ERP-Systeme von A bis Z. Alles, was Sie wissen müssen.
Enterprise Resource Planning, kurz ERP, ist zwar vielen ein Begriff, nur wenige wissen jedoch etwas damit anzufangen. Was kann ERP, wer profitiert davon, welche Lösungen gibt es und was sind die wesentlichen Unterschiede zwischen den verschiedenen Systemen? Fragen über Fragen. Die Antworten gibt dieser Blogbeitrag.
Was bedeutet ERP?
Enterprise Resource Planning, kurz ERP, wird im Deutschen meist als Geschäftsressourcenplanung bezeichnet: ERP ist also dafür zuständig, die Ressourcen im Unternehmen im Blick zu behalten und optimal einzusetzen. Dabei kann es sich sowohl um Materialien als auch um Kapazitäten, Finanzinfos oder Informations- sowie Kommunikationstechnik-Ressourcen handeln. Unternehmen planen, steuern und verwalten Aktivitäten dank ERP zum passenden Zeitpunkt und werden dem aktuellen Bedarf gerecht. All das unterstützt einen betrieblichen Wertschöpfungsprozess.
Was ist ein ERP-System?
Da solche Prozesse manuell meist sehr komplex und fehleranfällig sind, gibt es Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP-Systeme). Dabei handelt es sich um Softwarelösungen, die die Ressourcenplanung eines Unternehmens erleichtern und dafür verschiedene Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten vereinen. Die Verarbeitung und Speicherung aller in einer ERP-Lösung genutzten Daten erfolgt zentral in einer Datenbank.
Wofür benötigt man ein ERP-System?
Enterprise Resource Planning-Systeme ermöglichen es, die Abfolge nötiger Unternehmensprozesse zu automatisieren. Indem das System auf eine einheitliche, aktuelle Datenbasis zurückgreift, können die passenden Schlüsse gezogen werden. Entsprechend wird die nötige Handlung direkt ausgelöst.
ERP-Systeme haben das Ziel, möglichst alle Geschäftsprozesse abzubilden, um getrennt voneinander laufende Insellösungen zu vermeiden. Weil Informationen hierin separat verarbeitet und nicht miteinander verknüpft sind, entstehen schnell Probleme.
Das wahrscheinlich wichtigste Schlagwort in Verbindung mit ERP-Systemen ist also: Integration. Denn ERP-Lösungen vereinen zahlreiche Funktionen wie:
Wie sind ERP-Systeme historisch entstanden?
Der Blick in die Historie von ERP-Systemen führt uns in die 1970er Jahre. Zu dieser Zeit kamen die ersten Lösungen, die für die Materialbedarfsplanung zuständig waren, auf den Markt – sogenannte Material Requirements Planning-Systeme (MRP). Rund zehn Jahre später, in den 80er Jahren, kamen dann weitere Funktionen hinzu: die Produktionsplanung und -steuerung. Um den Bezug zu MRP zu verdeutlichen, fiel die Wahl des Namens auf „MRP II-Systeme“. Nun folgten nach und nach weitere Funktionen beispielsweise für die Planung und Steuerung von Prozessen, um die Ressourcen in den Unternehmen vollständig abdecken zu können.
Kombiniert mit Möglichkeiten für Buchhaltung, Rechnungswesen, CRM und noch viel mehr war es soweit: Die ersten ERP-Systeme waren geboren. Eine weitere Ergänzung: Während sich MRP-Lösungen bislang nur an industrielle Bereiche wandten, stellten ERP-Systeme von Anfang an eine Erleichterung für (beinahe) alle Wirtschaftszweige dar.
Ein Faktor, der die Entwicklung rund um ERP mit am meisten vorangetrieben hat, war die Ausbreitung des Internets und damit einhergehend das Entstehen von webbasierten Technologien. Diese Entwicklung lässt sich bis heute verfolgen, denn mit Cloud-Lösungen haben modernste Möglichkeiten den Markt erobert. Je nachdem, ob es sich um eine Private oder Public Cloud handelt, werden die Daten dann auf einem privaten oder öffentlichen externen Server gehostet. Beim Betreiber liegt auch die Aufgabe der Wartung, Instandhaltung und bei Bedarf Fehlerbehebung.
