Kommunikationsleitfaden

Wie Sie ihn erstellen und warum er der Schlüssel zu gutem Austausch ist

„Wir können nicht nicht kommunizieren.“
Vielleicht kennen Sie dieses Statement von Paul Watzlawick und falls nicht, macht das auch nichts. Denken Sie einfach kurz über folgendes nach: Sie und Ihr Gegenüber sitzen an einem Tisch und sagen – nichts. Keine Kommunikation? Doch – nur eben nicht verbal. Mit dem Blick in Ihren Augen, Gestik und Mimik drücken Sie dennoch etwas aus. Sie kommunizieren, ohne etwas zu sagen und genau das macht funktionierende Kommunikation aus: Sie läuft auf verschiedenen Ebenen.

Wie Sie die Potenziale nutzen? Indem Sie einen Kommunikationsleitfaden erstellen.

Im Beitrag erfahren Sie, wie das funktioniert und wie der Austausch in Ihrem Unternehmen damit zukünftig besser läuft.

Inhalte

    Warum ist Kommunikation wichtig?

    Zunächst stellt sich die Frage: Warum ist Kommunikation überhaupt wichtig? Ganz egal, in welchem Lebensbereich, Kommunikation ist das A und O, denn sie ermöglicht es, dass zwischen einem Sender und einem Empfänger Informationen ausgetauscht werden. Blicken wir auf ein Unternehmen: Nur dank Kommunikation können Prozesse vorangetrieben werden, unabhängig davon, ob innerhalb einer oder zwischen verschiedenen Abteilungen.

    Ein ganz einfaches Beispiel: Sie haben im Büro die letzte Packung Kaffeebohnen geöffnet.  Geben Sie diese Information nun nicht an die Stelle weiter, die für die Kaffeebestellung zuständig ist oder kümmern sich selbst darum, wird es bald keinen Kaffee mehr geben. Was passiert? Ihr Kollege, der montags bereits um 7 Uhr mit der Arbeit beginnt, betritt nach dem Wochenende das Büro und findet: eine leere Kaffeemaschine.

    Was das – besonders an einem Montagmorgen um 7 Uhr – bedeuten kann, wissen Sie sicher selbst ;-).

    Ja, das Beispiel ist sehr generisch und drückt sicher nicht die wirklichen Herausforderungen im Unternehmensalltag aus. Aber es zeigt, was Kommunikation schafft und nicht vorhandene oder falsche Kommunikation verursachen kann: Denn geht es statt um Kaffee um eine eingehende Rechnung, sieht die Lage gleich anders aus.

    Doch was kann helfen? Ein Kommunikationsleitfaden.

    Was ist ein Kommunikationsleitfaden?

    Ein Kommunikationsleitfaden formuliert die Grundlage, wie Sie als Unternehmen kommunizieren und damit von Kunden wahrgenommen werden. Für einen durchgängigen Auftritt sollte der Kommunikationsleitfaden daher mit Ihren Unternehmenswerten und dem Corporate Design übereinstimmen.

    So erstellen Sie Ihren eignen Kommunikationsleitfaden

    Um einen Kommunikationsleitfaden erfolgreich im Unternehmen einführen und nutzen zu können, muss dieser zunächst erstellt werden. Es geht darum, was Sie auf welche Art, wie oft und an wen kommunizieren. Um Ihren persönlichen Kommunikationsleitfaden zu erstellen, sollten Sie verschiedene Schritte durchdenken.

    1. Definition, wer für die interne Kommunikation zuständig ist.

    So wird gewährleistet, dass alle betroffenen Personen allumfassend und durchgehend informiert sind.

    2. Festlegen, welche Ziele Sie erreichen wollen.

    Defür sollten Sie zunächst klären, in welchen Bereichen es aktuell zu Kommunikationsproblemen kommt. Haben Sie das herausgefunden und die Ursache identifiziert, können Sie festlegen, was besser laufen soll. Daraus ergeben sich Ihre Ziele.

    3. Identifizieren der Zielgruppe.

    Nun geht es um die Frage, wen Sie ansprechen wollen. Außerdem sollten Sie festlegen, auf welche Art dies geschehen soll. Konservativ, modern, kurz gefasst oder ausführlich? Die Art, wie Sie Personen am effizientesten ansprechen, hängt davon ab, wer Ihre Zielgruppe ist.

