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Bringen Sie System in ihr Dokumentenmanagement
Mit unserem Dokumentenmanagementsystem verwalten sich Ihre Dokumente (fast) von alleine und digitalisieren Ihre gesamte Informationsverwaltung.
Wie ein Dokumentenmanagementsystem hohe Papierstapel, endloses Suchen
und die Sorge um Regularien in maximale Übersicht verwandelt
Von A wie analoger Dokumenteneingang bis Z wie zentrale Archivierung: Mit Ihrem Dokumentenmanagementsystem arbeiten Sie digital und automatisiert dank Workflows. Hohe Papierstapel, fehlender Überblick, endloses Suchen und die Sorge nach Regularien? Verwandeln sich wie von Zauberhand in eine zentrale, übersichtliche sowie revisionssichere Ablage mit Suchfunktion. Natürlich mit flexiblem Zugriff auch mobil von unterwegs. So steigern Sie Ihre Effizienz und starten mit einem beruhigten Bauchgefühl in den Feierabend.
Partner fürs Software-Leben: Das macht d.velop aus
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+ 3 Millionen Anwender weltweit
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Über 30 Jahre auf dem Markt
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Über 12.800 erfolgreiche Installationen
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Rund 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Dokumente analog oder digital dank DMS bearbeiten? einige Fakten:
26 Seiten
druckt ein Mitarbeiter
pro Tag durchschnittlich.
Bis zu drei Stunden
dauert die Ablage von Papierdokumenten
pro Tag in der Buchhaltung.
6,50 €
weniger kann die digitale Bearbeitung einer Eingangsrechnung im Vergleich zur analogen kosten.
Die Funktionen Ihres Dokumentenmanagementsystems im Überblick
- Automatisches und sekundenschnelles Digitalisieren von Dokumenten dank OCR für mehr Zeit.
- Einfache Ablage von Dokumenten aus Mails, per Drag & Drop oder manuell für effizientere Arbeitsschritte.
- Zukunftssichere Cloudlösung für mobiles Arbeiten und Zugriff zu jeder Zeit, um der Digitalisierung gerecht zu werden.
- Gemeinsames Bearbeiten und Teilen von erfassten Dokumenten auch mit Externen und Lieferanten.
- Revisionssichere Archivierung den GoBD- und GMP-Anforderungen entsprechend für Sicherheit und Auskunftsfähigkeit.
- Digitale Workflows zur Automatisierung wiederkehrender Prozesse für weniger Arbeitsaufwand und Fehlerquellen.
- Automatisierte Verwaltungs- und Freigabezyklen für pünktliches Abwickeln der Arbeitsschritte.
- Zuverlässige und konstante Versionierung, die maximale Transparenz im Umgang mit Dokumenten erzeugt.
Funktionen
Automatisches und sekundenschnelles Digitalisieren von Dokumenten dank OCR für mehr Zeit.
Einfache Ablage von Dokumenten aus Mails, per Drag & Drop oder manuell für effizientere Arbeitsschritte.
Zukunftssichere Cloudlösung für mobiles Arbeiten und Zugriff zu jeder Zeit, um der Digitalisierung gerecht zu werden.
Gemeinsames Bearbeiten und Teilen von erfassten Dokumenten auch mit Externen und Lieferanten.
Revisionssichere Archivierung den GoBD- und GMP-Anforderungen entsprechend für Sicherheit und Auskunftsfähigkeit.
Digitale Workflows zur Automatisierung wiederkehrender Prozesse für weniger Arbeitsaufwand und Fehlerquellen.
Automatisierte Verwaltungs- und Freigabezyklen für pünktliches Abwickeln der Arbeitsschritte.
Zuverlässige und konstante Versionierung, die maximale Transparenz im Umgang mit Dokumenten erzeugt.
Ciao Papierchaos. Hallo Übersicht — Dank Dokumentenmanagement.
Mit einem DMS behalten Sie Ihre Dokumente im Blick, arbeiten mobil und archivieren revisionssicher. In unserem Video entdecken Sie Vorteile und Funktionen von Dokumentenmanagement!