Welche Unternehmensbereiche werden von einem ERP-System erfasst?
Von A bis Z: ERP-Lösungen sind darauf ausgelegt, den gesamten Unternehmensfluss zu beschleunigen und zu vereinfachen. Eine einheitliche Datenbasis verbindet hauptsächlich folgende Bereiche:
Doch neben internen Prozessen verbinden ERP-Lösungen auch verschiedene Standorte und Produktionsstätten. Denn sie ermöglichen es, gemeinsame Ressourcen wie Produktbestände besser planen und verwalten zu können. So können auch Unternehmen, die international vertreten sind, die Vorteile eines gemeinsamen ERP-Systems nutzen.
Welche Funktionen und Module benötigt ein ERP-System?
Insellösungen schaffen Probleme, denn die Informationen sind nicht miteinander verknüpft. Ziel eines ERP-Systems hingegen ist es, möglichst viele Geschäftsprozesse abzubilden und miteinander zu vereinen. Aus diesem Grund ziehen sich ERP-Funktionen durch beinahe alle Unternehmensbereiche.
Welche Vorteile hat ein ERP-System?
Wie ein Unternehmen sein ERP-System nutzt, ist individuell und kann von Art zu Art variieren. Dennoch gibt es einige Vorteile, die jeder ERP-Nutzer spüren wird:
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Einheitlichkeit und Transparenz
Da jede Abteilung auf dieselben Daten zugreift, ergeben sich einheitliche und nachvollziehbare Ergebnisse. Auswertungen sind zuverlässig und auf dem aktuellen Stand.
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Automatisierung
Mit einem ERP-System lassen sich viele Abläufe – zum Beispiel Zeitplanung, Nachbestellung von Materialien oder Verfügbarkeit von Produkten – in Workflows fassen. Sind diese definiert, werden sie automatisch durchgeführt und dokumentiert. Letztendlich spart das Aufwand und Sie können sich auf Ihre eigene Arbeit konzentrieren.
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Integration
Statt zahlreiche Insellösungen zu nutzen, vereint ein ERP-System alle Funktionalitäten. Das schafft Übersicht und erleichtert das tägliche Arbeiten.
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Zusammenarbeit
Einheitliche Daten, Transparenz und korrekte Ergebnisse führen dazu, dass Abteilungen besser zusammenarbeiten. Missverständnisse werden vermieden, der Informationsfluss im Unternehmen verbessert und Kollegen nutzen das System gerne.
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Bessere Datenqualität
Ein ERP-System verringert die Fehlerquote, denn Daten müssen nicht länger händisch eingetragen werden. Redundanzen und Inkonsistenzen werden vermieden – die Qualität der eigenen Daten steigt. Das schafft Vertrauen und verbessert das Ergebnis.
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Zeitersparnis
Statt lange den Ordner zu suchen, befinden sich alle Informationen in einem zentralen System. Weil die Daten hier aktuell sind, erübrigt sich die Nachfrage im Nachbarbüro, welcher Stand der neueste ist. Prozesse werden erleichtert, Durchlaufzeiten reduziert. Das spart Zeit, Nerven und letztlich Geld.
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Digitalisierung
Digitalisierung und Digitale Transformation sind die Schlagworte der aktuellen Zeit. Um die Potentiale dieser Bewegung nutzen zu können, ist ein ERP-System die passende Basis, denn hier findet die Integration aller anschließenden Systeme statt.
Vorteile sind gut und wichtig. Automatisch stellt sich aber auch die Frage nach den Nachteilen. Dazu lässt sich sagen, dass es natürlich Nachteile gibt: Die Einführung ist aufwändig, kostet Zeit und frisst Ressourcen. Auch die beste Software hängt mal, User tun sich schwer oder Updates laufen nicht ganz so rund wie sie sollten. Aber: Wer sich für das richtige ERP-System entscheidet und es mit dem passenden Partner einführt, wird bald merken, dass der Nutzen den (hauptsächlich anfänglichen) Aufwand deutlich übersteigt.
