Workflow Engines – was das ist und warum auch Sie darauf setzen sollten
Workflow Engine. Einer dieser neuen, wichtig klingenden Begriffe, der nach kurzer Zeit wieder von der Bildfläche verschwunden ist? Ganz und gar nicht: Bei einer Workflow Engine handelt es sich um eine Softwareanwendung, die Ihre Geschäftsprozesse verwaltet und damit eng verbunden ist mit dem Workflow Management.
Was sind Workflow Management, Workflow Management Systeme und eine Workflow Engine?
Bevor wir uns der Workflow Engine widmen, müssen wir also zunächst klären, was Workflow Management meint. Beim Workflow Management geht es darum, Geschäftsprozesse durch Software zu unterstützen und teilweise oder sogar vollständig zu automatisieren. Schritt für Schritt werden die Geschäftsprozesse so abgehandelt – also in Workflows bearbeitet. So ergibt sich ein Workflow Management-System: Es umfasst alle Schritte, die im Zuge eines Workflows durchlaufen werden – und genau hier kommt die Workflow Engine ins Spiel. Denn bei einer Workflow Engine handelt es sich um eine Software, die sämtliche Prozesse, die im Workflow Management anfallen, verwaltet und überwacht.
Häufig bereits im Einsatz
Wer sich mit dem Thema beschäftigt wird erstaunt sein: Die meisten Unternehmen haben bereits solche Systeme im Einsatz und automatisieren damit ihre Abläufe. Typischerweise sind das:
Was sind die Vorteile von Workflow Engines?
Workflow Engines entwickeln von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedliche Vorteile, denn jede Firma nutzt sie etwas anders. Diese Punkte gelten jedoch für jedes Unternehmen:
1
Mehr Ergebnis
Weil eine Workflow Engine sicherstellt, dass Arbeitsschritte zum passenden Zeitpunkt, richtig und in der korrekten Reihenfolge stattfinden, sparen Sie Zeit. So haben Sie mehr Ressourcen, sich ihren eigentlichen Aufgaben zu widmen und mehr Ergebnisse zu erzielen.
2
Bessere Prozesse
Statt in einem großen Prozess zu denken, arbeiten Sie mit einer Workflow Engine in kleinen Teilschritten. Diese wiederum können bei Bedarf deutlich unkomplizierter verändert werden als ein vollständiger Ablauf.
3
Freude an der Arbeit
Ob Sie den nächsten Arbeitsschritt schon angehen können, finden Sie bislang heraus, indem Sie den Kollegen, der von Ihnen dran ist, fragen. Nervig und zeitaufwändig. Mit einer Workflowe Engine werden Sie automatisch informiert, sobald Sie dran sind. Das spart Nerven und Sie machen Ihre Arbeit lieber.
Was macht eine Workflow Engine aus?
Nun wissen wir, was mit Workflow Engines gemeint ist, welche Bereiche sie unter anderem abdecken können und welche Vorteile sie mitbringen. Doch welche Charakteristika prägen eine Workflow Engine? Hauptsächlich sind das zwei:
Automatisierung
Workflow Engines sind gut darin, Abläufe im jeweiligen System - also zum Beispiel DMS, ERP, CRM zu automatisieren.
Kommunikation
Sie können in verschiedenen Ausprägungen mit der Außenwelt kommunizieren.
Hat eine Workflow Engine auch Grenzen?
Es ist keine Ausnahme, dass unternehmensweite Geschäftsprozesse gleich mehrere Systeme umfassen und damit die Grenzen anderer Systeme überschreiten. Beispiele dafür sind:
Viele Unternehmen versuchen, diese Abläufe dennoch mit ihren bereits bestehenden Workflow Engines in den Griff zu bekommen. Das Ergebnis ist häufig ernüchternd, denn die Engines werden überstrapaziert. Ist das der richtige Weg? Definitiv nicht, denn:
Doch wie lassen sich diese übergreifenden Prozesse stattdessen abbilden?
Workflow Engine-Architektur
Das Geheimnis: passende Workflow-Architektur. Denn diese ist oftmals günstiger und einfacher zu implementieren. Realisieren lässt sich das mit Low-Code-Software wie WEBCON BPS.
Die Low-Code-Lösung dient dabei als übergreifend agierender Workflow, der alle betroffenen Prozesse unter sich vereint. Über Standard-Schnittstellen kann die übergreifende Plattform mit den einzelnen, darunter liegenden Engines – ERP, CRM und Co. – kommunizieren und dient so als Orchestrator. Daten können übergeben, Abläufe gestartet sowie Ergebnisse empfangen werden. Wichtig zu wissen ist, dass der gesamte Geschäftsprozess auf die jeweiligen Systeme bezogen wird, die eingesetzt werden. Der Orchestrator übernimmt in diesem Fall die Steuerung aller Teil-Workflows und verteilt die Daten und Ergebnisse zwischen den einzelnen Engines. Für Anwender hat das besonders einen Vorteil: Der Orchestrator bietet einen Gesamtüberblick – zu jeder Zeit.
Weil gerade bei der Digitalisierung immer mehr vielfältige Abläufe angegangen werden, stellt eine Plattform wie WEBCON BPS also die ideale Sammelstelle dar, um die Aufgaben der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bündeln. Von hier aus können sie direkt in die Vorgänge abspringen.
Darum sollten auch Sie auf eine übergreifende Workflow Engine wie WEBCON BPS setzen:
Neugierig?
Dann finden Sie heraus, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Low-Code-Software digitalisieren können.
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