Rechnungen automatisiert bearbeiten mit digitaler Rechnungsfreigabe

So wickeln Sie den Eingang von Rechnungen einfacher und schneller ab

  • Weniger Aufwand dank automatisierter Rechnungsfreigabe
  • Schneller und klarer und Freigabeprozess
  • Zahlungsziele und Skontofristen entspannt einhalten
  • Compliance-Richtlinien gerecht werden
Laptop und unterschriebene Rechnungen

Vom Eingang bis zum Controlling: So einfach und schnell funktioniert der Rechnungsworkflow 

Aufwändig, fehleranfällig und wenig transparent: Manuelles Bearbeiten von Rechnungsfreigaben ist zäh und mühsam. Weil die Abwicklung viel Zeit kostet, tun Sie sich außerdem schwer, Skontofristen einzuhalten. Mit der richtigen Software verarbeiten Sie Ihre Rechnungen digital. Das ist einfacher, zuverlässiger und vor allem: schneller.

1. Die Rechnung kommt an.

Ob per Post oder per E-Mail: Sobald die Rechnung bei Ihnen eingegangen ist, beginnt die Bearbeitung. Dazu wird sie gescannt, automatisiert in den Scanprozess geleitet oder gleich als E-Rechnung in Ihre digitale Rechnungsfreigabe eingespielt – der Workflow beginnt.

2. Die Rechnung muss geprüft werden. 

Der Rechnungsworkflow geht in die nächste Runde, denn nun folgt die Prüfung: Die digitale Rechnungsfreigabe oder die Rechnungsprüfung erfasst dafür ganz automatisch sämtliche Rechnungsdaten. Außerdem werden diese klassifiziert und geprüft. Nun ist die Rechnung für die Freigabe vorbereitet.

3. Die Rechnung wird freigegeben. 

Umfasst eine Rechnung mehrere Posten, werden die Einzelpositionen berücksichtigt. Dafür geht die Rechnung per Workflow an die nötigen Abteilungen. Bei Bedarf können zudem eine beitragsorientierte sowie weitere Freigabeprüfungen eingebunden werden. Alles korrekt? Die Rechnung wird freigegeben und Beteiligte werden informiert.

Ihre größten Vorteile mit digitaler Rechnungsfreigabe 

Frau vergibt Sterne, Mann Checkhaken

Cloud oder On-Premises – welches Betreibermodell ist sinnvoll?

Wenn Sie sich für digitale Rechnungsfreigabe entscheiden, wählen Sie, ob die Implementierung in der Cloud oder On-Premises erfolgt. Bei der On-Premises-Version wird die Software auf Ihrem eigenen Unternehmensserver installiert. Um Instandhaltung, Wartung und Updates kümmern Sie sich selbst. Bei einer Cloud-Lösung wird die Software auf dem Server eines Dienstleisters installiert, der sich dann vollständig um den Service kümmert – Sie buchen „Software as a Service“, kurz SaaS.

Gehen Sie auf Nummer sicher – denn Datenschutz wird in der Cloud großgeschrieben: Anbieter wie Microsoft und Amazon investieren viel Zeit und Ressourcen, um Datensicherheit und Datenschutz in einem Maß zu gewährleisten, wie es die meisten Unternehmen selbst gar nicht könnten. Weltweit gibt es Teams, die nur dafür zuständig sind, Cloud-Lösungen sicher zu halten – und das mit großem Erfolg.

Cloud oder On-Premises – beide Möglichkeiten haben ihre Vorteile. Sie sind unsicher, welche der Versionen besser zu Ihnen passt? Fragen Sie Ihren YAVEON Berater – gemeinsam finden wir heraus, welches Betreibermodell das richtige für Sie ist.

Digitale Rechnungsfreigabe kombiniert mit anderen Lösungen

Software effizient einzusetzen bedeutet, maximale Ergebnisse damit zu erzielen. Deshalb können Sie Ihre digitale Rechnungsfreigabe noch umfangreicher nutzen: Über Schnittstellen integrieren Sie weitere Lösungen, beispielsweise Dokumentenmanagement-Systeme (DMS):

Ist eine Rechnung vollständig bearbeitet, muss sie archiviert werden. Am besten funktioniert das mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System. Denn hier erfolgt die Archivierung automatisiert und revisionssicher. Weil auch die Suche über Schlagworte und Metadaten deutlich einfacher ist, als Papierrechnungen in Ordnern zu wälzen, sparen Sie Zeit und sind schneller auskunftsfähig.

ERP-Anbindung? Möglich.
Sie wünschen sich eine Anbindung an Ihr ERP-System? Kommen Sie auf uns zu – wir beraten Sie gerne.

Fragen sind da, um beantwortet zu werden.

FAQs zur digitalen Rechnungsfreigabe

Was kostet die digitale Rechnungsfreigabe?

Die digitale Rechnungsfreigabe erhalten Sie bereits ab 299 Euro monatlich als Erweiterung zu Ihrem DMS. Diese umfasst unter anderem fünf Buchhaltungsuser sowie 250 Rechnungen pro Monat.

Wie aufwändig ist es, sich an die Bedienung der Software zu gewöhnen?

Viele Unternehmen sorgen sich vor zeitraubenden Schulungen. Keine Angst: Anwender nutzen die Rechnungsfreigabe nach einer kurzen Einführung selbstständig, der Arbeitsalltag wird nicht beeinträchtigt. Die Keyuser werden von Anfang an mitgenommen und so schon während der Einführung geschult. Der Schulungsaufwand im Nachhinein ist gering.

Wie lange dauert es, digitale Rechnungsfreigaben einzuführen

Die Einführung muss nicht lange dauern, wenn sie anhand des Standards läuft. Im besten Fall kann das in nur 14 Tagen erfolgen.

Warum sollte ich digitale Rechnungsfreigabe mit YAVEON einführen?

Digitale Rechnungsfreigabe mit YAVEON bedeutet Software-Lösungen auf höchstem Niveau und mit spürbarem Mehrwert. Unsere langjährige Erfahrung im ERP- und im DMS-Kontext sichern den Projekterfolg von Anfang an Aber was wäre ein Projekt ohne Freude an der Arbeit? Wir sind überzeugt, ein partnerschaftlicher Umgang miteinander macht aus einem Projekt ein Erlebnis.

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