Dokumentenmanagement in der Praxis
Die Möglichkeiten mit Dokumentenmanagement sind riesig. Sie wollen immer mehr Vorteile nutzen? Diese Tools ergänzen Ihr DMS optimal:
Digitale Rechnungsfreigabe
Rechnungsverarbeitung leicht gemacht
Vertragsmanagement
Verträge mit Struktur verwalten
Personalmanagement
Unterlagen zentral und sicher ablegen
Digitale Unterschrift
Digital rechtssicher unterschreiben
Dokumentenmanagement in der Praxis
Die Möglichkeiten mit Dokumentenmanagement sind riesig. Sie wollen immer mehr Vorteile nutzen? Diese Tools ergänzen Ihr DMS optimal:
Digitale Rechnungsfreigabe
Rechnungsverarbeitung leicht gemacht
Vertragsmanagement
Verträge mit Struktur verwalten
Digitale Unterschrift
Digital rechtssicher unterschreiben
Personalmanagement
Unterlagen zentral und sicher ablegen
Volle Integration: Für noch mehr Nutzen ergänzen Sie Ihr DMS um weitere Funktionen
Damit Ihr ganzes Unternehmen in den Genuss digitaler Prozesse gerät, binden Sie weitere Systeme an. Kompliziert? Mit unserer speziell dafür entwickelten Schnittstelle ganz einfach. Dank vollständiger Integration arbeiten Sie zentral, vermeiden Systembrüche und greifen auf den aktuellen Datenstand zu. Andere Beteiligte natürlich auch, die Zusammenarbeit wird erleichtert.
Integrationen sind unter anderem möglich mit folgenden Systemen:
Microsoft Business Central
Microsoft Outlook
Microsoft SharePoint
Microsoft Office
Microsoft Teams
Salesforce, SAP oder andere Lösungen? Mit unserer offenen Schnittstelle binden Sie (beinahe) jedes System an.
Eine DMS-Lösung, zwei Varianten
Die Anforderungen von jungen und kleinen Unternehmen unterscheiden sich von Mittelständlern. Deshalb bieten wir zwei Wege, unser Dokumentenmanagementsystem einzuführen:
DMS für Kleinunternehmen & Start-Ups
Unser DMS-Bundle eignet sich besonders für Unternehmen, die...
- gerade durchstarten oder wenig User haben,
- sich eine schnelle Einführung in 14 Tagen wünschen,
- preissensibel sind und einen fixen Preis bevorzugen
- und einen festen Funktionsumfang im Standard nutzen wollen.
DMS für mittelständische Unternehmen
Unser individuelles DMS-Projekt eignet sich besonders für Unternehmen, die...
- mehr User und Bestandssysteme im Einsatz haben,
- einen passgenauen Projekt- und Zeitplan wollen,
- auf die Ressourcen für ein klassisches DMS-Projekt zurückgreifen
- und einen Funktionsumfang benötigen, der über den Standard hinaus geht.
Ihr DMS-Projekt mit YAVEON: Das spricht dafür.
Kompetenz
Jahrelange Projekterfahrung, Know-how auf höchstem Niveau und die Fähigkeit, die Bedürfnisse des Kunden zu verstehen. All das erwartet Sie in einem Projekt mit uns – gepaart mit Austausch auf Augenhöhe und angenehmer Arbeitsatmosphäre.
PASSGENAUE EINFÜHRUNG
Die Anforderungen an ein DMS-Projekt sind verschieden. Aus diesem Grund bieten wir zwei Wege zum Dokumentenmanagement: als kompaktes Bundle für Start-ups sowie kleine Unternehmen und als Individualprojekt für größere Firmen.
Rundumblick
Jedes System verspricht Vorteile. Für noch mehr Nutzen sind unsere Lösungen aufeinander abgestimmt. Samt Integrationsfähigkeit! Unser Steckenpferd: ERP. Dank der Vielfalt unserer Projekte gehen wir jede noch so spezielle Anforderung gezielt an.
Reguliertes Umfeld
Arbeiten im regulierten Umfeld sind besonders sensibel. Die Entscheidung sollte daher für einen Softwarepartner fallen, der sich damit auskennt – wie wir. Wir kennen die Anforderungen, Tricks und Kniffe und wissen genau, was zu tun ist.
Dokumente sinnvoll managen
Noch mehr Infos zum DMS? Finden Sie hier!
In unserem Whitepaper zum Dokumentenmanagement-System erfahren Sie
Eine Referenz sagt mehr als tausend Worte
Tschüss Papierstapel
Wie die CTL Europe GmbH es schaffte, riesige Papierstapel ohne Struktur durch effiziente digitale Lösungen zu ersetzen, lesen Sie im Referenzbericht.
Controlling im Griff
Wie hameln pharma den Aufwand beim Controlling reduzierte und Auswertungen schneller anzeigt, lesen Sie im Referenzbericht.
