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ECM für die Kosmetik-Branche
bei Cremer Oleo
Wie CREMER OLEO Belegarchivierung und Ablage sämtlicher Akten, Zugriff auf Dokumente sowie Qualitätsmanagement und -sicherung in einem System realisiert, lesen Sie im Bericht.
Alles auf einen Blick
YAVEON ProECM: revisionssicher archivieren
Kunde
CREMER OLEO | www.cremeroleo.de
Schwerpunkt
Oleochemische Spezialitäten
für Kosmetik und Pharma
Mitarbeiter
Ca. 300 Mitarbeiter
Betrieb
Länder
Deutschland, USA
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Was die YAVEON Lösung bringt?
Sichtbare Ergebnisse
Herausforderung
- Einführung einer vollintegrierten Softwarelösung
- Langfristige Wachstumsstrategie
- Digitalisierung der Geschäftsprozesse
Lösung
YAVEON ProBatch auf der Basis von Microsoft Dynamics NAV, Dokumentenmanagementlösung auf der Basis von SharePoint mit elektronischer Rechnungseingangsverabeitung und revisionssicherer Archivierung
Nutzen
- Belegarchivierung und Ablage sämtlicher Akten
- Zugriff auf alle dem Vorgang zugehörigen Dokumente
- Qualitätssicherung, Qualitätsmanagement
Oleochemische Spezialitäten
CREMER OLEO GmbH & Co. KG
CREMER OLEO GmbH & Co. KG ist ein Hersteller und Lieferant oleochemischer Spezialitäten, die in pharmazeutischen Produkten, Kosmetika und Nahrungsmitteln eingesetzt werden. Aber auch in technischen Bereichen werden die Öle und Fette, die alle auf pflanzlicher Basis gewonnen werden, angewendet.
Genau wie die CREMER Holding ist CREMER OLEO in den letzten Jahren stark gewachsen, hat seine Geschäftstätigkeit ausgeweitet und 239 Millionen Euro Umsatz an drei Standorten in Deutschland und internationalen Vertriebsbüros erwirtschaftet. Mit dem Wachstum und der Integration der verschiedenen Produktions- und Verwaltungsstandorte stiegen die Anforderungen an die Effizienz der Geschäftsprozesse.
Die Integration neuer Standorte und das Zusammenspiel der Arbeitsabläufe erfordern eine höhere Digitalisierung der Geschäftsprozesse als bisher. Christian Reich, Leiter IT bei CREMER OLEO, setzt auf integrierte zukunftssichere Softwarelösungen, die die langfristige Wachstumsstrategie unterstützen.
Organisatorische Herausforderungen
Die wesentlichen Ziele für die Prozessoptimierungen sind daher:
- Nahtlose Integration der Prozesse und Dokumentenaustausch über die Standorte hinweg
- Schnellere und sichere Workflows
- Effiziente Rechnungseingangsverarbeitung
- Dokumente vorgangsbezogen ablegen und aufrufen können
- Archivierung aller ERP-Belege aus Microsoft Dynamics NAV
- Organisation der Belege in Aktenstrukturen in SharePoint
CREMER OLEO verwendet an den deutschen Standorten jeweils Microsoft Dynamics NAV mit eigenen Mandanten, die derzeit noch auf unterschiedlichen Versionsständen sind. An den beiden Produktionsstandorten erweitert die Branchenlösung YAVEON ProBatch das ERP-System. In Wittenberge ist diese Lösung schon länger im Einsatz. In Witten wurde YAVEON ProBatch auf Basis von NAV 2009 in nur drei Monaten als Ersatz für das bisherige SAP-System eingeführt. Unabhängig von einer zukünftigen Vereinheitlichung der ERP-Versionen wollte CREMER OLEO aber das Dokumentenmanagement durchgängig entlang der Geschäftsprozesse organisieren.
Business-IT aus einer Hand
Dabei hat sich CREMER OLEO für eine Dokumentenmanagementlösung von YAVEON auf der Basis von SharePoint entschieden. Damit setzt CREMER OLEO nicht nur auf eine durchgängige Microsoft-Plattform, sondern hat auch den Vorteil, dass alle Anwendungen von YAVEON implementiert und betreut werden können. „Durch diese intensive Zusammenarbeit können wir erreichen, dass die Synergien zwischen den Anwendungen und die übergreifenden Workflows wirklich funktionieren“, sagt Herr Reich. Dabei ist sich der erfahrene NAV Senior Consultant und Prozessberater im Klaren, dass einige der anstehenden Aufgaben nur das Unternehmen selbst erfüllen kann. Nur so können langfristig Reibungsverluste verringert, Prozesse beschleunigt und Schulungsaufwände reduziert werden.
Einen großen Fortschritt hat CREMER durch die durchgängige Archivierung und Verwaltung aller ERP-Belege und vorgangsrelevanten Dateien gemacht. Sämtliche Belege, die jetzt in NAV erzeugt werden, werden elektronisch archiviert und in Akten abgelegt. Die digitale Ablage erfolgt dabei weitgehend automatisch, indem entsprechende Metadaten erzeugt werden, die es SharePoint ermöglichen, die Aktenstrukturen aufzubauen. Dabei kann es durchaus unterschiedliche Sichten und Aktenstrukturen auf die gleichen Daten geben.
