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„Ein DMS lohnt sich daher für alle – von ganz klein bis hin zum Konzern.“
Dokumente gibt es in Unternehmen viele. Sie zu managen, ist gar nicht so einfach und endet schnell im Chaos. Die Lösung: ein Dokumentenmanagementsystem. Thorsten Hampp, DMS-Spezialist und Consultant bei YAVEON, erklärt im Interview, welche Lösung wir unseren Kunden anbieten, was sie kann und warum ein Projekt nur zwei Wochen dauert.
Thorsten, was genau sind ECM und DMS und gibt es Unterschiede?
Beim Enterprise Content Management, also ECM, geht es darum, Content wie Dokumente zu verarbeiten. Dafür gibt es dann passende Anwendungen, sogenannte Enterprise Content Management-Systeme. Es passiert häufig, dass ECM synonym zu DMS verwendet wird, das ist aber falsch, denn DMS ist ein Teil von ECM.
ECM ist also das große Ganze?
Genau. Das ganz große Ziel ist die Digitalisierung eines Unternehmens. Ein Teil davon ist Enterprise Content Management als Dach, dem Dokumentenmanagement untergeordnet ist. Es umfasst alle Themen rund um die Archivierung und das Managen von Dokumenten.
Es gibt zahlreiche DMS-Lösungen auf dem Markt. Welche erwartet unsere Kunden?
Wir haben die Lösung d.velop documents SaaS unseres Partners d.velop im Angebot. Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um ein reines SaaS-Produkt, in dem wir die Zukunft sehen.
Warum bieten wir genau diese Lösung an?
Nun, ich habe schon viele Dokumentenmanagementsysteme gesehen und getestet. Die Handhabung von d.velop documents SaaS überzeugt sowohl im Handling und der Usability als auch seitens der Aktualität des Systems. Außerdem, warum sollten wir das Rad neu erfinden, wenn es sich schon dreht? d.velop documents SaaS ist bewährt und bei vielen Unternehmen im Einsatz. Weil wir bei YAVEON das Thema Cloud auch immer mehr forcieren, passt das super ins Portfolio.
Welche Projektmöglichkeiten gibt es?
Auf der einen Seite gibt es natürlich das klassische individuelle DMS-Projekt. Wir bieten aber auch unseren Bundleansatz an. Dafür gibt es vordefinierte Aktenpläne und Konfigurationen, die es ermöglichen, komplette DMS-Bundles in kurzer Zeit abzuschließen. Da spielt auch der SaaS-Kontext wieder eine große Rolle. Denn statt eine große Infrastruktur zur Verfügung stellen zu müssen, ist alles in der Cloud verfügbar.
Was bedeutet die Partnerschaft mit d.velop für den Kunden, ist etwas von der Kooperation zu spüren?
Wir gehören bei d.velop schon zu den Urgesteinen, die Partnerschaft besteht schon sehr lange und ist sehr eng. Aktuell haben wir den Gold-Status, das sagt einerseits etwas darüber aus, wie viele Projekte wir stemmen, aber auch zu unserem Partnerverhältnis. Wir arbeiten Hand in Hand und werden sehr gut unterstützt. Kommen mal Fragen auf, ist sofort jemand für uns da. Unser Kunde selbst merkt das normalerweise nicht. Projektpartner sind wir, die YAVEON. Nur bei ganz besonderen Spezialfällen ziehen wir einen Consultant oder Developer von d.velop hinzu.
Gibt es Sorgen, die Kunden vor Projekten häufig äußern?
Ja, drei sind ganz typisch. Die Sorge vor langen Projektlaufzeiten, mangelnde Anbindungsmöglichkeiten an andere Systeme und schlechte Erfahrungen mit der Handhabung bisheriger Systeme tauchen immer wieder auf. Da kann ich schnell beruhigen, denn dank unserer Bundles sind die Laufzeiten sehr kurz. Außerdem haben wir sowohl eine DMS-Business Central-Schnittstelle als auch einen Open Connector, über den Fremdsysteme integriert werden können. Was die Bedienung betrifft, kann jeder Interessent vorab selbst testen, ob er mit der Lösung zurecht kommt, denn wir haben eine kostenfreie 30-tägige-Testdemo im Angebot. Da kann sich jeder vorab ein eigenes Bild machen. Ich bin vom Handling aber absolut überzeugt!
