Ein Arbeitsplatz im Homeoffice, auf dem ein Laptop steht, auf dem Microsoft Teams läuft.

Die Vorteile von Microsoft Teams und seine Funktionen

Die Arbeitsstrukturen verändern sich. Viele arbeiten klassisch im Büro, andere im Homeoffice, dritte sind hauptsächlich auf Kundenterminen unterwegs. Aber eines haben (fast) alle gemeinsam: Sie sehen die Notwendigkeit nach Teamwork – Tendenz steigend. Wie gut, dass es mit Microsoft Teams die passende Software-Lösung gibt, um diesen Herausforderungen gerecht zu werden. Wir geben einen Überblick über wichtige Funktionen und die sich daraus ergebenenden Vorteile von Microsoft Teams.  

Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams

Microsoft Teams vereint die wichtigsten Funktionen für erfolgreiche Zusammenarbeit und ist gleichzeitig vollständig in die Microsoft 365 Suite integriert. Ob auf dem Rechner oder als App, Teams unterstützt Firmen, besser und einfacher zusammenzuarbeiten.

Doch bei Microsoft Teams handelt es sich nicht um eine fertige Software, sondern vielmehr ein lebendiges Projekt. Regelmäßige Updates erweitern die Funktionalitäten um immer neue Möglichkeiten. Was sind also die wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams?

  • Chat und (Video-)Telefonie: Ob Einzel- oder Gruppenunterhaltungen oder kurze telefonische Abstimmungen - Microsoft Teams beinhaltet alles, was für schnelle und flexible Kommunikation notwendig ist.
  • Teams: Für spezifische Projekte können eigene Teams-Channel angelegt werden, in denen wichtige Dokumente geteilt, benötigte Anwendungen direkt eingebunden oder projektbasierte Aufgaben erstellt werden können.
  • Meetings: Mit Teams planen Sie spielend leicht Online-Meetings, unabhängig von Ort und Zeit. Durch die Synchronisation mit Outlook können Termine direkt als Teams-Besprechung angelegt werden.
  • Gemeinsames Arbeiten: Microsoft Teams ermöglicht es allen Mitgliedern, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten. Zusätzlich weiß jeder zu jedem Zeitpunkt, wo sich die aktuellste Version eines Dokuments befindet. Alle Dokumente werden auf dem Sharepoint gespeichert und sind für jeden mit Zugriffsrechten zugänglich.
  • Mehr Übersicht dank Feed: Wenn mal was dazwischen kommt, verliert man schnell den Überblick über die vielen Aktivitäten in verschiedenen Projekten. Dank der Feed-Funktion gehört dieses Problem der Vergangenheit an, denn hier sehen Sie in chronologischer Reihenfolge alle Aktivitäten, die während Ihrer Abwesenheit stattgefunden haben.
  • Flexibel anpassbarer Workspace: Richten Sie sich Ihren Workspace ganz nach Ihren Vorstellungen ein. Microsoft 365 Programme wie OneNote, Planner oder Visio sind bereits vollständig integriert. Sie können Ihren Workspace aber auch flexibel um weitere Apps erweitern.
  • Immer und überall verfügbar: Nicht zuletzt dank der mobilen App ermöglicht Microsoft Teams ein modernes Arbeiten, unabhängig von Ort oder Zeit.

8 Vorteile von Microsoft Teams

  • Mehrere Anwendungen, aber nur eine App: Microsoft Teams vereint viele Anwendungen wie OneNote, den Planner, Excel, Word, Powerpoint und noch viele mehr innerhalb einer Plattform. Der Teamarbeit unter einem einzigen Dach steht so nichts mehr im Wege.
  • Digitales und ortsunabhängiges Arbeiten: Egal, ob Sie im Außendienst tätig sind, vom Zug aus arbeiten oder sich aus dem Home-Office einklinken wollen, dank Teams arbeiten Sie räumlich und zeitlich komplett unabhängig.
  • Virtuelle Konferenzen spielend leicht abwickeln: Sie möchten Ihre Notizen präsentieren, einen PowerPoint-Vortrag halten, Umfragen erstellen oder die neusten BI-Daten präsentieren? Alles überhaupt kein Problem! Mit Microsoft Teams fühlen Sie sich fast wie in "realen" Meetings, nur eben digital.
  • Projektbasierte Workspaces für besseren Überblick: Mit Hilfe von themenspezifischen Kanälen und projektbezogenen Teams muss niemand mehr lange nach richtigen Dateien oder dem aktuellen Stand von Aufgaben suchen. Das erspart lästiges Klicken und Verzweifeln.
  • Gemeinsam und gleichzeitig am selben Dokument arbeiten: Die Sharepoint-Technologie ermöglicht das gleichzeitige Arbeiten mehrere Personen am selben Dokument. Verzweifeltes Nachfragen, wer denn jetzt die aktuelle Version eines Dokuments hat, entfällt und die digitale Zusammenarbeit wird erleichtert.
  • Microsoft Teams ist erweiterbar: Wem die standardmäßigen Anbindungen nicht ausreichen, kann sich die passende Erweiterung aus einer Vielzahl verschiedener Anwendungen aussuchen. Von CRM-Systemen bis zu Marketing-Apps ist alles möglich.
  • Verbesserte Kommunikation: Microsoft Teams ermöglicht (Gruppen-)Chats, Online-Meetings, Telefonanrufe sowie Video- und Webkonferenzen. Meetings können aufgezeichnet und zu einem späteren Zeitpunkt erneut angesehen werden. So lassen sich auch Schulungen problemlos über Teams abwickeln.
  • Die Arbeitsumgebung nach den eigenen Wünschen einrichten: Konfigurieren Sie Ihr eigenes Dashboard mit den für Sie zentralen Channels, Dokumenten, Apps und Daten und gestalten Sie Microsoft Teams ganz nach Ihren Wünschen.

Wenn Sie sich jetzt fragen, wie Sie Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen am besten nutzen können oder wie Sie die komplette Microsoft 365 Suite gewinnbringend einführen können, sind Sie bei uns genau richtig: Die YAVEON Berater beantworten Ihre Fragen. Für Teamworkwie Sie sie sich schon immer gewünscht haben. Für die Möglichkeit, vom Auto, im Homeoffice oder im Büro zu arbeiten.

Autor

Kein Komma zu viel, kein Satzzeichen zu wenig: Katharina Keil schafft es, eigentlich komplexe Themen auf einfache und verständliche Sätze herunterzubrechen. Ihre Texte enthalten alles, was man sich von einer guten Content Marketing Managerin wünscht: Spannende Geschichten, gespickt mit dem nötigen Fachwissen, ansprechende Beispiele und Metaphern sowie vor allem eins: Mehrwert für den Leser. 

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