Eine direkte Absprungmarke aus den Masken im ERP-System ermöglicht den Zugriff auf alle dem Vorgang zugehörigen Dokumente. So lassen sich zum Beispiel Bestellung, Angebot, Proforma-Rechnung, Lieferschein und Rechnung eines Auftrages anzeigen. Desgleichen kann aber auch direkt auf alle Dokumente, die dem Kunden zugeordnet sind, abgesprungen werden. In SharePoint sind alle Dokumente in entsprechenden Ordnern strukturiert. Andere Dokumente, die nicht aus dem ERP-System erzeugt werden, wie zum Beispiel E-Mails, können über eine Drag & Drop-Sidebar von Ecspand den Akten zugefügt werden und sind ebenso aus dem ERP-System heraus abrufbar. Je nach Kontext werden hier die Metadaten teils automatisch, teils durch Menüführung hinzugefügt. Damit sind die Dateien immer wieder leicht zu finden, vorgangsbezogen gruppiert und direkt aufrufbar.
„Es ist notwendig, alle Abläufe auf den Prüfstand zu stellen und für alle geltende Prozesse zu definieren."
Christian Reich, Cremer Oleo
Unterschiedliche Abteilungen integrieren
Mit Microsoft Sharepoint
Des Weiteren hat sich CREMER mithilfe der SharePoint-Umgebung auf Basis der Ideen von YAVEON ein sogenanntes „House of Quality“ gebaut, in dem alle Dokumente zur Qualitätssicherung, zum Qualitätsmanagement, zu REACH und Arbeitsanweisungen etc. abgelegt sind.
Wir nutzen einen geschützten Arbeitsbereich, in dem die Qualitätsdokumente erstellt und über einen Freigabeprozess finalisiert werden. Anschließend werden sie im Mitarbeiterportal veröffentlicht, was gewährleistet, dass den Mitarbeitern stets aktuelle Dokumente zur Verfügung stehen. Auf diese Art werden nahezu alle Dokumente, die bei CREMER entstehen, von der Produktentwicklung, über den Produkt- Life- Cycle, über die Warenwirtschaft bis zur Auftragsabwicklung und des Qualitätsmanagement, strukturiert abgelegt, sicher archiviert und leicht zugänglich präsentiert.
Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung
Ein weiterer Bereich der Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. „Der Rechnungsfreigabeprozess war über die Standorte hinweg zu langsam, so konnten oftmals der Skonto nicht genutzt werden und es war nicht transparent, wo Rechnungen im Freigabeprozess liegen“, erläutert Herr Reich die Ausgangslage. Desgleichen sollte auch hier die revisionssichere Archivierung in den Prozess eingebunden sein. Zu diesem Zweck hat sich Herr Reich für die Einführung der Rechnungseingangsverarbeitung von ecspand und SharePoint entschieden. YAVEON liefert zusätzlich die Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV und bietet eine mandantenübergreifende Workflowunterstützung an. Damit ist auch hier gesichert, dass CREMER OLEO einen einheitlichen Prozess über alle Standorte hinweg besitzt. Jetzt werden die Rechnungen der Lieferanten in Witten, Hamburg oder Wittenberge eingescannt bzw., wenn es sich um elektronische Rechnungen handelt, im elektronischen Eingangsordner abgelegt. Die Rechnungsdaten werden sodann elektronisch ausgelesen und der Rechnungskopf mit Bezug zur Bestellung erzeugt.
Nach Überprüfung durch den Sachbearbeiter sorgt ein definierter Workflow dafür, dass nun in NAV die Rechnungen zur Freigabe an den Bedarfsträger, zur Buchung in die Buchhaltung und zur Zahlungsfreigabe in der zentralen Finanzverwaltung weitergeleitet werden. Jederzeit kann auf die Originalrechnung zurückgegriffen werden, die inzwischen revisionssicher im Dokumentenarchiv abgelegt ist. Die Rechnungsverarbeitung bildet jetzt einen geschlossenen, medienbruchfreien Prozess, wo bei jeder Rechnung der aktuelle Status abgefragt werden kann und vor allem ohne Zeitverzögerung Freigaben und Buchungen erfolgen können.
Exkurs: Lernprozesse bei der Rechnungseingangsverarbeitung
Damit das System den Leseprozess weitgehend automatisieren kann, mussten zunächst die Stammdaten überprüft und aktualisiert werden. Des Weiteren lernt das System am Anfang die verschiedenen Rechnungsbelege der Lieferanten immer besser zu erkennen. Dazu werden Felder, die nicht erkannt werden, einfach im PDF markiert und dem korrekten Feld im NAV-System zugeordnet. Nach ein paar Belegen des Lieferanten erkennt das System das Feld automatisch. Freilich müssen dennoch gerade bei schlecht gedruckten Rechnungen immer noch Lesefehler behoben werden, weswegen jede einzelne Rechnung, bevor sie in NAV angelegt wird, geprüft wird.
Digitalisierung der Geschäftsprozesse
CREMER OLEO hat einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse gemacht und die Durchlaufzeiten der Freigabeprozesse gesenkt. Ein weiterer Vorteil ist, dass implizite Prozesse explizit werden und vorhandenes Wissen allen digital zur Verfügung steht. Gerade neue und junge Mitarbeiter sind sehr froh, wenn relevante Dokumente vorgangsbezogen in der Anwendung verknüpft sind und sich langes Suchen erübrigt. Auch wenn die Digitalisierung der Belege anfängliche Skepsis bei einigen Mitarbeitern hervorrief, hat man schnell die Vorteile dieser digitalen, jederzeit schnell zugänglichen Art der Ablage erkannt. Es wurde rasch erkennbar, dass man sich langwieriges Suchen nach Dokumenten sparen kann, dank dieser Modernisierung des Prozesses.
„CREMER OLEO hat einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse gemacht."
Christian Reich, Cremer Oleo
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