Illustration Aufbau eines Workflows

Workflow Management – eine Definition

Einfache Arbeitsabläufe – die wünschen wir uns sicher alle. Sie bringen gleich doppelt Vorteile, denn sie sparen nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Die wahrscheinlich effizienteste Art sind Workflows, denn sie vereinen Digitalisierung sowie Automatisierung. Um auch hier möglichst zielstrebig voranzukommen, setzen viele Unternehmen auf Workflow Management. Was ist das genau? Welcher Nutzen ergibt sich daraus? Und wie sieht so ein Workflow Management-Projekt aus? All das und noch viel mehr beantwortet der Blogbeitrag.

Inhalte

    Was ist ein Workflow?

    Schritt für Schritt: Sicherlich setzt sich auch Ihr Arbeitsalltag aus verschiedenen Steps zusammen. Diese unterscheiden sich meist in ihrer Komplexität, der bearbeitenden Person sowie der Reihenfolge. Der Begriff „Workflow“ meint solche Arbeitsabläufe, die sich aus mehreren Tätigkeiten zusammensetzen, die sich meistens wiederholen und ein bestimmtes Ziel erreichen sollen. Zwischen den einzelnen Steps ist ein zeitlicher wie logischer Zusammenhang zu erkennen, wobei die Schritte nicht unbedingt nacheinander, sondern auch parallel zueinander erfolgen können.

    Die meisten Workflows sind arbeitsteilig aufgebaut – verschiedene Personen oder Teams kümmern sich demnach um unterschiedliche Schritte. Dabei haben alle Workflows eines gemeinsam: Sie haben immer einen Start- und einen Endpunkt. Das können zum Beispiel das Erstellen einer Rechnung sowie der Eingang des Rechnungsbetrags sein.

    Icon symbolisiert Bausteine von Workflows

    Was ist Workflow Management?

    Betrachten wir das Workflow Management, müssen wir auf die operative Ebene wechseln. Denn es geht darum, Arbeitsabläufe möglichst zielgerichtet zu koordinieren. Um das zu erreichen, werden zunächst Regeln definiert, wie einzelne Abläufe vonstattengehen sollen, wer dafür verantwortlich ist und welchen Aufgabenteil der- oder diejenige übernimmt. Im Zuge des Workflow Managements wird außerdem festgelegt, welcher Auslöser den Start- sowie den Endpunkt eines Workflows darstellt. Kurz zusammengefasst: Workflow Management kümmert sich darum, dass ineinandergreifende Arbeitsabläufe möglichst optimal erfolgen.

    Dabei verfolgt Workflow Management ein Ziel: die Koordination derjenigen, die in einen Ablauf involviert sind. Denn diese sind meist räumlich verteilt und übernehmen ihren Arbeitsschritt aus unterschiedlichen Perspektiven. Außerdem geht es darum, Prozessverläufe zu kontrollieren und mittels guter Planung deren reibungslose Abwicklung zu gewährleisten. Workflow Management ist also nicht dafür zuständig, dass beispielsweise eine Rechnung bearbeitet wird, sondern wie: effizient, in kurzer Zeit und fehlerfrei.

    Da stellt sich die Frage: Welche Arbeitsabläufe fallen in den Bereich des Workflow Managements? Die Antwort ist einfach und komplex zugleich: zahlreiche. Es lassen sich enorm viele Arbeitsprozesse mit Workflows managen, von Abteilung zu Abteilung unterscheiden sie sich. Genauso vielfältig sind daher auch die Vorgänge, die einen Workflow starten können. Einige Beispiele sind:

    • Ablage eines Dokuments, zum Beispiel einer Rechnung
    • Eingang einer Bestellung
    • Einreichen eines Urlaubs- oder Reiseantrags
    • Nutzung von Kundenportalen sowie Lieferantenportalen

    Was ist der Unterschied zwischen Workflow Management und Business Process Management?

    Häufig miteinander verwechselt und dabei doch grundlegend unterschiedlich: Workflow Management und Business Process Management (BPM). Doch wo genau liegt der Unterschied? BPM meint das Geschäftsprozessmanagement, also die strategische Ausrichtung, die Entwicklung und die Analyse von Geschäftsprozessen. Prozesse werden dabei so umgesetzt, dass sie zur Strategie und Kultur des jeweiligen Unternehmens passen und Abläufe so effizient verbessern. Das Business Process Management rückt also das Unternehmen als Ganzes in den Fokus – dank ganzheitlicher Sichtweise lassen sich die Prozesse so möglichst optimal gestalten.

