Ein Bild, auf dem ein Software-Workflow von WEBCON zu sehen ist

Wie DMS Funktionen Ihren Arbeitsalltag erleichtern können

Homeoffice, mobiles Arbeiten und die vermehrte Nutzung digitaler Angebote – die vergangenen Jahre hat gezeigt, dass eine Pandemie Vieles, was bisher auch gut physisch auf Papier ging, rasant digitalisiert. Häufig werden hierfür Notlösungen wie E-Mails oder Scans von Dokumenten herangezogen. Richtig angegangen und mit den vielen Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems lassen sich solche Arbeiten aber nachhaltig und vor allem langfristig und effizient digitalisieren.

Digitalisierung? Ja. Aber richtig.

Wenn Sie sich bei Digitalisierungs-Notlösungen wie E-Mails oder händische Dokumentenscans wiedererkennen und für Abhilfe sorgen wollen, denken Sie daran, einmal kurz inne zu halten und den Prozess neu zu denken. Sprich: Dokumente sinnvoll digitalisieren. Das geht besonders gut in Dokumenten-Management-Systemen, ist dann aber „nur“ digital. Überlegen Sie stattdessen, wie Sie das gewünschte Ergebnis erhalten – aber bequemer, schneller und gegebenenfalls sogar billiger als heute.

Digitalisierung ist dann erfolgreich, wenn Sie allen hilft

Digitale Lösungen bringen Vorteile – aber welche sind das konkret? Erleichterung spüren Sie dann, wenn Sie Vorgänge so durchlaufen können, dass sie einfacher und zuverlässiger sind als in der nicht digitalen Version. Dabei spielt es keine Rolle, dass Sie grundsätzlich aktiv werden müssen - Hauptsache, es funktioniert. Ein Beispiel ist die Reservierung eines Sitzplatzes im Zug. Sicher, Sie müssen sich zwar Ihre gebuchte Verbindung raussuchen, also aktiv werden. Das machen Sie jedoch wann und wo Sie wollen und wählen genau den Sitz, den Sie sich wünschen (natürlich insofern er frei ist.). Eine digitale Bestätigung meist per E-Mail zeigt, dass die Buchung funktioniert hat. Keine Hotline, keine Zettelwirtschaft – Sie steigen sorgenfrei in den Zug und fahren los. Und auch die Bahn hat dadurch Vorteile. Schließlich steigern zufriedene Kunden ein gutes Image und angenehme Ticketkontrollen. Sie sehen: Durch Digitalisierung kann eine Win-Win-Situation entstehen.

Wenn Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung voll nutzen wollen, geht es also nicht nur darum, Prozesse richtig zu durchlaufen. Vielmehr sollten Sie richtig und zugleich gut sein.

Wie Kann ein DMS dabei helfen? Wichtige Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems

  • Automatisiertes Scannen, Erfassen und Ablegen von Dokumenten
  • Schneller Zugriff auf sämtliche Informationen - von überall und jederzeit
  • Suchen und Finden über Verschlagwortung oder Volltextsuchen
  • Rückverfolgung, wer wann welches Dokument bearbeitet oder freigegeben hat
  • Mithilfe von Workflows können verschiedene Prozesse wie Dokumentfreigaben oder Anträge automatisiert werden
  • Einhalten von Regularien und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wird gewährleistet
  • Rechtskräftige digitale Signaturen können hinzugefügt werden

Ein Beispiel: Urlaub mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystem Funktionen abwickeln

Deutlich werden die Möglichkeiten beim Thema Urlaubsantrag: Genau dieser Prozess lässt sich in einem DMS wunderbar abbilden, da ein Dokumentenmanagementsystem hierfür die passenden Funktionen anbietet. Bei der einfachsten Variante würde alles auf Word/Excel/PDF-Dokumenten eingetragen, der Chef per Workflow informiert, der anschließend digital unterschreibt, wodurch letztlich die Personalabteilung mit der Freigabe automatisch informiert wird.

Problem gelöst? Irgendwie schon. Aber wie wäre es, wenn Sie stattdessen Ihren Urlaubswunsch in einem Portal eintragen – Sie klicken einfach auf die Kalendertage, das System berechnet die richtige Anzahl an Urlaubstagen unter Berücksichtigung der gültigen Feiertage oder Betriebsurlaube, informiert Sie direkt, ob Ihr ausgewählter Vertreter zeitgleich Urlaub hat, und wie viele Tage Ihnen dann als Resturlaub bleiben.

Auch Ihren Alltag als Vorgesetzter kann eine solche Lösung erleichtern: In einer Übersicht sehen Sie die aktuellen Urlaubstage all Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – Sie wissen auf einen Blick, wer wann da ist. Zusätzlich werden Sie rechtzeitig daran erinnert, wenn zu viele Urlaubstage auflaufen.

"Self-Services” können administrativen Aufwand reduzieren

Ähnlich wie beim Zugticket können Sie so vieles selbst und direkt in die Hand nehmen, statt von Dritten abhängig zu sein. Diese “Self-Services” funktionieren natürlich in mehrere Richtungen: intern, zum Beispiel beim Urlaubsantrag, aber auch im Zusammenspiel mit Kunden und Lieferanten. Als Unternehmen können Sie so Ihren administrativen Aufwand reduzieren. Noch viel wichtiger ist aber, dass dieser Weg für alle Beteiligten Vorteile bringt und im Idealfall sogar Spaß macht. Dank solcher Systematiken fällt es auch leichter, Abweichungen vom Tagesgeschäft abzuwickeln – das muss nicht gleich eine Pandemie sein. Vielmehr reden wir von zum Beispiel saisonalen Schwankungen oder Wachstumskurven.

Klingt alles logisch und simpel? Das ist es auch. Digitale Rechnungsfreigabe, elektronischer Datenaustausch oder CAPA-Management – es gibt noch viele weitere gute Beispiele, die neu gedacht werden können.

Autor

Kein Komma zu viel, kein Satzzeichen zu wenig: Katharina Miller schafft es, eigentlich komplexe Themen auf einfache und verständliche Sätze herunterzubrechen. Ihre Texte enthalten alles, was man sich von einer guten Content Marketing Managerin wünscht: Spannende Geschichten, gespickt mit dem nötigen Fachwissen, ansprechende Beispiele und Metaphern sowie vor allem eins: Mehrwert für den Leser. 

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