Digitalisierung mit Animation als Hintergrund

Prozesse digitalisieren - Wie sie es richtig angehen

"Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess." Thorsten Dirks, CEO von Telefónica Deutschland

Genau das hat Thorsten Dirks bereits im Jahr 2015 zum Thema Digitalisierung gesagt und wer, wenn nicht der CEO von Telefónica Deutschland, sollte es besser wissen? Obwohl die Aussage schon einige Jahre zurückliegt, ist sie so aktuell wie nie. Digitalisierung beschäftigt Unternehmen weiterhin enorm. Um nicht auf der Strecke zu bleiben, geraten viele unter Zeitdruck. Schnell muss es gehen, bloß keine wertvolle Zeit mehr verschwenden.

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    Eile mit Weile – schnelle Digitalisierung bedeutet nicht gute Digitalisierung

    Dazu können wir nur sagen: Natürlich ist es wichtig, zielgerichtet zu digitalisieren und in einem angemessenen Tempo mit spürbaren Erfolgen. Aber: Digitalisierung ist mehr als ein kurzfristiger Trend, der mit ein paar Umstellungen erfüllt werden kann. Digitalisierung zieht sich durch das gesamte Unternehmen – vom Praktikanten bis zur Geschäftsführung, vom Arbeitsvertrag bis zum unterschriebenen Angebot. Es geht nicht darum, einfach irgendwie zu digitalisieren, sondern so, dass Sie alle Beteiligten mitnehmen und langfristigen Nutzen erzielen.

    Was passiert, wenn Sie zwar digitalisieren, aber eben nicht richtig?

    Sind Ihre digitalen Geschäftsprozesse nicht von Grund auf aufgebaut, ergeben sich daraus häufig unnötige oder wenig zielführende Aufwände. Dazu zählen:

    • Falsche Daten werden als Eingabe gefordert. Was Fehler verursacht.
    • Vorgänge brauchen unnötig lange, weil Daten angefragt werden müssen, die zwei Schritte später erst erfasst werden. Was Zeit kostet.
    • Erwartete Optimierungserfolge treten nicht ein. Was zu Frustration führt.
    • Der Prozess ist jetzt zwar digital, wird aber von den Menschen nicht als effizient wahrgenommen. Was Ablehnung erzeugt.
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    Warum wird häufig falsch digitalisiert?

    Doch warum gehen viele Unternehmen Digitalisierung überstürzt an? Die Antwort ist eigentlich ganz einfach: Im Zuge des schnellen Digitalisierens kommt die Betrachtung der Geschäftsprozesse zu kurz. Im Fokus steht vielmehr die Frage: Wie schaffen wir es endlich, digital zu werden?

    Im ersten Moment mag das banal klingen. Ziehen wir jedoch einen Vergleich, wird die Tragweite deutlich: Stellen Sie sich vor, Sie planen Urlaub mit Ihrer Familie. In der Mittagspause öffnen Sie die Buchungsseite eines Pauschalanbieters, geben das Datum ein und entscheiden sich für 14 Tage auf Mallorca. Buchen, zahlen, fertig. Klasse, denken Sie sich. Beim Abendessen verkünden Sie die frohe Botschaft – und freuen sich plötzlich nicht mehr. Denn Ihr Partner bzw. Ihre Partnerin fühlt sich übergangen – das Datum war nicht abgestimmt. Und auch Ihre Kinder sind nicht einverstanden: Mallorca? Das Meer in Griechenland ist doch viel schöner.

    Nun haben Sie gleich zwei Probleme: eine unzufriedene Familie und eine gebuchte Reise, die Sie nicht antreten. Das kostet nicht nur Geld, sondern auch gleichzeitig Nerven.

    Was ist das Fazit aus diesem Vergleich: Hätten Sie zuerst das Datum abgeklärt, mögliche Ziele diskutiert und das Buchungsvorhaben geplant, würden Sie sich nun auf einen entspannten Urlaub freuen – die Familie eingeschlossen.

