten oder Partner – benötigen dafür keine eigene Lösung. Sie können sie zur Unterschriftengebung einfach per Knopfdruck über eine Mailadresse einladen.

Was kosten digitale Unterschriften?

Sie wählen das passende Modell, das sich an der Anzahl der zu erzeugenden Signaturen orientiert. So ist ein schneller und kostengünstiger Einstieg für Sie möglich – für spürbaren Nutzen ab der ersten Sekunde.

Sind digitale Unterschriften rechtsverbindlich?

Ja, digitale Unterschriften erzeugen eine sehr hohe Beweiskraft bis hin zu rechtsverbindlichen Signaturen in Form von qualifizierten digitalen Signaturen.

Handelt es sich bei digitalen Unterschriften um eine integrierte Lösung?

Ja. Das stellt sicher, dass die Bedienung unkompliziert erfolgt – sogar für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit IT normalerweise keinerlei Berührungspunkte haben.

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