Die Unternehmensgrößen können sehr unterschiedlich sein. Für wen ist ein DMS geeignet?
Man könnte jetzt denken, dass sich ein DMS erst ab einer gewissen Unternehmensgröße eignet. Aber warum eigentlich? Auch ein kleines Unternehmen mit nur drei Mitarbeitern hat Dokumente wie Rechnungen oder Papierpost und auch hier gibt es krankheitsbedingte Ausfälle und Dokumente, die ungewollt liegen bleiben. Da bietet es sich genauso an, die Dokumente digital und geordnet abzulegen. Ein DMS lohnt sich daher für alle – vom ganz kleinen Unternehmen bis hin zum Konzern. d.velop documents SaaS deckt die Größen auch alle ab.
Du hast von Schnittstellen gesprochen. Wie funktioniert das denn?
Wir haben eine Schnittstelle, die über viele Jahre hinweg im Einsatz ist und immer weiter optimiert wurde. Heute ist sie so sicher, dass wir sie sogar standardisiert als komplettes Bundle anbinden. DMS und Business Central können darüber nahtlos integriert werden. Es handelt sich also nicht nur um die Möglichkeit, in andere Systeme zu springen oder sie zu öffnen, sondern um eine Vollintegration. Es sind aber auch andere Schnittstellen möglich, zum Beispiel zu SAP und Salesforce. Da gehen wir gerne in einem Gespräch genauer drauf ein.
Über ein ERP lassen sich bereits viele Dokumente verwalten. Warum ist denn überhaupt ein DMS nötig?
Gute Frage und viele machen das auch anfangs nur über ein ERP. Es hat jedoch nicht jeder Mitarbeiter Zugriff zum ERP und kann Dokumente so nicht einsehen. Außerdem füllt sich Business Central sehr schnell und es wird träge, das erschwert die Arbeit enorm. Ganz wichtig ist auch, dass die Datenhaltung in Business Central nicht revisionssicher bzw. der Weg, sie revisionssicher zu gestalten, sehr steinig ist. All das gewährleistet ein DMS.
Das bedeutet also, d.velop documents SaaS ist revisionssicher?
d.velop documents SaaS bietet die Möglichkeit einer revisionssicheren Ablage, es ist von Wirtschaftsprüfern entsprechend abgenommen.
Wie lange dauert es, ein DMS einzuführen und was kostet es?
Für ein individuelles Projekt lässt sich das pauschal nicht sagen, da spielen zu viele Faktoren eine Rolle. Projektlaufzeit und die Kosten sind immer verschieden. Mit unseren Bundles haben wir das jedoch festgelegt. Die Einführung dauert etwa zwei Wochen und die Kosten sind fix. Eine Übersicht gibt es bei uns auf der Website, da ist alles auf einen Blick aufgelistet.
Was sind typische Anwendungsbereiche für ein DMS?
Typisch ist die Verwaltung von Personalakten, denn zu jedem Vorgang gibt es etwas Schriftliches, das abgelegt werden will. Auch ein vollständiges Vertragsmanagement ist ein häufiges Szenario genau wie digitale Unterschriften mit d.velop sign. Das sind jedoch wirklich nur ein paar wenige Beispiele, es gibt viel mehr.
Wie geht es nach einer DMS-Einführung weiter, gibt es Betreuung und Support?
Natürlich. Ist ein Projekt abgeschlossen, betreuen wir den Kunden immer weiter. Bei uns gibt es kein anonymes Ticketsystem, sondern in der Regel ist der Consultant, der das System eingerichtet hat, auch für den Support zuständig. Wir haben zwar viele Kunden, können das aber bewerkstelligen, weil der Supportaufwand sehr niedrig ist, es gibt wenig Probleme. Außerdem kann das DMS natürlich erweitert werden, es ist modular aufgebaut. Vertragsmanagement, digitale Signatur und Co. können bei Bedarf ergänzt werden.
Manche Unternehmen beginnen zudem damit, ein DMS in einem kleinen Bereich einzuführen und wollen dann auf das ganze Unternehmen erweitern. Das geht natürlich auch. Es gibt viele Möglichkeiten des Ausbaus, vom Start-up bis hin zum Konzern ist alles möglich.
Vielen Dank Thorsten!
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