    Der perfekte Übergang eigentlich, denn genau hier lässt sich der größte Unterschied zum Workflow Management erkennen: Es ist dafür zuständig, die Abarbeitung von Prozessen in eine sinnvolle Reihenfolge zu bekommen. Statt den Blick auf das gesamte Unternehmen zu werfen, bleibt der Fokus dabei häufig auf nur einer Abteilung. Denn hier liegt zumeist ein Aufgabenschritt, mit dem der gesamte Prozess bewältigt wird. Workflow Management ist also letztlich nichts anderes als ein Teil des Business Process Managements.

    Was ist ein Workflow Management-System?

    Für die Definition von Workflow Management-Software ist es zunächst wichtig zu sagen, dass Workflow Management grundsätzlich auch ohne Software-Lösung funktionieren kann. Schließlich lassen sich Prozessabläufe auch manuell reibungslos planen und umsetzen. Die Vorteile durch IT-Unterstützung liegen jedoch auf der Hand: Es sind eine zentrale Koordination und die Automatisierung von regelmäßigen Arbeitsschritten dank Digitalisierung. Bei einem Workflow Management-System (WfMS) handelt es sich also um Software, die das eigentliche Workflow Management digitalisiert unterstützt.

    Es sind hauptsächlich drei Ziele, die ein Workflow Management-System ausmachen:

    Reibungslose Prozesse

    Um das sicherzustellen, ermöglichen es Workflow Management-Systeme, Prozesse zu modellieren und sie zu organisieren.

    Effizienter Ablauf

    Mittels einer Workflow-Engine (also einer Softwareanwendung, die Ihre Geschäftsprozesse verwaltet) lassen sich die anstehenden Abläufe automatisiert steuern. Solche Prozesse, die bereits bestehen, werden überwacht und neue angestoßen.

    Abgestimmte Optimierung

    Um jeden Prozess langfristig maximal effizient zu gestalten, gibt es ein Monitoring für Analysen. Die Ergebnisse wiederum fließen dann in das erste Tool ein, die Prozessmodellierung.

    Zusammengefasst lässt sich sagen: Ein Workflow Management System ist dafür da, Workflows in Unternehmen zu planen, zu verwalten und zu überwachen. Nutzer des Systems arbeiten meistens mit grafischen Oberflächen. Denn diese sind besonders übersichtlich und einfach zu bedienen. Programmierkenntnisse sind dafür normalerweise nicht nötig.

    Welche Vorteile haben Workflow Management-Systeme?

    Es sind zahlreiche Vorteile, die Workflow Management-Systeme mit sich bringen. Von Prozess zu Prozess und Unternehmen zu Unternehmen können sie außerdem variieren. Diese wichtigsten dürften aber alle Nutzer in kurzer Zeit spüren:

    Geschwindigkeit

    Workflows automatisieren und digitalisieren Abläufe nicht einfach irgendwie, sondern so, dass sie optimal funktionieren. Das spart Zeit und Nerven und Prozesse laufen schneller ab.

    Zufriedenheit

    Jeder von uns kennt das: Wenn ein Ablauf zuverlässig funktioniert, sind wir besser gelaunt und machen unsere Arbeit lieber. Workflow Management-Systeme können dabei unterstützen.

    Übersicht

    Weil ein WfMS eine Liste mit allen offenen Aufgaben bereithält, verlieren Nutzer zu keinem Zeitpunkt den Überblick. Den aktuellen Status sehen sie per Mausklick ein.

    DMS anbinden

    Workflows haben viel mit Dokumenten zu tun. Deshalb ist es besonders von Vorteil, wenn ein Dokumentenmanagement System angebunden wird. So schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe.

    Qualität

    Reibungslosere Prozesse bedeuten bessere Prozesse und damit eine höhere Qualität. Denn wenn ein Ablauf richtig funktioniert, passieren einfach weniger Fehler.

    Bedienung

    Workflow Management-Systeme sind so aufgebaut, dass die Bedienung einfach ist. Anwender haben den Dreh in kurzer Zeit raus.

    Welche Funktionen haben Workflow Management-Systeme?

    Workflow Management Systeme bieten eine Reihe von Funktionen, die sich üblicherweise in vier Teile untergliedern lassen:

    1

    Ablauf-Steuerung

    Die Ablauf-Steuerung übernimmt die Logik, in der einzelne Schritte im Workflow durchlaufen werden und automatisiert diese.

    2

    Aufgaben-Management

    Das Aufgaben-Management übernimmt die Zuordnung von einzelnen Tätigkeiten zu Benutzern und bietet Funktionen der Moderation, wie zum Beispiel Erinnerungen, Eskalations-Funktionen und ähnliche.

    3

    Datenspeicherung

    Die Speicherung von Daten, die innerhalb des Workflows verarbeitet werden, erfolgt im Workflow Management-System. Es verfügt über Schnittstellen, mit denen es Daten aus anderen Systemen abrufen beziehungsweise an diese übermitteln kann.

