York Braune und Gebhard Schwan im Interview

Digitale Unterschriften - so nutzt sie YAVEON

Digitale Signaturen sind für viele die Rettung in Zeiten von Homeoffice, standortübergreifendem Arbeiten und Reisebereitschaft. Für andere wiederum sind sie ein Buch mit sieben Siegeln. Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht? Die YAVEON Geschäftsführer York Braune und Gebhard Schwan gewähren Einblicke in die eigene Nutzung und beantworten alle wichtigen Fragen rund um das Thema digitale Signatur.

York, Gebhard, Dokumente unterschreibt ihr hauptsächlich digital. Wie ist es dazu gekommen und wann war das?

Gebhard Schwan:
Das war nicht immer so, da in Zeiten vor Corona die Notwendigkeit nicht hoch war. Ich war regelmäßig im Büro, habe die Unterschriftenmappe vorbereitet, auf den Schreibtisch gelegt bekommen und habe dann unterschrieben. Mit Corona hat sich das dann grundlegend verändert: Täglich bekam ich mehrere Mails mit Dokumenten im Anhang, musste diese ausdrucken, unterschreiben, wieder einscannen und dann per E-Mail zurücksenden.

York Braune:
Corona hat sicherlich einen Beschleunigungseffekt gehabt, da plötzlich alle im Homeoffice waren und die kurzen Wege weggefallen sind. Dokumente zu unterschreiben, wurde damit zu einer sehr zeitintensiven Tätigkeit. Aber auch schon vor Corona war es mitunter mühevoll, mehrere Unterschriften auf ein Dokument zu bekommen. Endlos viel Papier wurde verschwendet, zahllose E-Mails empfangen und verschickt. Da hat man schnell mal den Überblick verloren. Das alles hat genervt, weswegen wir uns für die Digitalisierung dieses Prozesses entschieden haben. Wir wollten eine einfache, schnelle und sichere Lösung.

Es gibt zahlreise Lösungen für digitale Signaturen auf dem Markt. Für welche habt ihr euch entschieden und warum?

Gebhard Schwan:
Die Entscheidung war einfach, da wir die Signaturlösung unseres Partner d.velop bereits bei unseren Kunden einsetzen. Wir verfolgen grundsätzlich das Prinzip, dass wir Lösungen, die wir unseren Kunden empfehlen, auch im eigenen Unternehmen einsetzen.

York Braune:
Genau. Die Lösung von d.velop bietet alles, was wir brauchen. Außerdem handelt es sich dabei um einen Partner, den wir schon lange kennen und dem wir vertrauen.

Hattet ihr anfangs Bedenken hinsichtlich Rechtssicherheit und Funktionalität?

Gebhard Schwan:
Da YAVEON seit vielen Jahren mit dem Thema digitale Signatur in regulierten Kundenprojekten konfrontiert ist, war es für uns relativ klar, welche Dokumente wir mit welchem Signatur-Level unterschreiben müssen. Nichtsdestotrotz mussten auch wir unsere Dokumentenarten klassifizieren und innerhalb unseres QM-Systems festlegen, welche Signaturen bei welcher Dokumentenart verwendet werden dürfen.

York Braune:
Eigentlich nicht, da die Technologie absolut bewährt ist. Natürlich mussten wir wegen den Themen GMP und regulierte Märkte sicherstellen, dass alles zu unserem QM-System passt. Aber Bedenken hatte ich da keine.

Von der Theorie zur Praxis: Wie läuft eine digitale Unterschrift ab? Funktioniert das von überall?

Gebhard Schwan:
Der Ablauf ist denkbar einfach: Der Mitarbeiter, der eine Unterschrift auf einem Dokument benötigt, stellt dieses Dokument im PDF-Format in d.velop sign ein, fügt die Personen hinzu, die das Dokument unterschreiben müssen, und gibt anschließend das Dokument in den Signaturumlauf. Sobald die Personen das Dokument unterschrieben haben, ist der Prozess abgeschlossen. Natürlich wird alles über entsprechende Mail-Benachrichtigungen unterstützt.

York Braune:
Im Prinzip geht es von überall, wenn man einen PC griffbereit hat und die Unterschrift hinterlegt ist. Dann sind es sehr wenige Klicks mit automatischen Benachrichtigungen, wenn beispielsweise mehrere Personen unterschreiben müssen. Natürlich auch außerhalb der YAVEON. Ein PDF wird dafür einfach eingestellt, digital unterschrieben zurückgespeichert und dann gegebenenfalls weiterverteilt, ausgedruckt bzw. verschickt.

Klingt ja ganz unkompliziert. Wie lange dauert so ein Prozess?

Gebhard Schwan:
Ja, das geht ganz schnell und ist mit einer kurzen Schulung zu erlernen. Mail öffnen, Dokumentenlink aufrufen und unterschreiben. Mindestens 90 % der ansonsten nervigen, administrativen Tätigkeiten entfallen.

