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Die passende ESCM-Lösung für die Pharma-Branche
bei Hameln Pharma
Wie hameln pharma ein externes Lager weitgehend mit einer Standard-Schnittstelle anbindet und sich Zeit durch automatisierte Abläufe spart, lesen Sie im Bericht.
Alles auf einen Blick
YAVEON ProE-SCM: Externe Lageranbindung mit Standard-Schnittstelle
Kunde
hameln pharma gmbh | www.hameln-pharma.de
Schwerpunkt
Pharma
Mitarbeiter
ca. 50 Mitarbeiter
Betrieb
Länder
Deutschland
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Was die YAVEON Lösung bringt?
Sichtbare Ergebnisse
Herausforderung
Anbindung eines externen Lagers an das eigene ERP-System.
Lösung
YAVEON ProE-SCM EDI-Modul
Nutzen
- Anbindung weitgehend mit Standard-Schnittstelle
- Zeitersparnis durch automatisierte Abläufe
- Keine externe Hilfe notwendig, da praktisch fehlerfrei
- Ein einheitliches System, das voll ins ERP integriert ist
Sicherheit
Geht vor
„Guten Tag Herr Sebald, können wir unseren Termin auf einen anderen Tag legen? Wir schieben gerade Extraschichten, um noch besser voranzukommen.“ Mit diesen Worten begrüßte Dr. Stefan Bartsch, Director Sales Germany/Austria bei der hameln pharma gmbh, den YAVEON Berater Matthias Sebald. Natürlich, kein Problem, der Arbeitsalltag geht gegenüber einem Referenzinterview selbstverständlich vor. Was wir zu dem Zeitpunkt noch nicht ahnten, war der Grund für die mehr als vollen Auftragsbücher: Sufentanil-hameln – ein Opioid, das bei der Behandlung von COVID-19-Patienten eingesetzt wird.
Sicherheit geht vor: Lagerung von Betäubungsmitteln
Die hameln pharma gmbh ist Spezialist für Betäubungsmittel und greift auf über 125 Jahre Erfahrung zurück. Der Fokus des Unternehmens ist die Vermarktung von injektabilen Parenteralia für die Akuttherapie im Krankenhaus. Parenteralia sind sterile Zubereitungen zum Beispiel zur Injektion in den menschlichen oder tierischen Körper.
Um die eigenen Büroflächen optimal nutzen zu können, keine eigenen Maschinen zu benötigen und Lagerflächen spontan erweitern oder reduzieren zu können, setzt die hameln pharma gmbh auf einen speziellen Pharmalogistiker. Hier sind die medizinischen Produkte, die teils unter das Betäubungsmittelgesetz fallen, sicher verwahrt. Der Logistikpartner übernimmt außerdem einen Teil der Auftragserfassung. Die Disposition und Rückstandsauflösung übernimmt das System, YAVEON ProE-SCM stark automatisiert und avisiert den Versand der Ware an den Logistiker. Für Dr. Bartsch stellte dabei besonders die Rechnungsstellung eine große Herausforderung dar: „Ursprünglich sollte die Rechnungslegung über den Logistikpartner über eine individuelle Schnittstelle erfolgen. Das wäre allerdings sehr teuer und aufwändig geworden“, erinnert sich Dr. Bartsch. „Die Idee, die Lageranbindung über eine Standardschnittstelle zu realisieren und die gesamte Rechnungslegung im ERP-System zu automatisieren, kam von YAVEON.“
Vom erfolgreichen ERP-Projekt zur Lageranbindung
Bereits 2015 führte die hameln pharma gmbh das ERP-System Microsoft Dynamics NAV ein. Weil die gemeinsame Projekterfahrung gut war, entschied sich die hameln pharma gmbh schnell für eine weitere Projektrunde mit YAVEON.
„Als wir begannen, uns mit Dr. Bartsch auszutauschen, merkten wir schnell, dass eine individuelle Lösung nicht nötig ist“, erklärt Matthias Sebald. Mit dem EDI-Modul der Lösung YAVEON ProE-SCM ist es möglich, den Logistikpartner im Standard direkt und stark automatisiert an das ERP-System der hameln pharma gmbh anzubinden.
YAVEON bietet Lösungen, die Hand in Hand gehen
YAVEON ProE-SCM ist ein Zusatzmodul für Microsoft Dynamics NAV. Die Branchenlösung YAVEON ProBatch erweitert das System um branchenrelevante Funktionen.
Was kann YAVEON ProBatch?
- Voll integriert in Microsoft Dynamics Business Central
- Ergänzt um branchenrelevante Funktionen, zum Beispiel Verwaltung und Verfolgung von Chargen, Tracking Funktion, Split and Merge und Barcode-Scanning
- Einfache, intuitive Bedienung und ansprechendes Design
- Erweiterbar um verschiedene Module, zum Beispiel für Produktion, Handel, Lager & Logistik
- hameln setzt besonders auf die ProBatch Handelsfunktionen in den Bereichen Einkauf und Vertrieb, vor allem die pharmakonforme Chargenverfolgung und Lieferbeschränkungen.
Was kann YAVEON ProE-SCM?
