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Ein ERP-System für kleine Unternehmen - so erleichtert es ihre Arbeit

Eine Quizfrage zum Einstieg: Was ist das beliebteste ERP-System?

Excel.

Natürlich, Excel ist eigentlich kein ERP-System, viele Unternehmen nutzen das Tool jedoch als solches. Besonders häufig trifft man auf dieses Phänomen in kleinen Unternehmen. Auf die Frage, warum, kommt meist die Antwort: „Wir brauchen kein ERP, das ist viel zu teuer und aufwändig.“ Sicher, ganz so komplex wie beim Großkonzern sind die Prozesse in kleinen Betrieben nicht. Aber auch die kleinste Firma erfasst Daten und verfügt über eigene Unternehmensprozesse – und all die wollen verwaltet und optimiert werden. Die Mitarbeiterzahl wächst und die Verwaltungsarbeiten werden mehr? Damit steigen der Zeitdruck und die Gefahr, Fehler zu machen. Spätestens, wenn die Zahl der zu verwaltenden Artikel und damit die Komplexität zunimmt oder Daten mit Lieferanten ausgetauscht werden müssen, kann Software den Arbeitsalltag enorm erleichtern. Die Lösung: Immer mehr Kleinunternehmen setzen auf ERP-Software.

Inhalte

    Was sind ERP-Systeme und wofür werden sie benötigt?

    ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning und meint die Planung und den Einsatz von Geschäftsressourcen wie Artikel, Mitarbeiter, Maschinen oder Zeit. Es bildet die ganze Warenwirtschaft eines Unternehmens ab. Werden diese Prozesse mit Software unterstützt, handelt es sich dabei um ein ERP-System. Ziel einer solchen Lösung ist es nicht nur, die Ressourcenplanung zu erleichtern, sondern sie soweit möglich sogar zu automatisieren. Weil dank einer ERP-Lösung stets alle Benutzer mit dem gleichen Datenstand arbeiten, werden außerdem korrekte Schlüsse gezogen und es können die entsprechenden Handlungen erfolgen – zum Beispiel die Bestellung zur Neige gehender Materialien in einem Schritt. Automatisierte Prozesse und Workflows vermeiden zudem Fehler, die manuell einfach immer mal passieren, und entlasten die Mitarbeiter. Zusammengefasst: ERP spart Zeit, steigert den Überblick, erhält und erhöht die Qualität, bietet die Basis zur Erfüllung künftiger Anforderungen und bringt Unternehmen voran, ohne, dass diese mehr Aufwand investieren müssen.

    Das leuchtet ein. Viele fragen sich bestimmt dennoch: Ist eine solch umfangreiche Lösung für Kleinunternehmen tatsächlich sinnvoll? Die Antwort vorab: Ja. Um diese Frage jedoch allumfassend beantworten zu können, müssen wir zunächst die Grundlagen klären.

    Welche Herausforderungen konfrontieren kleine Unternehmen immer wieder?

    Die Herausforderungen des Alltags sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Denn es sind die eigenen Produkte oder Dienstleistungen, die das Arbeitsleben gestalten. Auch die aktuelle Auftragslage und die Nachfrage beeinflussen die Priorisierung insbesondere von solchen Unternehmen, die an Stoßzeiten gebunden sind. Dennoch gibt es einige Herausforderungen, die wohl jedes Kleinunternehmen beschäftigen. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um:

    Wie können ERP-Systeme Kleinunternehmen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen unterstützen und warum sind sie sinnvoll?

    Das ist also eine Auswahl der Herausforderungen, mit denen Unternehmen zu kämpfen haben. Für kleine Firmen bedeuten sie meist mehr Aufwand als für große Betriebe. Warum? Viele Klein- und Kleinstunternehmen wickeln all ihre Prozesse manuell oder über eigene Systeme, teils Insellösungen, ab. ERP-System? Fehl am Platz. Zu groß ist die Sorge vor einer Überzahl an unnötigen Funktionen, hohen Einführungs- sowie Betriebskosten und Abhängigkeit vom Anbieter. Alles Vorurteile?

    Einmal eingeführt stellt ERP-Software für Kleinbetriebe eine große Erleichterung da – vorausgesetzt, die Wahl fällt auf eine passende Lösung. Manuelle Systeme über Excel und Co. sind nicht notwendig. Ist das geschafft, freuen sich die Unternehmen über eine Vielzahl an spürbaren Vorteilen wie:

    • Mehr geschäftliche Agilität
    • Zukunftssicherheit
    • Systematische Fehlervermeidung
    • Gesteigertes Geschäftswachstum und Innovationen
    • Nie mehr Insellösungen
    • Die Möglichkeit, von überall und immer zu arbeiten
    • Deutlich einfachere Planung und Steuerung der eigenen Geschäftsprozesse
    • Vorankommen der digitalen Transformation
    • Mehr Transparenz im Geschäftsalltag
    • Gesenkte Bestandskosten
    • Effizientere innerbetriebliche Arbeitsabläufe
    • Einfachere Datenpflege
    • Automatisierter Datenaustausch mit anderen (auch externen) Systemen
    • Wettbewerbsfähigkeit
    • Übersichtliche Analysen und Auswertungen
    • Sichere Prozesse, die den Datenschutz berücksichtigen
    • Weniger Fehler
    • Motivierte Mitarbeiter dank reibungsloser Prozesse

    Welche Kriterien muss eine ERP-Lösung für Kleinunternehmen erfüllen?

