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ECM & BI für die Pharma-Branche

bei Hameln Pharma

Wie hameln pharma den Aufwand beim Controlling reduzierte, Auswertungen schneller anzeigt und Ausgangsrechnungen direkt im System hinterlegt, lesen Sie im Bericht.

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Alles auf einen Blick

YAVEON ProBI und DMS-Modul: Übersicht und Auswertungen auf Knopfdruck

Kunde

hameln pharma gmbh | www.hameln-pharma.de

Schwerpunkt

Pharma

Mitarbeiter

ca. 50 Mitarbeiter

Betrieb

On-Premises

Länder

Deutschland

ProECM und PowerBI bei hameln pharma für die Pharma Branche

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Vorschaubild Referenzbericht Hameln Pharma

Was die YAVEON Lösung bringt?

Sichtbare Ergebnisse

Herausforderung

  • Ausgangsrechnungen direkt im System ablegen
  • Apotheken-Betriebserlaubnis automatisiert anzeigen
  • Möglichkeit, Controlling- Aktivitäten zu erleichtern
  • Unterschiedliche Datenquellen und Mandanten vereinheitlichen und auswerten

Lösung

  • DMS-Modul YAVEON Aktenplan und YAVEON ProBI

Nutzen

  • Deutlich geringerer Aufwand im Controlling
  • Zeitersparnis bei der Anzeige relevanter Auswertungen
  • Statusanzeige der Betriebserlaubnis von Apotheken auf Knopfdruck in der Sidebar
  • Ausgangsrechnungen werden direkt im System hinterlegt

Zwei Lösungen

Ein Nutzen

Übersicht auf Knopfdruck. Die hameln pharma gmbh setzt im Controlling auf das Dokumenten Management-System (DMS) ecspand mit dem Modul YAVEON Aktenplan sowie die Business Intelligence-Lösung Qlik Sense. Susann Meden, Director Controlling, und Uwe Hölscher, Director Finance, beschreiben im Interview, wie sie mit den Systemen arbeiten.

Sicherheit geht vor: Lagerung von Betäubungsmitteln

Die hameln pharma gmbh ist Spezialist für Betäubungsmittel und greift auf über 125 Jahre Erfahrung zurück. Der Fokus des Unternehmens ist die Vermarktung von injektabilen Parenteralia für die Akuttherapie im Krankenhaus. Parenteralia sind sterile Zubereitungen zum Beispiel zur Injektion in den menschlichen oder tierischen Körper.

Frau Meden, Herr Hölscher, warum machten Sie sich auf die Suche nach einer DMS- und einer Business Intelligence-Lösung? Uwe Hölscher: „Wir waren kurz zuvor von SAP auf Microsoft Dynamics NAV umgestiegen und wollten das System nun weiter ausbauen. Wichtig war uns, Ausgangsrechnungen eingescannt direkt dort ablegen zu können. Dafür war ein Dokumenten Management-System genau das richtige.“

Susann Meden: „Das war bei mir ähnlich. Ich wollte auch den Nutzen unseres neuen ERP-Systems weiter ausbauen und spezielle, detaillierte Auswertungen direkt exportieren. Es hat sich dann herausgestellt, dass das am besten mit einer Business Intelligence-Lösung funktioniert.“

Wie ist dann der Kontakt zu YAVEON entstanden?

Uwe Hölscher: „Der war schon da, denn wir hatten ja bereits das ERP-Projekt mit YAVEON durchgeführt. Weil das sehr gut gelaufen war, nutzten wir den Kontakt und stimmten uns mit den entsprechenden Beratern ab. Die Entscheidung fiel dann auf das DMS-Modul YAVEON Aktenplan und die Business Intelligence-Lösung YAVEON ProBI auf Basis von Qlik Sense.“

Wie lief die Implementierung ab?

Uwe Hölscher: „Die Einrichtung von YAVEON Aktenplan verlief schnell und unkompliziert. Bereits nach kurzer Zeit konnten wir das System nutzen und waren mit den Funktionen vertraut. Vieles, zum Beispiel die Rechnungseingangsverarbeitung, haben wir uns direkt im System angeeignet. Die YAVEON Berater standen uns dafür immer Rede und Antwort.“

Susann Meden: „Auch die Einführung von YAVEON ProBI war angenehm, wir waren schon während der Implementierung sehr zufrieden. Unsere Berater haben uns immer zugehört und verstanden.“

Werfen wir einen Blick auf die YAVEON Perspektive. Herr Pietzka, Herr Wanzel, Sie waren Projektleiter. Wie ist die Implementierung aus Ihrem Blick verlaufen?