York Braune:
Alles zusammen eine Minute – höchstens. Der ganze Ablauf ist sehr unkompliziert.

Was sind die größten Vorteile einer digitalen Unterschrift? Gibt es denn auch erkennbare Nachteile?

Gebhard Schwan:
Die Vorteile sind eindeutig die Geschwindigkeit, das papierlose Arbeiten, gesparte Porto-Kosten und in Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem die automatische Ablage in den „richtigen“ digitalen Aktenordner. Nachteile kenne ich bisher keine.

York Braune:
Riesige Vorteile sehe ich in der Automatisierung und Digitalisierung des Prozesses – gerade bei mehreren Unterschriften. Die digitale Signatur spart enorm Kosten und ist schnell. Wenn man zusätzlich das richtige Ablagesystem eingerichtet hat, dann lassen sich Dokumente auch ganz einfach wiederfinden. Nachteile gibt es nicht. Allerdings sind die Vorschriften des BGB nicht so ganz einfach, wenn es um die Frage geht, welche Unterschrift welche Wirkung hat. Bei einer handschriftlichen Unterschrift spielt das keine Rolle.

Ganz ehrlich, was ist besser: persönlich unterschreiben oder digital?

Gebhard Schwan:
Ganz klar digital – vor allem in Covid-Zeiten, in denen man seine Kolleginnen und Kollegen sowieso nicht treffen darf.

York Braune:
Ich persönlich mag es auch, mit meinem schönen Kuli selbst zu unterschreiben, aber natürlich ist das altmodisch. Digital ist natürlich besser im Sinne der Effizienz, persönliches Unterschreiben etwas emotionaler. Aber da ja einige Dokumente gesetzlich die Original-Unterschrift verlangen, bleibt dieses Erlebnis erhalten.

Gutes Stichwort: Sind die Unterschriften tatsächlich vollständig rechtssicher? Für welche Dokumentarten nutzt ihr sie denn?

Gebhard Schwan:
Es gibt auch Dokumente, welche laut unserem Gesetzgeber die Schriftform erfordern, also manuell unterschrieben werden müssen. Darunter fallen zum Beispiel Kündigungen. Bei YAVEON nutzen wir die digitale Signatur für alle Dokumente, mit Ausnahme von HR-, Bank- oder notariellen Dokumenten.

York Braune:
Grundsätzlich kann man alles digital unterschreiben, solange das Gesetz nicht explizit die Original-Unterschrift verlangt – wie eben bei einer Kündigung. Es kommt aber bezüglich der Rechtssicherheit stark darauf an über welche Form der Signatur man spricht, da es drei Stufen gibt. Die einfache digitale Signatur bietet keinen wirklichen Schutz. Der fortgeschrittenen Signatur kommt ein gewisser Beweiswert vor Gericht zu. Und die qualifizierte elektronische Signatur kann gemäß §126a BGB die Schriftform ersetzen.

Nutzt ihr die digitale Unterschrift auch intern und wie erfolgt die Ablage?

Gebhard Schwan:
Ja, zum Beispiel für Gesellschafterbeschlüsse. Der Großteil der Dokumente sind allerdings Dokumente mit Geschäftspartnern, wie Aufträge, Verträge oder NDAs.

York Braune:
Absolut, sogar in vielfältiger Form. Mit unseren Gesellschaftern beispielsweise geht es oft um Umlaufbeschlüsse. Die Ablage der Dokumente erfolgt dann in Kombination mit unserem Dokumentenmanagement-System der d.velop AG.

Wie reagieren Kunden, Partner, Lieferanten auf digitale Unterschriften?

Gebhard Schwan:
Zu 90 % sehr positiv und unkompliziert. Wenn ein Geschäftspartner ein Dokument trotzdem gerne in Papierform mit manueller Unterschrift haben möchte, erfüllen wir ihm diesen Wunsch aber natürlich.

York Braune:
Absolut positiv, mich hat noch keine negative Meldung erreicht. Allerdings nutzen wir auch die Handschrift für Verträge, wenn der Kunde dies möchte.

Für welche Unternehmen / Personen eignen sich digitale Unterschriften?

Gebhard Schwan:
Für die Unternehmen, die Dokumente unterzeichnen müssen – also eigentlich für alle.

York Braune:
Genau so ist es. Da Unterschriften quasi überall vorkommen, eignet sich das System für jedes Unternehmen.

Danke für die Einblicke!

 

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Autor

Kein Komma zu viel, kein Satzzeichen zu wenig: Katharina Keil schafft es, eigentlich komplexe Themen auf einfache und verständliche Sätze herunterzubrechen. Ihre Texte enthalten alles, was man sich von einer guten Content Marketing Managerin wünscht: Spannende Geschichten, gespickt mit dem nötigen Fachwissen, ansprechende Beispiele und Metaphern sowie vor allem eins: Mehrwert für den Leser. 

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