Welche ERP-Anbieter gibt es?
ERP-Systeme haben zwar ein einheitliches Ziel. Die Art dieses zu erreichen ist jedoch unterschiedlich, und genau aus diesem Grund gibt es zahlreiche Anbieter für ERP-Systeme. Neben Funktionen spielen auch Themen wie Vorgaben seitens des Unternehmens oder persönliche Vorlieben eine Rolle. Hauptsächlich lassen sich die ERP-Anbieter bzw. deren Lösungen jedoch in drei Kategorien unterteilen:
1
Anbieter von branchenunabhängigen
ERP-Lösungen
Es gibt Unternehmen, die auf der Suche nach einer soliden, breit aufgestellten Standard-ERP-Lösung sind. Statt spezifische Funktionen zu nutzen, setzen diese Firmen auf das große Ganze und sind daher am besten bei Anbietern branchenunabhängiger ERP-Lösungen aufgehoben.
2
Anbieter von branchenspezifischen
ERP-Lösungen
Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik und, und, und – die Branchen der Life-Sciences haben besonders hohe und spezielle Anforderungen. Denn im regulierten Umfeld gelten strenge Regularien. Aus diesem Grund gibt es Anbieter, die bewährte ERP-Systeme um branchenspezifische Funktionen erweitern.
3
Anbieter abhängig von der
Größe des Unternehmens
Kleinunternehmen, Mittelstand oder Konzern – für jede Unternehmensgröße gibt es das passende System. Denn die Funktionen sollen alle Bereiche abdecken – nicht mehr, aber vor allem nicht weniger.
Die bekanntesten ERP-Anbieter auf einen Blick:
Welche Betreibermodelle gibt es?
Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Betriebsmodelle für ERP-Systeme:
Was sind cloudbasierte ERP-Systeme?
Bei einer Cloud-Lösung wird die Software auf dem Server eines Dienstleisters installiert, der sich dann vollständig um den Service kümmert – Sie buchen „Software as a Sercive“, kurz SaaS. Die Server stehen meist in großen Rechenzentren, die speziell dafür auf deren Betrieb ausgelegt sind.
Viele Unternehmen haben bei einer Cloud-Lösung Bedenken, was die Datensicherheit betrifft. Schließlich arbeiten sie mit einem externen Server. Dennoch fallen immer mehr Entscheidungen für eine Cloud-Lösung. Warum? Anbieter wie Microsoft investieren sehr viel Zeit und Ressourcen, um Datensicherheit und Datenschutz zuverlässig zu gewährleisten. Weltweit gibt es Teams, die nur dafür zuständig sind, Cloud-Lösungen sicher zu halten – und das mit Erfolg.
Mobile ERP – das Unternehmen für unterwegs
Den Überblick über das eigene Unternehmen behalten – besonders für Geschäftsführer eine enorm wichtige – wenn nicht sogar die wichtigste – Aufgabe des Berufslebens. Dabei steht fest: Die Arbeit findet häufig aus dem Zug, der Raststätte oder von einem ganz anderen Ort aus statt. Und hier liegt ein großer Vorteil von Mobile ERP: Der Zugriff auf die Informationen ist von überall möglich.
Besonders in Zeiten von Homeoffice und Co. eine große Hilfe. Aber: Eigentlich sollen mobile ERP-Lösungen die bisherigen Anwendungsbereiche erweitern. Denn sie eignen sich besonders für solche Kollegen, die bislang keinen Zugang zum ERP hatten, beispielsweise Mitarbeiter im Außendienst. Weil diese ständig unterwegs sind, greifen Sie nicht einfach so über die internen Optionen auf das ERP zu – mit einer mobilen Lösung eben schon.
Genauso betroffen sind Personen, die im Lager- und Logistikbereich tätig sind: Diese arbeiten zwar nur selten vom PC aus, wickeln jedoch die gesamte Logistik mit Scannern oder Handhelds ab. Mobiles Arbeiten mit Barcode-Scannern erfolgt ohne zusätzliche Software – über mobile Applikationen ist die Logistik direkt in das ERP via Scanner eingebunden.