Samuel Pietzka: „Für die DMS-Einführung haben wir uns viel Zeit genommen und uns telefonisch regelmäßig abgestimmt. Das Ziel war es, hameln eine Lösung zu geben, die den Vorstellungen voll gerecht wird – und das sowohl in kurzer Zeit als auch mit langfristigem Nutzen. Das hat gut funktioniert, wir haben sehr vertrauensvoll miteinander gearbeitet.“

David Wanzel: „Das sehe ich ganz genauso. Die Zusammenarbeit im BI-Projekt war sehr angenehm und hat einfach Spaß gemacht. Sicher gab es auch Herausforderungen, zum Beispiel die unterschiedlichen Datenquellen, welche mandantenübergreifend zusammengeführt wurden oder die “Security-Rules” in Kombination mit den individualisierten “Custom Properties” für die Zugriffsberechtigungen auf App- und Streamebenen. Aber das gibt es in jedem Projekt. Wichtig ist, gemeinsam eine gute Lösung zu finden und das ist uns geglückt.“

Was kann die DMS-Lösung YAVEON Aktenplan und was nutzt die hameln pharma gmbh?

  • Direkt integriert in das ERP-System
  • Revisionssichere Archivierung
  • Volle Integration auf den Debitorenkarten
  • YAVEON Aktenplan führt alle relevanten Dokumente in einer Vertriebs- und Einkaufsakte zusammen
  • Umfassende Integration in Microsoft Office-Tools
  • Betriebserlaubnis als Individualentwicklung

Was kann ProBI auf Basis von Qlik Sense und was nutzt die hameln pharma gmbh?

  • ProBI ist die Business Intelligence-Lösung von YAVEON auf Basis von Qlik Sense
  • Moderne, webbasierte Infrastruktur
  • Mobil erreichbar
  • Basis: ERP-System Microsoft Dynamics NAV
  • Detaillierte Datenanalysen auf die Anforderungen des Nutzers abgestimmt
  • Daten lassen sich frei durchsuchen und auswerten
  • KPIs werden in Diagrammform dargestellt und lassen sich somit schneller analysieren

Was nutzt die hameln pharma gmbh?

  • Zusammenfassung mehrerer Mandanten zu einer Auswertung aus verschiedenen Daten, zum Beispiel Excel oder NAV
  • Zeitersparnis in den Bereichen Einkauf und Verkauf durch schnellere und flexiblere Auswertungen

„Auch die Einführung von YAVEON ProBI war angenehm, wir waren schon während der Implementierung sehr zufrieden. Unsere Berater haben uns immer zugehört und verstanden."

Susann Meden, hameln pharma GmbH

Apotheken beliefern

Betriebserlaubnis prüfen

Eine Individualentwicklung, die die Arbeit erleichtert, Papier spart und Übersicht schafft

Ein Fokus der hameln pharma gmbh ist die Belieferung von Apotheken. Wichtig dabei ist, dass diese über eine gültige Betriebserlaubnis verfügen. Bisher wickelte hameln die Prüfung in Papierform ab: Die Betriebserlaubnis kam per Fax, wurde in einem Ordner abgelegt und musste regelmäßig geprüft werden – staubige Unterlagen inklusive. Mit YAVEON Aktenplan geht das nun einfacher und automatisiert: Der aktuelle Status der Betriebserlaubnis ist bereits im Aktenbaum des Systems, also in der Sidebar, ersichtlich. Erlischt eine Erlaubnis, versendet das System automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail und weist auf Handlungsbedarf hin.

Weniger Aufwand dank passender Systeme

Frau Meden, Herr Hölscher, wie würden Sie die Projekte zusammenfassen und den Nutzen der Lösungen beschreiben?

Susann Meden: „Ohne YAVEON ProBI mit Qlik Sense wären wir im Controlling aufgeschmissen und hätten einen deutlich höheren Aufwand. Rund zehn Personen bei hameln arbeiten täglich mit dem System und merken, wie es Ihren Arbeitsalltag erleichtert. Die Tendenz ist steigend, wir buchen sogar neue User hinzu.“

Uwe Hölscher: „Auch für das DMS-Projekt kann ich nur sagen, alles im grünen Bereich. Wir haben nun ein System, das viele Schritte automatisiert und uns somit Zeit spart. Außerdem archivieren wir revisionssicher und werden damit allen Vorgaben gerecht. In seltene Fällen kommt es zu Berechtigungsproblemen. Aber dann haben wir einen Ansprechpartner bei YAVEON, den wir anrufen und der das Problem löst.“

Frau Meden, Herr Hölscher, danke für Ihre Zeit, die spannenden Einblicke und das Interview.

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