- Voll integriert in Microsoft Dynamics NAV/Business Central
- Automatisiert den systemübergreifenden Datenaustausch
- Reibungslose Anbindung von Lieferanten, Partnern und Kunden
- Lässt sich bei Bedarf um verschiedene Module ergänzen
Die hameln pharma gmbh setzt besonders auf das EDI-Modul
- Vollständige Anbindung des Logistikpartners im Standard ohne individuelle Schnittstelle
- Kunden- und Lieferantenseitige EDI-Kommunikation
- Technische Statusverfolgung bis zur Quittierung beim Empfänger
- Automatisierte Rückstandsauflösung und Lieferzuteilung
- Automatisierte Rechnungslegung
- Hoher Automatisierungsgrad der Belegkette
- Zeitersparnis und Reduktion der Komplexität bei hameln selbst
- Buchblattlogik mit Bearbeitungsmöglichkeit
- Monitoring-Tools
- Rasche Einrichtung möglich dank fertiger Einrichtungsvorlagen
„Die Idee, die Lageranbindung über eine Standardschnittstelle zu realisieren und die gesamte Rechnungslegung im ERP-System zu automatisieren, kam von YAVEON"
Dr. Stefan Bartsch, hameln pharma gmbh
Das EDI-Modul
In der Praxis
Die EDI-Schnittstelle bietet eine umfangreiche direkte Lageranbindung. Konkret bedeutet das zum Beispiel: Sobald die hameln pharma gmbh einen Auftrag erhält, werden Verfügbarkeiten berechnet und anschließend der Warenausgang für den Logistiker avisiert. Dieser kommissioniert, stellt die angeforderten Produkte zusammen und verschickt die Ware. Die elektronische Rechnungsstellung erfolgt voll automatisiert : Das System zieht sich die benötigten Informationen direkt aus dem ERP-System und verschickt sie, je nach Vorgabe, per E-Post, per EDI oder per E-Mail. Die hameln pharma gmbh muss sich dabei um fast nichts kümmern.
Zusammenarbeit, die Freude macht
Die Erfahrung der hameln pharma gmbh hat sich bestätigt: „Genau wie beim NAV-Projekt vor ein paar Jahren, war auch die Zusammenarbeit bei der Implementierung der EDI-Schnittstelle mit YAVEON vertrauensvoll. Angenehm war auch, dass sich die Berater direkt mit unserem Logistikpartner abgestimmt haben. Das hat uns sehr viel Zeit gespart“, berichtet Dr. Bartsch.
„Genau wie beim NAV-Projekt vor ein paar Jahren, war auch die Zusammenarbeit bei der Implementierung der EDI-Schnittstelle mit YAVEON vertrauensvoll."
Dr. Stefan Bartsch, hameln pharma gmbh
Herausforderungen
Gemeinsam angehen
Gab es während des Projekts auch Herausforderungen? Ja, zum Beispiel die vielen Fachbegriffe zu Beginn. Kommunikationsbuchblätter oder Aktivitätszeilen waren anfangs gewöhnungsbedürftig, gehörten dann aber doch recht schnell zum alltäglichen Sprachgebrauch. Außerdem war der Projektzeitraum von rund vier Monaten ehrgeizig gewählt, es sollte schnell vorangehen. „Wir wollten zum 1. Oktober voll durchstarten und das war zum Ende hin recht knapp. Mit einem gemeinsamen Endspurt konnten wir den Zeitrahmen aber letztendlich einhalten.“
Auch Matthias Sebald berichtet von guter Kooperation: „Genau wie Dr. Bartsch sagt, es gab Herausforderungen – wie in jedem Projekt. Wichtig ist dabei, vorausschauend zu handeln und bei Bedarf richtig und rechtzeitig zu reagieren. So können wir den Kunden jederzeit optimal unterstützen.“ Besonders positiv ist auch ihm der Austausch mit dem Logistiker im Kopf geblieben. „Die Abstimmung lief sehr gut, wir haben stets zeitnahe Rückmeldung auf Tests bekommen und konnten der hameln pharma gmbh so viel Zeit sparen“, fasst er zusammen
Zusätzlich zum Logistiker wurde auch gleich der Pharma-Großhandel per EDI angebunden. Aufträge werden automatisiert und ohne händische Erfassung im System bereitgestellt, Lieferscheine und Rechnungen per EDI versendet. Die gesamte Rechnungslegung muss nun nicht mehr manuell nachgearbeitet werden. hameln muss also nicht mehr kuvertieren, frankieren oder PDFs manuell verschicken.
Mit Lageranbindung zur NAV-Philosophie
Dr. Bartsch ist überzeugt, es ist nicht nur die Anbindung an das Lager und den Großhandel, die das Projekt erzielt hat. Es ist auch ein neuer Blick auf das ERP-System Microsoft Dynamics NAV, der in der Zeit entstanden ist. Es war eine Art „Wake-up-Call“ für hameln pharma gmbh, sich intensiver mit den Möglichkeiten von NAV auseinander zu setzen. Das hameln-Team hat das Warenwirtschaftssystem so Stück für Stück immer besser kennengelernt und weiß es heute noch viel mehr zu schätzen und das Potenzial zu nutzen.
hameln pharma gmbh – ein Unternehmen, das anpackt
Als eines der sehr wenigen Unternehmen weltweit stellt die hameln pharma Gruppe das Opioid Sufentanil selber her und vertreibt damit zahlreiche Fertigarzneimittel zum Beispiel zum Einsatz bei COVID-19-Patienten.
Im Interview zum Referenzbericht erläuterte Dr. Bartsch die Herstellung und die aktuelle Situationen bei der hameln pharma gmbh. Was uns dabei besonders beeindruckt hat, war der Wunsch, Menschen zu helfen und das Ziel, mit allen möglichen Ressourcen die gesundheitliche Situation rund um COVID-19 ein Stück besser zu machen.
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