    4. Aufschlüsseln, über welche Kanäle und Tools kommuniziert wird.

    E-Mail, Intranet, Newsletter oder Social Media. Die Bandreite an Kommunikationskanälen ist groß. Legen Sie fest, welches Tool sich für welche Meldung eignet. Der Hintergrund auch hier: die passende Zielgruppe erreichen.

    5. Zusammenstellen eines Kommunikationskalenders.

    Wann geht welche Information raus, auf welchem Weg und auf welche Art? Sicherlich lassen sich die Veröffentlichung nicht für jede kleine Meldung bis ins Detail planen. Die Meldungen, die abzusehen sind, sollten Sie jedoch in einem Kommunikationskalender vermerken. Das Geheimnis dabei liegt in der Regelmäßigkeit: Erscheinen immer wieder Neuigkeiten, schauen Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden automatisch bewusster hin.

    6. Interaktion.

    Damit Ihre News direkt von Ihrer Zielgruppe wahrgenommen werden, sollten Sie diese schnellstmöglich darüber informieren. Mindestens genauso wichtig: auf Nachfragen, Kommentare und Co. reagieren. Das fördert den Austausch und der stellt sicher, dass Ihre Kommunikation erfolgreich ankommt.

    7. Ergebnismessung.

    Eine Strategie ist nur dann erfolgreich, wenn die Ergebnisse stimmen. Deshalb ist es wichtig, diese auszuwerten. Werden die gesetzten Ziele erreicht? Bei Bedarf ist es an der Zeit, zu optimieren.

    Akzeptanz fördern, Anwendung sichern:

    So wird Ihr Kommunikationsleitfaden zum Erfolg

    Das Geheimnis eines erfolgreichen Kommunikationsleitfadens liegt darin, dass er genutzt wird. Um das zu erreichen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter von der ersten Sekunde an einbeziehen. So fühlt sich jeder direkt abgeholt und kann sich an der Ausarbeitung beteiligen. Das erzeugt Akzeptanz und Vertrauen in den Leitfaden. Ist dieser im Team erstellt, sollte er einfach auffindbar sein. Intranet, schwarzes Brett oder Desktop-Hintergrund: Am besten stellen Sie den Kommunikationsleitfaden so zur Verfügung, dass jeder problemlos darauf zugreifen kann.

    Kommunikation ist Typsache

    Wie aber funktioniert gute Kommunikation?

    Wie Sie kommunizieren, ist sicherlich Typsache. Unabhängig von der eigenen Art und Weise, Informationen weiterzugeben und aufzunehmen, haben wir einige Tipps für Sie:

    Icon mit Zahl 1

    Seien Sie freundlich

    Dazu gibt es eigentlich gar nicht mehr zu sagen. Ein freundliches Miteinander ist das A und O, um gut und gerne miteinander arbeiten zu können.

    Icon mit Zahl 2

    Seien Sie ehrlich

    Achtung, freundlich zu sein bedeutet nicht, nicht seine eigene Meinung zu vertreten. Sprechen Sie aus, was Sie denken – nur eben auf einer fairen Ebene.

    Icon mit Zahl 3

    Kommunizieren Sie klar und deutlich

    Lange Erklärungen können verwirren. Reduzieren Sie die Informationen, die Sie weitergeben wollen, auf die Kernthemen. Was? Warum? Wann? Wer? Die sogenannten W-Fragen helfen weiter.

    Icon mit Zahl 4

    Fragen Sie nach Feedback

    Ob Ihre Informationen für Ihr Gegenüber hilfreich sind, finden Sie am besten heraus, indem Sie nachfragen. So lernen Sie, wie Sie Ihre Message zielgerichtet zum Empfänger bringen.

    Icon mit Zahl 5

    Lernen Sie aus Fehlern

    Zu spät kommuniziert oder ein Missverständnis ausgelöst? Wir sind alle nur Menschen, Fehler passieren. Wichtig ist, daraus zu lernen und es beim nächsten Mal besser zu machen.

    Icon mit Zahl 6

    Seien Sie offen

    Ihr Kollege kommuniziert anders als Sie? Sicher, es kann sein, dass Ihnen Ihre Art lieber ist – umgekehrt ist das aber bestimmt genauso. Wir sind alle verschieden und nicht jeder liegt automatisch auf einer Wellenlänge. Wichtig dabei ist, sachlich zu bleiben und dem anderen gegenüber ein offenes Ohr zu haben. Wenn Sie Ihre Bedenken direkt ansprechen und fair begründen, finden Sie sicherlich einen geeigneten Kompromiss.

