So könnten die ersten Schritte ihrer digitalen Transformationsstrategie aussehen

1. Wählen Sie einen Berater, der Ihre Branche und die damit verbundenen Prozesse kennt

Na klar, zahlreiche Unternehmen können Sie durch die Digitale Transformation begleiten und eine geeignete Strategie entwickeln. Doch wollen Sie ein so gewichtiges Projekt tatsächlich mit einem x-beliebigen Beratungshaus umsetzen? Macht es nicht viel mehr Sinn, einen Partner zu wählen, der sich in Ihrer Industrie genauso auskennt? Gemeinsam mit dem YAVEON Beratungssystem gehen Sie Schritt für Schritt die Abläufe in Ihrem Unternehmen durch – und zwar nicht nur ein paar, sondern alle. Das klingt komplizierter, als es ist, denn Sie erhalten Strukturen, die für Ihre Branche passen. Wie das geht? Zum Beispiel mit folgenden Kontroll-Listen: 

• Business Process Master List (BPML) 

Die Liste beinhaltet alle Szenarien und Geschäftsprozesse. Die Arbeit richtet sich danach, wie Sie arbeiten wollen. Außerdem ist es möglich, den Projektplan sowie vorgesehene Tests zu prüfen und zu steuern.  

• User Requirements Specification (URS)/Lastenheft 

In Ihrem Lastenheft legen Sie die Anforderungen an Ihr IT-System fest und folgen dabei Ihren angestrebten Abläufen. 

• Functional Specification (FS)/Pflichtenheft 

Die FS, also Ihr Pflichtenheft, dokumentiert, wie ein System Ihre Anforderungen umsetzt. Von A wie Auftragseingang bis Z wie Zentrallager: Mit Ihrem Berater erarbeiten Sie die nötigen Themen und Schritte für Ihr Business. Um diese in Ihrer IT abbilden zu können, liegt der Fokus auf Software-Lösungen, die wenig angepasst und gleichzeitig speziell genug sind. Schon sind Sie der Strategie für Ihre digitale Transformation einen Schritt näher gekommen.

2. Diskutieren Sie in der Gruppe über Ihre digitale Transformationsstrategie

Fünf betroffene Abteilungen mit je mindestens drei Kollegen, Manager, Geschäftsführung und IT-Leiter. Weil zahlreiche Personen an der digitalen Veränderung Ihres Unternehmens beteiligt sind, kann es schnell unübersichtlich und anstrengend werden. Das lässt sich vermeiden: Mit der Kommunikations-Software Microsoft Teams arbeiten alle beteiligten Kollegen in einem Werkzeug, inhaltlich geführt durch Kanäle. Hier können Sie Gedanken austauschen, Dokumente zentral bearbeiten und einheitlich ablegen. Weil auch Ihr Strategieberater für die digitale Transformation Teil Ihres „Teams“ ist, haben Sie immer den unterstützenden Blick im Projekt. 

3. Nutzen Sie Programme, die Ihren Bedürfnissen gerecht werden und Ihre Strategie der digitalen Transformation abbilden können

Zielgerichtete Diskussionen in Microsoft Teams sind also der Schlüssel, um Organisationen und Prozesse Ihres Geschäfts zu ermitteln und die geeignete Strategie für die digitale Transformation zu entwickeln. Jetzt fehlt nur noch ein Programm, das komplexe Themen übersichtlich im gemeinsamen Arbeiten darstellt. Die YAVEON Berater nutzen Werkzeuge wie den Mindjet Mindmanager, moderieren das Gespräch und präsentieren dabei strukturiert die Notizen. 

In der Nachbereitung geht es darum, die Inhalte Ihres Unternehmens und die YAVEON Expertise zu kombinieren und so eine grafische Darstellung der Abläufe zu erarbeiten. Natürlich können Sie diese während des Entstehens prüfen, kommentieren und Fragen zur Diskussion stellen – alles online. Das bedeutet: Sie entwickeln Ihre Ergebnisse selbst und werden so auch den Herausforderungen der Digitalisierung von morgen gerecht. Das zentrale Cockpit ist dabei Microsoft Teams, denn Ihre Mitarbeiter finden darin die Ergebnisse und können sie bearbeiten. Versionierung? Ganz automatisch dank SharePoint–Servern im Hintergrund. 

4. Entscheiden Sie erst dann, welche Systeme Sie benötigen, wenn Ihre Strategie finalisiert ist

Stellen Sie sich vor, Sie wissen nicht, was Sie kochen wollen und müssen die Zutaten einkaufen. Geht nicht? Genau. Aus diesem Grund sollten Sie auch Ihre Digitale Transformation aus der geeigneten Richtung betrachten: Erst wenn Sie Ihre Prozesse definiert, die Maßnahmen festgelegt und die digitale Transformationsstrategie finalisiert haben, kennen Sie Ihre Anforderungen wirklich. Jetzt geht es darum, die passenden Technologien zu finden. Weil das bei der Bandbreite der Systeme gar nicht so einfach ist, unterstützt Sie Ihr Berater. Welche Industrie, welche Zielgruppe, welche Bedürfnisse, welches Budget und welcher Zeitraum. All das sind Fragen, die für Ihr Projekt von Belang sind. Wichtig dabei ist, dass Sie eine Lösung bekommen, die zu Ihren Wünschen und Vorgaben passt. Nicht mehr als das, aber vor allem nicht weniger.