    Genau so ist es bei der Digitalisierung: Nur, wenn Sie sich vorab überlegen, an welchen Stellen sich digitales Arbeiten eignet, in welcher Reihenfolge Maßnahmen getroffen werden und wie Sie so umgesetzt werden, dass Sie zu Ihrem Unternehmen passen, erzielen Sie langfristigen Erfolg. Ganz vorne auf der Prioritätenliste steht dabei: Holen Sie von der ersten Sekunde an alle – ausnahmslos alle – Beteiligten ins Boot. Digitalisierung ist häufig mit Sorgen verbunden, denn es handelt sich um eine Veränderung. Wer von Anfang an einbezogen wird, ist motivierter und fühlt sich nicht abgehängt.

    Wie Digitalisierung richtig angehen? Mit der richtigen Technik

    Nun gibt es verschiedene Wege, Digitalisierung richtig umzusetzen. Neben guter Beratung liegt einer davon in Low-Code-Technologien wie WEBCON BPS. Denn diese können einzelne Geschäftsprozesse separat und gezielt digitalisieren – mit wenig Aufwand und spürbaren Ergebnissen. Doch auch dabei ist es wichtig, das große Ganze im Blick zu behalten. Denn wenn Sie nur diese Prozesse vorher optimieren, erzielen Sie parallel laufende Lösungen. Optimal strukturierte Prozesse jedoch haben klare Schnittstellen, Schritte, Entscheidungspunkte sowie ein transparentes Ergebnis. Kurz: Sie sind miteinander verknüpft. Wird ein Prozess hingegen einzeln angegangen, müssen die Schnittstellen zu anderen Prozessen so ausgestaltet werden, dass diese zu einem späteren Zeitpunkt optimiert werden können. Das ist nicht nur aufwändig, sondern erzeugt unnötige Komplexität.

    Keine Sorge, das klingt alles schwieriger, als es ist. Die Kernbotschaft ist: Es ist der optimierte Prozess, der definiert, was er an Auslöser und Input braucht.

    Digitalisierung DTC Grafik

    Das können Sie tun

    Ihr Ausweg liegt darin, Geschäftsprozesse vor der Digitalisierung zu optimieren. Dafür dienen besonders vier Schritte:

    • Analysieren Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, welche Bereiche am dringendsten angegangen werden sollen.
    • Verfolgen Sie den klassischen Ansatz aus dem Business Process Management
    • Schritt für Schritt: Gehen Sie nicht alle Prozesse in einem Rutsch an.
    • Fokussieren Sie sich auf die Prozesse, die direkt betroffen sind.

    Was meint Business Process Management?

    Beim Business Process Management (BPML) geht es darum, Geschäftsprozesse so zu analysieren und zu definieren, dass sie möglichst reibungslos durchlaufen. Dafür gibt es verschiedene Methoden. Die häufigste besteht darin, dass Unternehmen selbst in Workshops oder gemeinsam mit Beratern die Ist-Prozesse betrachten und diese dann zu optimieren.

    Ihr Wunsch? Das Ergebnis.

    Bevor Sie nun starten, Ihr Vorhaben von der erfolgreichen Digitalisierung umzusetzen, wollen wir Ihnen noch einige Vorteile, die Sie mit Ihrem Projekt erzielen werden, mitgeben:

    • Sie entwickeln klare Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Prozessen sowie Hinweise auf Optimierungspotenziale in den Prozessen
    • Statt ständiger Änderungen erwartet Sie sowie Ihre Kolleginnen und Kollegen nur eine Umstellung.
    • Ihr Aufwand für die Optimierung von Prozessen lässt sich zuverlässig kalkulieren.
    • Trotz ganzheitlicher Betrachtung bleibt der Vorteil von Low-Code-Software, Prozesse einzeln digitalisieren zu können, erhalten.

    Ihr nächster Schritt: Welche Prozesse sollten Sie unbedingt digitalisieren?

    Das erfahren Sie im Webinar:

    Wie Sie die Prozesse finden, die Sie unbedingt digitalisieren sollten.
    Lösen Sie das Rätsel und werden Sie zum Sherlock Holmes Ihrer Digitalisierung!

    Webinar, das auf Bildschirm abgespielt wird

    Der Autor

    Ingo Dörrie, Leitung Digitale Transformationsberatung bei YAVEON, weiß, worauf es ankommt: die individuelle und detaillierte Betrachtung Ihrer Situation, passgenaue Lösungen und einen Weg, mit dem Sie sich wohlfühlen. Lassen Sie sich von ihm zeigen, welche Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen schlummern und wie die Digitalisierung Ihr Unternehmen voranbringt.

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