Weil diese Kollegen so mit exakt denselben Daten arbeiten können, wie diejenigen, die im Büro sitzen, wird die Datenqualität gesteigert. Außerdem erhöht sich die Transparenz, die Zusammenarbeit wird leichter und die Ergebnisse besser.
Was kostet ein ERP-System?
Ein Thema, das sicherlich jedes Unternehmen auf der Suche nach einem ERP-System beschäftigt, sind die Kosten. Eine seriöse pauschale Aussage, welche Summe für die Einführung eines ERP-Systems aufgebracht werden muss, lässt sich nicht treffen. Der Aufwand ist sehr individuell und abhängig davon, welche Anforderungen abgedeckt werden müssen und welches System gewählt wird.
Um eine gute Einschätzung abgeben zu können, sollten vor Projektstart kurz- und langfristige Kosten berücksichtigt werden. Grundsätzlich gibt es dabei drei wesentliche Kostengruppen:
Interne
Kosten
Darunter fallen beispielsweise andere Prioritäten während der Einführungsphase – schließlich hat das Projekt oberste Priorität. Aber auch Schulungen oder die Eingewöhnungszeit der User gehören dazu. In diesen Zeiträumen kommen zusätzliche bzw. neue Aufgaben auf die Anwender zu und es bleibt weniger Zeit für die eigentliche Arbeit.
Direkte
Kosten
Weiterhin müssen die direkten Kosten, also solche, die durch den Erwerb der Software an sich entstehen, berücksichtigt werden. Je nach Funktionsumfang und Userzahl können sich diese stark unterscheiden.
Externe/
Dienstleistungskosten
Ein dritter Punkt sind Kosten, die durch die Einführung der Software, Schulungen sowie Wartung und Support entstehen.
Neben diesen Hauptfaktoren spielt eine weitere Thematik eine Rolle: das Kaufmodell. Denn es ist sowohl möglich, ERP-Lösungen klassisch zu kaufen als auch zu mieten. Jede der Möglichkeiten hat ihre Vor- und Nachteile. Die Wahl, welche Option am besten zum eigenen Unternehmen passt, ist individuell und lässt sich durch professionelle Beratung beschleunigen.
Wie lange ist die Nutzungsdauer eines ERP-Systems?
Zehn bis 15 Jahre. Diese Aussage treffen viele ERP-Spezialisten, wenn es um die Frage geht, wie lange ERP-Systeme im Schnitt im Einsatz bleiben. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass ERP-Systeme natürlich auf langfristigen Nutzen ausgelegt sind.
Dabei ist jedoch zu beachten, dass besonders im Bereich Rechnungswesen und Finanzen Änderungen in Kraft treten können, die ein altes ERP nicht umsetzen kann. Außerdem werden ERP-Wechselzyklen länger – denn durch regelmäßige Updates ist das ERP immer auf dem neuesten Stand. Der Wechsel von ERP-Systemen ist weniger häufig notwendig.
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für ERP-Lösungen in der Cloud – und diese sind schneller einsatzbereit als klassische On-Premise-Lösungen.
Die gute Nachricht dabei ist: Regelmäßige kleine Updates stellen sicher, dass ERP-Systeme dauerhaft genutzt werden können. Statt vollständig neu einführen zu müssen, bleiben Sie mit Updates auf dem Laufenden.
Fazit: Unternehmen haben selbst Einfluss darauf, wie lange sie ihr ERP nutzen können und wollen. Wichtig ist, dass die Entscheidung für das richtige ERP fällt. Doch was ist richtig? Um das herauszufinden, können Ihnen folgende Fragen helfen:
Wie erfolgt die Auswahl eines ERP-Systems klassischerweise?
Die Wahl des ERP-Systems legt also den Grundstein für die Arbeit der kommenden Jahre. Da stellt sich natürlich die Frage, wie Unternehmen das passende ERP-System finden.