    4

    Benutzer-Schnittstelle

    Die Benutzer-Schnittstelle wird heute auch als „Benutzer-Erfahrung” (User Experience) bezeichnet. Es geht bei dieser Funktion darum, die Oberfläche so zu gestalten, dass sie für den Anwender einfach und schnell nachvollziehbar ist. Hier ist oft die Rede von geführten Dialogen: In einem Schritt des Workflows werden nur die Informationen angezeigt, die der Anwender benötigt.

    Insgesamt zielen moderne Workflow-Management-Systeme darauf ab, eine geführte Kommunikation zu erreichen und wollen dabei Information, die schon digital vorliegt, möglichst aus verschiedensten Quellen abrufen und vereinheitlichen können.

    Welche Prozesse können mit einem Workflow Management-System abgebildet werden?

    Es gibt massig Prozesse, die Workflow Management abbilden kann. Welche sich besonders eignen, ist von System zu System unterschiedlich, denn die meisten haben einen gezielten Fokus. Es gibt also Systeme, die nur für spezielle, festgelegte Workflows funktionieren. Doch es werden auch solche angeboten, die völlig frei konfiguriert werden und damit beinahe jeden Workflow abbilden können. Welches System ist also das richtige? Wichtig für die Wahl ist, dass Sie sich entweder für eine Version entscheiden, die alle Ihre Anforderungen abdeckt. Oder Sie wählen ein flexibles, anpassungsfähiges System für alle Prozesse.

    Unabhängig von der Wahl der Software, eignen sich Standard-Workflows besonders gut für die Automatisierung, denn sie folgen einem fixen Schema. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist dafür das Paradebeispiel:

    Icon zeigt Urlaubsantragserstellung

    Urlaubsworkflow

    Von der Antragstellung bis zum Eintrag bei der Personalabteilung – wer für die Abwicklung von Urlauben auf ein WfMS setzt, beschleunigt und vereinfacht den gesamten Ablauf. Vom Antragsteller über die Vertretung bis zum Vorgesetzten und der HR sind viele Personen beteiligt. Manuell gestaltet sich die Abwicklung extrem zeitaufwändig. Ein Workflow Management-System hingegen löst nach der Antragstellung alle nötigen Schritte automatisiert aus und informiert die benötigten Bearbeiter per Mausklick.

    Icon zeigt Urlaubsantragserstellung
    Aktenkoffer und Flugzeug

    Dienstreisen

    Das gleiche Prinzip wie beim Urlaubsworkflow gilt für die Reiseverwaltung: Auch hier läuft der Prozess Schritt für Schritt ab, beteiligte Personen werden digital informiert und können ihre Aufgaben direkt angehen. Am Ende steht nicht nur ein bearbeiteter Reiseantrag, sondern auch eine Zusammenstellung aller Reisedokumente direkt im Portal.

    Icon Dokumentenfreigabe durch Stempel

    Freigabe von Dokumenten

    Ein Dokument zu erstellen, ist das eine. Es von verschiedenen Personen prüfen und freigeben zu lassen – vielleicht sogar über Abteilungsgrenzen hinweg – etwas ganz Anderes. Bestes Beispiel: die Rechnungsfreigabe. Mit einem Workflow Management-System wird der Ablauf, der bisher häufig in Chaos endete, ganz einfach. Denn der Workflow schickt nicht nur nötige Handlungsaufforderungen an beteiligte Personen, sondern dokumentiert gleichzeitig den aktuellen Stand. So ist der Status auf einen Blick einsehbar – auch nach Abschluss des Workflows.

    Icon Dokumentenfreigabe durch Stempel

    Weitere Beispiele, bei denen Geschäftsprozesse digitalisiert werden, sind:

    • Mitarbeiter-Onboarding
    • Genehmigung von Abrechnungen
    • Eröffnung von Kundenkonten
    • Bearbeitung von Versicherungsfällen
    • Bearbeitung von Produktbestellungen
    • Rechnungserstellung

    Allgemein kann ein Workflow-System auch genutzt werden, um ganz “ausgefallene” Prozesse zu steuern. Sei es die Übernahme einer Artikel-Konfiguration aus einem alten ERP-System und die Aufbereitung der Daten für das neue oder die Steuerung eines kompletten Anlage-Prozesses für sehr komplizierte Stammdaten. Ein Beispiel hierfür ist die Steuerung von Prozessen im Maschinen- und Anlagenbau.

    Worauf gilt es bei der Wahl der Software zu achten?

    Letztendlich liegt die Wahl, für welches System Sie sich entscheiden, natürlich bei Ihnen. Welche die beste Workflow-Software ist, schwankt je nachdem, welche Anforderungen Sie haben. Es gibt jedoch einige Punkte, die Sie unbedingt berücksichtigen sollten:

    • Browserbasierte Software
    • Einfache Bedienbarkeit ohne Programmierkenntnisse
    • Sind ein Formular- sowie ein Workflowdesigner enthalten?
    • Können Teilprozesse parallel zueinander laufen?
    • Ist es möglich, Workflows jederzeit zu erweitern oder zu reduzieren?
    • Funktioniert der Datenimport intuitiv?
    • Erfolgt die Dokumentation lückenlos?
    • Sind alle Schnittstellen standardisiert und damit einfach anzubinden?

