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Beschaffung
Was ist Beschaffung?
Beschaffung meint solche Prozesse und Tätigkeiten, mit denen Unternehmen in der Wirtschaft die Versorgung mit Rohstoffen, Waren und Dienstleistungen sicherstellen. Sie umfasst außerdem die Beschaffungslogistik.
Welches Ziel verfolgt die Beschaffung?
Beschaffung hat das Ziel, ein Unternehmen bedarfsgerecht mit Gütern und Dienstleistungen zu versorgen. Im Mittelpunkt steht dabei, dass die Versorgung langfristig sowie unternehmensweit sichergestellt ist. Außerdem sind geringe Kosten ein zentrales Thema. Um das zu erreichen, treffen Unternehmen verschiedene Maßnahmen:
Optimierung und Senkung der Kosten
Bereitstellen einer flexibel anpassbaren Lieferkette
Sicherheit hinsichtlich der Versorgung
Welche Aufgaben erfüllt die Beschaffung?
Die Beschaffung umfasst folgende Aufgabenbereiche:
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Bedarfsermittlung
Bei der Bedarfsermittlung findet der Einkäufer heraus, welche Güter und Rohstoffe er in welcher Menge und welcher Qualität zur Verfügung stellen muss. Er nutzt dafür definierte Beschaffungskriterien.
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Bezugsquellenermittlung
Nun erfolgt die Analyse des Beschaffungsmarktes für die Güter. Das Ergebnis ist eine Übersicht darüber, welche Lieferanten zu welchen Lieferzeiten handlungsfähig sind.
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Lieferantenauswahl
Auf Basis der Bezugsquellenermittlung werden die Lieferanten anhand individueller Bewertungsfaktoren gewählt.
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Vertragsverhandlungen
Ist der Lieferant gewählt, erfolgt die Verhandlung des zustande kommenden Vertrages.
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Bestellabwicklung
Auf den Vertragsabschluss folgt die eigentliche Bestellung. Diese unterscheidet sich in ihrer Komplexität je nach Auftragshäufigkeit.
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Bestellüberwachung
Ist die Bestellung aufgegeben, folgt die Überwachung des vollständigen Bestellprozesses sowie der vereinbarten Lieferzeit.
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Wareneingang und Lagerung
Trifft die bestellte Ware ein, sollte diese auf Qualität, Menge und Richtigkeit geprüft werden. Im Anschluss folgt die Lagerung der Waren. Dafür ist es sinnvoll, sich mit der zuständigen Person im Lager abzustimmen.
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Rechnungsprüfung
Auch die Rechnung sollte geprüft werden, außerdem sollte die Zahlung in Auftrag gegeben werden.
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Welche Beschaffungsarten gibt es?
Es gibt folgende Arten der Beschaffung:
Einzelbeschaffung
Mit der Einzelbeschaffung können Unternehmen Waren einzeln beschaffen, beispielsweise wenn für einen Prozess in der Produktion keine bestimmten Materialien in festen Mengen benötigt werden. Waren können bei der Einzelbeschafft auftragsbezogen beschafft werden.
Vorratsbeschaffung
Die Vorratsbeschaffung umfasst den Einkauf von mehr Materialien als für den aktuellen Produktionsprozess nötig sind. Ziel ist es, die eigene Produktion vom Beschaffungsmarkt unabhängig aufzustellen.
Just-in-Time-Beschaffung
Bei der Just-in-Time-Beschaffung werden Lagerbestände und -kosten reduziert. Sie umfasst die fertigungssynchrone Anlieferung sowie eine Produktion, die keine Zwischenlagerung umfasst. Aus diesem Grund wird sie auch als fertigungssynchrone Beschaffung bezeichnet.
Grundsätzlich lässt sich außerdem zwischen operativer und strategischer Beschaffung unterscheiden.
Operative Beschaffung
Die operative Beschaffung gehört zum Tagesgeschäft und übernimmt verschiedene Aufgaben:
Bestandskontrolle
Ermittlung von Bedarfen
Planung von Bestellmengen
Lieferantenauswahl
Rohstoffe, Hilfsstoffe und Betriebsstoffe bestellen und Dienstleistungen beschaffen
Bestellungen überwachen
Beschaffungslogistik
Strategische Beschaffung
Die strategische Beschaffung fokussiert sich darauf, alle Beschaffungsaktivitäten langfristig auszulegen. Sie übernimmt folgende Aufgaben:
Strategien der Beschaffung definieren
Marktanalysen erstellen
Internationale Beschaffungsmärkte beobachten
Lieferantenportfolios analysieren
Rahmenvereinbarungen festlegen
Portfolios für die Beschaffung festlegen
Einsatz von Software planen
Wie unterscheiden sich operative Beschaffung und strategische Beschaffung?
Operative Beschaffung ist für Routineaufgaben zuständig, die regelmäßig im Arbeitsalltag auftreten. Der strategische Einkauf hingegen kümmert sich darum, den Beschaffungsprozess eines Unternehmens langfristig zu optimieren.
Welche Bereiche gibt es bei der Beschaffung?
Der Begriff der Beschaffung umfasst mehr als den Bereich Materialbeschaffung. Im betriebswirtschaftlichen Sinne umfasst sie sowohl die Beschaffung innerhalb der Materialwirtschaft als auch die Beschaffung anderer Objekte. Darunter fallen im Wesentlichen:
Personalbeschaffung
Kapitalbeschaffung
Dienstleistungsbeschaffung
Informationsbeschaffung
Immobilienbeschaffung
Wie unterscheiden sich Beschaffung und Einkauf?
Der Einkauf fokussiert sich auf den operativen Teil. Dieser umfasst zum Beispiel die tagtägliche Abwicklung von Bestellungen, das Vergleichen von Angeboten und die Vergabe von Verträgen.
Die Beschaffung hingegen nimmt die strategische Planung in den Blick. Dabei werden die Marktform untersucht, die Konjunkturlage betrachtet und die Leistung von Lieferanten bewertet.
Der Einkauf stellt somit einen Teilbereich der Beschaffung dar.
Wie sieht nachhaltige Beschaffung aus?
Bei der nachhaltigen Beschaffung werden Grundsätze der sozialen Verantwortung von Unternehmen (Corporate Social Responsibility, CSR) über den gesamten Beschaffungsprozess berücksichtigt. Im Zuge der CSR, im Deutschen als gesellschaftliche Unternehmensverantwortung bezeichnet, übernehmen Unternehmen auf freiwilliger Basis Verantwortung für eine nachhaltige Entwicklung über gesetzliche Forderungen hinaus. Diese Verantwortung erstreckt sich über alle sozialen, ökologischen sowie ökonomischen Aspekte eines Unternehmens.
Mit Blick auf die Beschaffung steht dabei besonders der Nachhaltigkeitsgedanke für Rohstoffe, deren Verarbeitung sowie das fertige Produkt im Mittelpunkt. Die Überlegungen ziehen sich somit durch den gesamten Produktlebenszyklus. Ein weiteres Thema ist der nachhaltige Umgang mit der Umwelt. Das Unternehmen berücksichtigt im Umgang mit Produkten den Umweltschutz, gesundheitlichen Schutz von Menschen sowie den sinnvollen und rücksichtsvollen Einsatz von Ressourcen.
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