Dafür einige typische Handlungsratschläge:
ERP-Einführung anhand der Projektmethodik YAVEON Procedures
Geschafft, Sie haben sich für einen ERP-Partner entschieden und starten nun hochmotiviert in das Projekt. Doch wie läuft die Einführung eines ERP-Systems ab? Auch hier sei gesagt: unterschiedlich. Jeder ERP-Partner nutzt seine eigene Projektmethodik, basierend auf Erfahrung und den jeweiligen Projektansprüchen. Die Best Practice-Methode YAVEON ProCedures beispielsweise setzt auf agile Mechanismen, iteratives Arbeiten und das Zusammenspiel aus Partner und Kunde:
-
Projektterminplan
Bevor ein Projekt starten kann, sollte es detailliert vorbereitet werden. Dazu gehören: Projektumfang, -budgetierung und -organisation genauso wie die mögliche Datenübernahme, der Aufbau des Testsystems sowie die Abstimmung einer Business Process Master List (BPML). Bei Bedarf wird außerdem ein Validierungsplan aufgesetzt.
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Schulung, Test und Analyse
Im nächsten Schritt stehen die Schulungen der Key User auf dem Plan. Außerdem werden die Prozesse am System anhand des Branchenstandards simuliert, User Requirement Specifications erstellt, geprüft und freigegeben sowie bei Bedarf eine umfangreiche Analyse durchgeführt.
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Optimierung
Der zweite und dritte Schritt bedingen sich gegenseitig, denn nun geht es um die Optimierung: Hierfür werden mögliche Optimierungen aufgenommen, der Bedarf definiert und einzelne Phasen festgelegt. All das wirkt sich auf Schritt 2 – Schulung, Test und Analyse aus. Ziel ist es, höchste Funktionalität und Anwenderfreundlichkeit zu erreichen.
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Akzeptanztest/Integrationstest
Nun geht es darum, Testsysteme zu installieren und einzurichten. Key User werden erneut geschult. Sowohl YAVEON als auch der Kunde führen Tests durch.
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Echtstart und Abnahme
Endspurt, der Echtstart kann nun vorbereitet werden. Die Systeme werden aufgebaut und die End User geschult. Der letzte Schritt ist die finale Datenübernahme.
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Support, Hotline und Wartung
Echtstart geschafft und das war´s? Natürlich nicht, jetzt beginnt die Nutzung des ERP-Systems. Bei Fragen oder Unklarheiten stehen erfahrene Support-Berater bereit.
Wie können ERP-Systeme noch eingeführt werden?
Es gibt also nicht die eine Methodik, ERP-Systeme einzuführen. Vielmehr gibt es zahlreiche – jeder Partner nutzt seine eigene Vorgehensweise. Das kann Vorteile haben, denn angepasste Projektmethoden sind häufig moderner und entsprechen eher den Wünschen von Kunden. Dennoch gibt einen Ablauf, der als Standard bezeichnet werden kann. Er ist der „Klassiker“ unter den Projektmethoden. Im Großen und Ganzen erwarten Sie dabei folgende Schritte:
Woran können ERP-Projekte scheitern? 6 Stolperfallen
Große Projekt haben große Ziele – doch der Weg dahin ist nicht automatisch einfach. Es lauern Herausforderungen:
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Das haben wir doch
schon immer so gemachtWir sind alle Menschen und wer kennt das Gefühl, wenn man gewohnte Abläufe hergeben muss, nicht? Meist reagieren wir mit Sorgen, zumindest Respekt vor dem, was kommt – das kann ein Problem werden.
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Die Befürchtung,
nicht mehr benötigt zu werdenDigitalisierung und Automatisierung löst bei vielen ein mulmiges Gefühl aus: Wird meine Arbeitskraft überhaupt noch benötigt? Wer sich in seiner beruflichen Existenz bedroht fühlt, kann ein ERP-Projekt blockieren – das Vorhaben scheitert.