    Was machen, wenn es nicht klappt?

    Sie kommen mit einer anderen Abteilung einfach auf keinen grünen Kommunikationszweig? Die Fronten verhärten sich? Denken Sie an Tipp 6 des letzten Abschnitts: Seien Sie offen. Und wenn Sie trotz allem nicht weiter kommen, fragen Sie nach Unterstützung. Eine neutrale Person kann helfen, schwierige Situationen in den Griff zu bekommen. Wie eine Art Mediator kann der- oder diejenige die Missverständnisse moderieren und eine neutrale Basis bieten. Einmal geklärt, wird die Kommunikation sicher besser laufen. Genauso gut helfen kann es, sich auf den eigenen Kommunikationsleitfaden zu besinnen. Gehen Sie die einzelnen Schritte durch und suchen Sie Optimierungsmöglichkeiten.

    Das Geheimnis von Kommunikation

    Das Geheimnis von Kommunikation ist einfach: Kommunizieren Sie. Wir alle werden Stück für Stück besser in dem, was wir regelmäßig tun. Weil sich auch die Kommunikationswege immer wieder verändern, sind Sie gezwungen, sich anzupassen. Denken Sie nur ungefähr ein Jahr zurück: Kontaktbeschränkungen und Homeoffice haben uns alle in eine ähnliche Situation gebracht: Abstimmung (privat wie beruflich) erfolgt hauptsächlich remote.

    Dabei kann Vieles schief gehen: Ergebnisloses Hin- und Herschreiben einer Mail nach der anderen kostet Zeit und bringt keinen Erfolg. Neue Kontakte remote kennenlernen, ohne sich dabei über die Kamera gegenseitig in die Augen zu schauen, erschwert, dass schnell eine persönliche Bindung entsteht. Fehlendes Verständnis für Störungen im Hintergrund – sei es die Post, der Nachwuchs oder die Baustelle um die Ecke – erschweren ein angenehmes Miteinander. Vereinbarte Termine nicht pünktlich starten, weil es ja „nur“ remote ist, irritiert die andere Person und sorgt für Unmut.

    Das bedeutet: Aufmerksam bleiben und genau überlegen, was Sie für welchen Termin benötigen. Denn mit Ihrem Kommunikationsleitfaden, der passenden Einstellung und Ausstattung werden auch virtuelle Meetings zum Erfolg.

    Vier Personen kommunizieren miteinander

    Remote Kommunikation funktioniert

    Klappt? Natürlich, nichts kann (besonders im Privaten) persönliche Kontakte ersetzen. Aber auch via Telefon, Chat oder Videotelefonie bleiben Kontakte erhalten, Informationen wandern zum nächsten Empfänger und Ideen werden zu Taten. Was im ersten Moment sicher ungewohnt war, hat sich bewährt – und das, indem Sie es einfach getan haben: Sie haben angefangen, remote zu kommunizieren.

    PS: Kommunikation ist also wesentlich. Gute Kommunikation wesentlich besser

    Digitale Lösungen können gerade im beruflichen und im regulierten Umfeld Vieles erleichtern. Was, erklären wir Ihnen gerne. Das Team des Digital Transformation Consulting freut sich auf Sie!

    Autor

    Kein Komma zu viel, kein Satzzeichen zu wenig: Katharina Keil schafft es, eigentlich komplexe Themen auf einfache und verständliche Sätze herunterzubrechen. Ihre Texte enthalten alles, was man sich von einer guten Content Marketing Managerin wünscht: Spannende Geschichten, gespickt mit dem nötigen Fachwissen, ansprechende Beispiele und Metaphern sowie vor allem eins: Mehrwert für den Leser. 

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    Kommunikationsleitfaden-Headergrafik

    Kommunikationsleitfaden

    Wir zeigen, worauf es bei Kommunikation ankommt und wie Sie den perfekten Kommunikationsleitfaden erstellen. Jetzt informieren mit YAVEON!

    Headerbild Blogbeitrag Roboter Yavi und Samuel Macaulay

    Interview Sam Macaulay & BI Roboter Yavi

    PowerBI im Einsatz: BI-Roboter Yavi und Sam Macaulay, Head of Finance und Controlling bei YAVEON, tauschen sich im Gespräch aus.

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