    Das ist natürlich nur ein Auszug. Welche Features ein WfMS zur passenden Lösung machen, lassen Sie sich am besten von Beratern erklären.

    Wie läuft ein Workflow Management-Projekt ab?

    Vorab sei gesagt: Jedes Projekt ist individuell, natürlich auch die Einführung eines Workflow Management-Systems. Dennoch lassen sich vier wesentliche Schritte festhalten, die wohl jede Einführung umfasst:

    Icon mit Zahl 1

    Kennenlernen und Beratung

    Ein Software-Projekt steht und fällt damit, dass sich Kunde und Anbieter verstehen. Beide Parteien müssen dieselbe Sprache sprechen, um maximalen Nutzen aus der Projektentwicklung ziehen zu können. Um das zu erreichen, sind intensive Gespräche wichtig. Welche Fragen gibt es? Was sind die Anforderungen? Sorgen und Ängste? All das gilt es gemeinsam zu klären. Am Ende des ersten Schrittes weiß der Anbieter genau, was sich der Kunde vorstellt.

    Icon mit Zahl 2

    Präsentation

    Nun geht es ans Eingemachte: Die eigentliche Lösung wird vorgestellt. In Präsentationsterminen erhält der Kunde Einblicke in das System. Das ist wichtig, um einen Eindruck zu erlangen, wie die spätere Bedienung aussehen kann. Außerdem klären sich in solchen Praxisterminen viele Fragen, die sonst erst später bei der Bedienung aufkommen würden. Ziel des Schritts ist es, dem Kunden maximales Wissen zu vermitteln und die echten Potenziale der Lösung aufzuzeigen.

    Icon mit Zahl 3

    Workshop

    Die Präsentation hat Sie überzeugt? Dann folgt meist ein Workshop. Hierin werden Aufgaben und Ziele erarbeitet und ein Konzept festgelegt. Wie läuft die Einführung ab? Was ist zu berücksichtigen? Wer ist wann an der Reihe, eine Aufgabe zu erledigen? Sind die grundlegenden Fragen geklärt, kann es losgehen.

    Icon mit Zahl 4

    Einführung

    Geschafft, die Einführung Ihrer Workflow Management-Software kann starten. Meist handelt es sich um ein Zusammenspiel aus Anbieter und Kunde, wobei ein Großteil der Arbeitsschritte beim Anbieter liegen. Immer dabei: ein offenes Ohr für aufkommende Fragen. Am Ende ist es dann fertig – Ihre Workflow Management-Lösung. Starten Sie voll durch!

    Fazit

    Workflow Management ist also dafür da, Abläufe in Unternehmen so zu strukturieren, dass sie sinnvoll und möglichst effizient ablaufen. Das Ziel ist dabei, Zeit und Komplexität zu sparen, um Fehler zu vermeiden. Außerdem ist es angenehmer, mit reibungslosen Abläufen zu arbeiten, statt sich mit hakenden Prozessen herumschlagen zu müssen. All das ermöglichen Workflow Management-Systeme. Sie sind dafür da, die nötigen Strukturen zu schaffen. Einmal gestartet löst ein solches System dann automatisiert den nächsten Schritt aus – bis der gesamte Prozess abgeschlossen ist.

    Anwendungsbereiche gibt es vom Reiseantrag bis zur Dokumentenfreigabe zahlreiche, meist lassen sich abteilungsabhängige Themen festlegen. Genau davon hängt auch die Wahl des Systems ab: Nicht jede Lösung hält den passenden Ansatz für jedes Thema bereit. Es ist wichtig darauf zu achten, dass der eigene Bereich entweder abgedeckt ist oder die Wahl auf ein System fällt, das sich flexibel an jeden Prozess anpassen lässt. Ist die Entscheidung mit Hilfe eines Beraters gefallen, folgt die Einführung und nach kurzer Zeit nutzen Sie es endlich – Ihr Workflow Management-System.

    Stellt sich abschließend noch die Frage: Wie macht das YAVEON?
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    Der Autor

    Ingo Dörrie, Leitung Digitale Transformationsberatung bei YAVEON, weiß, worauf es ankommt: die individuelle und detaillierte Betrachtung Ihrer Situation, passgenaue Lösungen und einen Weg, mit dem Sie sich wohlfühlen. Lassen Sie sich von ihm zeigen, welche Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen schlummern und wie die Digitalisierung Ihr Unternehmen voranbringt.

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