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Zu wenig Unterstützung
aus dem ManagementERP-Projekte sind nicht von heute auf morgen umgesetzt, sie brauchen Zeit und Ressourcen. Fehlt das Verständnis vom Management, kann es zu Nachfragen kommen: Warum dauert das so lange? Wann kann es endlich losgehen? Wie lange soll ich mir das noch anschauen? Das schafft Unmut, demotiviert und belastet das Projekt.
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Falsche Erwartungen
Drei Klicks und los. Das ERP ist fertig, die Laufzeiten halbieren sich von der ersten Sekunde. Der User startet das System zum ersten Mal und arbeitet wie am Fließband. Es gibt Erwartungen, die einfach unrealistisch sind. Werden diese als Maßstab herangezogen, kommt es zu Frustration.
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Unzureichendes Projektmanagement
Planung ist das halbe Leben. Wenn es um ERP-Projekte geht, sogar noch wichtiger: Ein gutes Projektmanagement ist das A und O für funktionierende Abläufe. Wird es vernachlässigt, können Missverständnisse entstehen, der Zeitplan wird nicht eingehalten und Ressourcen sowie Geld laufen aus dem Ruder.
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Falsch zusammengestelltes Projektteam
Ob zu viele, zu wenig oder die falschen Mitarbeiter: Ein unpassend zusammengestelltes Projektteam kann dazu führen, dass ein ERP-Projekt ins Stottern gerät. Denn nur, wenn sich die passende Person um ihre eigentliche Aufgabe kümmert, wird der Bereich sinnvoll bearbeitet. Zu wenige Teilnehmer ziehen das Projekt in die Länge, zu viele verkomplizieren das Vorhaben unnötig.
Sind ERP-Projekte also zum Scheitern verurteilt? Natürlich nicht. Wichtig ist, sich immer wieder vor Augen zu führen, dass ein großes Projekt nur dann erfolgreich verläuft, wenn alle an einem Strang ziehen und sich alle Mitarbeiter abgeholt fühlen – es ist enorm wichtig, jeden einzelnen mitzunehmen. Von den Entscheidern über die Mitarbeiter bis hin zum ERP-Partner sollten alle gemeinsam in eine Richtung schauen: nach vorne.
Miteinander zu reden ist der Schlüssel zum Erfolg. Das klingt einfach und selbstverständlich. Ist es das? Von der Umsetzung ja, vom Willen nicht ganz. Denn reden sollten die Projektbeteiligten auch über Herausforderungen oder ungeplante Ereignisse und dabei immer auf Augenhöhe.
Kein Projekt ist durchgehend reibungslos. Ein guter ERP-Partner übernimmt daher nicht nur die Aufgabe, das Technische umzusetzen, sondern handelt auch als Manager. Das gemeinsame Ziel: eine ERP-Lösung, die Sie gut und gerne nutzen.
Fazit
ERP-Systeme sind mächtige Instrumente, um Geschäftsprozesse einfacher und mit besseren Ergebnissen abwickeln zu können. Da es unterschiedliche Anbieter und Möglichkeiten gibt, sollten sich Unternehmen genau überlegen, welche Anforderungen sie an eine ERP-Lösung stellen.
Eine weitere wichtige Frage: Komme ich mit einem Standard-ERP zurecht, oder bringt mich eine Branchenlösung mit spezifischen Funktionen weiter? Darauf baut auch die Frage nach der Wahl des richtigen Partners auf. Denn besonders bei Branchenfragen ist es wichtig, dass sich der ERP-Anbieter in der eigenen Industrie genauso gut auskennt, wie das Unternehmen selbst.
Ob sich ein Unternehmen nun für eine Cloud-Lösung oder für die On-Premises-Variante entscheidet, hängt von individuellen Faktoren wie dem Umgang mit Daten, der Useranzahl, den internen IT-Ressourcen oder Zukunftsplänen ab.
Zusammenfassend lässt sich also sagen: ERP-Projekte erfolgen entlang einer ähnlichen Struktur – und dennoch ist jedes Vorhaben für sich stark individuell. Wichtig ist, einen Weg zu finden, den Sie nicht nur mit Mehrwert, sondern auch gerne gehen. Denn die besten Ergebnisse entstehen, wenn man Freude an der Arbeit hat.
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