    Ihr ERP-System sollte zu Ihnen passen. Welche Kriterien spielen eine Rolle? Erstellen Sie Ihr eigenes Lastenheft, das auf jeden Fall folgende Punkte umfassen sollte:

    Wie finden Kleinunternehmen das passende ERP-System?

    Nun wissen Sie, wie ein ERP-System Ihren Alltag erleichtern kann und welche Kriterien es erfüllen sollte. Wenn Sie nun beginnen zu recherchieren, merken Sie schnell, dass es zahlreiche Anbieter gibt die – es liegt in der Natur der Sache – ihre jeweilige Lösung als die passende beschreiben. Wie also finden Sie als Kleinunternehmen die richtige Möglichkeit? Wenn Sie sich folgende Fragen stellen und bezüglich der unterschiedlichen Systeme beantworten, kommen Sie ans Ziel:

    • Welche Anforderungen soll das ERP-System erfüllen?
    • Welche Ziele wollen wir mit der neuen Lösung erreichen?
    • Wie hoch ist unser Budget?
    • Reichen uns Standardfunktionen oder brauchen wir branchenspezifische Möglichkeiten?
    • Welches Betreibermodell passt zu uns?
    ERP-System-Grafik

    Ob groß oder klein: Die passende ERP-Lösung für jeden Anspruch gibt es bei YAVEON

    Eine ERP-Lösung auf Ihre Branche abgestimmt? Das bietet YAVEON ProBatch – auch speziell für kleine Unternehmen als Komplettpaket. Eine klassische Projekteinführung oder eine Paketlösung mit besonders schnellem Ergebnis: Welche Variante passt zu Ihnen?

    Pakete-Projekt mit gezielten Funktionen:

    • Schnelle, einfache und kostengünstige Einführung
    • Transparente Lösung, da Kosten klar definiert sind
    • Speziell für die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen definierter Funktionsumfang
    • An die Herausforderungen der eigenen Branche angepasst
    • Standardnahe Lösung in der Cloud
    • Kann bei Bedarf individuell und flexibel um Funktionen und Module erweitert werden
    • Passgenaue Dienstleistungen

    Klassisches Projekt von A bis Z

    • Vielschichtige Anforderungen über den Paketumfang hinaus
    • Einbindung einer großen Anzahl an Benutzern und Projektbeteiligten
    • Intensive Betreuung vor, während und nach dem Projekt
    • Einführung über einen vorab festgelegten Zeitrahmen inklusive Schulungen
    • Flexibel erweiterbar dank zahlreicher Apps

    Fazit

    Hand aufs Herz: Ist ERP-Software für Kleinbetriebe lohnenswert? Ja!

    Viele kleine Unternehmen unterschätzen die Vorteile, die eine ERP-Lösung für sie und ihre Warenwirtschaft haben kann. Zu groß sind die Sorgen rund um Kosten, Abhängigkeit und Anpassungsmöglichkeiten in der Zukunft. Unbegründet: Denn ein geeignetes System ist schnell eingeführt, günstig und speziell auf Kleinunternehmen ausgerichtet. Solche Lösungen können den Alltag erleichtern, die Qualität verbessern, Arbeitsgeschwindigkeit und Sicherheit steigern und die Brücken für ein erfolgreiches Morgen bauen. Große, komplexe Systeme sind dafür meist gar nicht nötig. Es gibt spezielle ERP-Lösungen, die für die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen entwickelt wurden. Um das passende zu finden, helfen bestimmte Kriterien. Dazu zählen das Budget, nötige Funktionen, die eigenen Ziele und eine einfache Handhabung. Fragen auf der Suche nach der passenden Software beantworten ERP-Anbieter. Sie verfügen über das nötige Wissen und beraten Sie – denn im Mittelpunkt sollten Ihre Interessen und Ziele stehen.

    Die geeignete Lösung ist gefunden? Dann heißt es: Vollgas! Probieren Sie es aus.

    Die Autorin

    Wissen, Erfahrung und Sympathie – Sandra Staudigel ist Beraterin aus Leidenschaft und dreht für ihre Kunden jederzeit auch eine Extrarunde. Dabei behält sie den Fokus und weiß immer, was zu tun ist. Ihr Credo: Mit Zielstrebigkeit lassen sich die besten Ergebnisse erzielen!

    Warum Yaveon?

    Immer auf Augenhöhe und gemeinsam mit Ihnen

    7 Standorte, über 550 Kunden, rund 170 Mitarbeiter. Mit unserer jahrelangen Erfahrung haben wir uns auf die Fahne geschrieben: maximale Qualität für zufriedene Kunden.

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