Mit Vertragsmanagement-Software alles unter Kontrolle

So überwachen und verwalten Sie Verträge digital

  • Verträge finden, statt suchen
  • Strukturierte Vertragsablage
  • Frist-Erinnerungen und -Eskalation
  • Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen
  • Revisionssichere Archivierung
Mann untersucht Verträge

Vertragsmanagement-Software – die Highlights 

Bestehende Lösungen in die Vertragsmanagement-Software integrieren

Eine Schnittstelle macht es möglich: Um noch mehr aus Ihrem digitalen Vertragsmanagement rausholen zu können, verknüpfen Sie es mit bereits vorhandenen Software-Erweiterungen – beispielsweise Ihr ERP-System oder Dokumentenmanagement-Lösungen. Stammdaten, die sowohl im ERP als auch in der Vertragsverwaltungssoftware hinterlegt sind, werden so miteinander verknüpft. Sie greifen ganz einfach und vorgangsorientiert auf Vertragsunterlagen an den wichtigen Prozessstellen zu und vermeiden doppelte Datenhaltung. Durch die Integration in Drittsysteme arbeiten Anwender außerdem schneller, einfacher und mit mehr Freude.

Um die Möglichkeiten der Digitalisierung optimal zu nutzen, integrieren Sie bei Bedarf außerdem Microsoft Outlook. Die E-Mail-Ablage kann so direkt dem jeweiligen Vorgang bzw. dem betroffenen Vertrag zugeordnet werden. Weil sich auch die Möglichkeit der digitalen Signatur integrieren lässt, arbeiten Sie künftig noch schneller und von unterschiedlichen Standorten.

Sprechen Sie uns an – die YAVEON Berater zeigen Ihnen gerne weitere Vorteile. 

Der Lebenszyklus von Verträgen: Diese Schritte werden durchlaufen 

Von der Idee bis zur dauerhaften Archivierung: In der Vertragsverwaltungssoftware durchlaufen Verträge zahlreiche Phasen und sind darauf ausgelegt, dauerhaft zu bestehen. So sieht der Vertragslebenszyklus aus: 

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Vertrags-
anbahnung

Vertragsanbahnung

Ob Arbeits-, Miet- oder sonstiger Vertrag: Zunächst gibt es das Bedürfnis, einen solchen zu erstellen – der Vertrag wird also im ersten Schritt angebahnt. 

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Erstellung und
Verhandlung
 

Erstellung und Verhandlung

Nächster Schritt: den Vertrag mit Inhalten füllen. Diese werden dann verhandelt, bis die Parteien zu einer Übereinkunft gefunden haben. Mit der Vertragsmanagement-Software lässt sich das nicht nur schneller abwickeln, sondern auch transparent. Denn jede Änderung lässt sich mit dem Versionsmanagement auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen. 

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Prüfung und
Freigabe
 

Prüfung und Freigabe

Weil sicher nun mal sicher ist, wird der Vertrag auf Herz und Nieren geprüft. Es ist alles korrekt? Dann steht der Freigabe nichts im Wege – digital per Mausklick. Die beteiligten Parteien werden automatisch informiert. Übrigens können Sie Dokumente auch mit externen Mitarbeitern teilen. Das erleichtert die Zusammenarbeit schon, bevor Sie richtig beginnt. 

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Unterzeichnung 

Unterzeichnung

Damit ein Vertrag gültig ist, ist die Unterschrift der beteiligten Parteien notwendigWeil auch das digital mit Vertragsmanagement-Software und einer digitalen Unterschrift funktioniert, sparen Sie sich die Zeit, alle Beteiligten an einen Tisch zu bekommen. Besonders praktisch ist das aus deHomeoffice oder von unterschiedlichen Standorten. 

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Erfüllung 

Erfüllung

Mit einer Art Vertragscontrolling wird sichergestellt, dass festgelegte Fristen eingehalten werden. Muss ein Mietvertrag beispielsweise drei Monate vor Vertragsende gekündigt werden, schickt das die Vertragsmanagement-Software rechtzeitig eine Handlungsaufforderung. 

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Archivierung 

Archivierung

Alles erledigt, der Vertrag ist geschlossen – nun geht es an die Vertragsarchivierung. Damit er dauerhaft abrufbar und sicher sowie gut auffindbar abgelegt ist, verschieben Sie ihn ins Archiv – natürlich revisionssicher. Ein Vertrag ist abgelaufen und muss aufgehoben werden? Das Archiv deckt natürlich auch diese Funktion ab. 

Fragen sind da, um beantwortet zu werden.

Die wichtigsten FAQs rund ums Vertragsmanagement

Was ist Vertragsmanagement? 

Beim Vertragsmanagement geht es darum, Verträge zu führen und im Blick zu halten. Statt jeden Vertrag einzeln im Auge zu behalten und Fristen kontrollieren zu müssen, übernimmt das digitale Vertragsmanagement diese Funktionen und schickt automatisierte Erinnerungen.

Welche Aufgaben hat das Vertragsmanagement? 

Geschwindigkeit, weniger Komplexität und Sicherheit: Digitales Vertragsmanagement hilft, Vertragsabschlüsse zu beschleunigen und den Weg dorthin zu vereinfachen. Außerdem kümmert es sich darum, die betroffenen Parteien hinsichtlich des Vertragsstatus´ auf dem Laufenden zu halten und rechtzeitig auf Fristen hinzuweisen.

Was ist Vertragscontrolling? 

Beim Vertragscontrolling geht es darum, Vertragsdaten mittels Reportings auszuwerten. So können mögliche Risiken – beispielsweise, wenn ein Vertragspartner an Kreditwürdigkeit verliert – frühzeitig erkannt und entsprechend reagiert werden. Ein weiterer Schwerpunkt liegt darin, Zahlungen und die Finanzplanung im Auge zu behalten.

Was kostet die Vertragsmanagement-Software?

Sie haben das DMS von d.velop im Einsatz? Dann ist der Schritt hin zum Vertragsmanagement nicht mehr groß: Sie können schon ab 35 Euro pro Monat und User starten.

Wie lange dauert es, das die Vertragsmanagement-Software einzuführen?

Die Einführung der Vertragsmanagement-Software ist in kürzester Zeit möglich. Ein kleines Einführungsprojekt lässt sich in weniger als drei Tagen realisieren.

Warum sollte ich mein Vertragsmanagement mit YAVEON digitalisieren?

Digitales Vertragsmanagement mit YAVEON bedeutet Software-Lösungen auf höchstem Niveau und mit spürbarem Mehrwert. Aber was wäre ein Projekt ohne Freude an der Arbeit? Wir sind überzeugt, ein partnerschaftlicher Umgang miteinander macht aus einem Projekt ein Erlebnis.

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