Alle Akten digital abgelegt
Wie CREMER OLEO Belegarchvierung und die Ablage sämtlicher Akten sowie den Zugriff auf Dokumente in einem System realisiert, lesen Sie im Referenzbericht.
Dokumentenmanagement: Die wichtigsten Informationen kompakt zusammengefasst
Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement erleichtert es, Dokumente elektronisch zu verwalten. Darunter fallen das Erstellen, Speichern und Bearbeiten, die digitale Ablage und Archivierung sowie die Organisation und Versionierung von Dokumenten. Klingt nach hohen Papierbergen? Ja, aber das geht auch anders, mit Hilfe einer digitalen Lösung: einem Dokumentenmanagementsystem.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, mit der Dokumente digital erfasst, verwaltet und archiviert werden. Es ist der zentrale Ort, an dem Ihre Dokumentenverwaltung stattfindet. Ein DMS unterstützt und automatisiert somit die Aufgaben des Dokumentenmanagements. Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Arbeitsanweisungen, E-Mails, Akten und Briefe können mit solch einer Dokumentenverwaltungssoftware bearbeitet und gespeichert, gefunden sowie bei Bedarf nachverfolgt und archiviert werden.
Was auf Papier einst komplex, unübersichtlich und fehleranfällig war, lässt sich so automatisieren und digital abbilden – und das standortübergreifend für jede Person in einem Unternehmen (je nach Berechtigung).
Welche Aufgaben erfüllen DMS-Systeme?
Im Wesentlichen bestehen die Aufgaben eines Dokumentenmanagementsystems aus folgenden Bestandteilen:
- Erfassen: Einlesen von Papierdokumenten
- Speichern: Sichere Ablage in einem zentralen, digitalen Dokumentenarchiv
- Organisieren: Automatisierte Dokumentenverwaltung sowie Erstellen von Verknüpfungen, einer Dokumentenhistorie und Versionierung
- Suchen und Finden: Indexierung und Vergabe von zusätzlichen Informationen über Metadaten und Verschlagwortung
- Bearbeiten: Kooperation dank Austausch von Dokumenten, Zugriff auf den aktuellen Stand sowie Hinterlassen von Kommentaren und rechtsgültiges Unterschreiben von Verträgen
- Verteilung von Dokumenten: Bereitstellung der Dokumente für alle Beteiligten an einem zentralen Ort
- Automatisieren: Einbinden der Dokumente in feste Workflows, um die Dokumentbearbeitung zu automatisieren und stattgefundene Prozesse nachvollziehen zu können. Dabei handelt es sich zum Beispiel um die Rechnungserfassung, Prüfung und Freigabe.
Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?
Unternehmen, die eine DMS-Software nutzen, durchlaufen dabei in der Regel ein festes Schema. Dabei handelt es sich um folgende Abläufe, die teils gleichzeitig ablaufen:
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Zunächst werden die Daten erfasst. Liegen diese bereits elektronisch vor, verläuft das meist automatisch. Papierdokumente werden zunächst mithilfe eines OCR-fähigen (Optical Character Recognition) Scanners innerhalb weniger Sekunden erfasst und digitalisiert.
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Nun werden die digitalisierten Dokumente in das Dateiformat umgewandelt, das mit dem Dokumentenmanagementsystem kompatibel ist. Je nach Informationstyp handelt es sich dabei um unterschiedliche Dateiformate.
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Ist dieser Schritt durchlaufen, werden die digitalisierten Dokumente mit passenden Meta-Daten versehen. Dafür kann die Software automatisch passende Schlagworte aus dem System ziehen. Alternativ kann die Verschlagwortung manuell erfolgen. Typische Metadaten sind: Projektnummer, Projektname, Versionsnummer, Projektstatus sowie die für das Dokument verantwortliche Person.
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Die eigentliche Ablage der Dokumente erfolgt an einem zentralen Speicherort, der Teil des Dokumentenmanagementsystems ist.
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Ist die Ablage erfolgt, können Nutzerinnen und Nutzer standortunabhängig auf die Dokumente zugreifen. Die Suchfunktion ermöglicht es, die passenden Unterlagen schnell zu finden. Dank Kooperationsansatz kann gemeinsam an den Dokumenten gearbeitet werden. Über Versionierungs- und Revisionsfunktionen ist es jederzeit möglich, nachzuvollziehen, wer welche Änderung zu welchem Zeitpunkt durchgeführt hat. Zudem können Zugriffsrechte vergeben sowie entzogen werden, um die Dokumente mit dem nötigen Schutz auszustatten.
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Der letzte Schritt ist die Archivierung. Je nach Dokumentart gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen und rechtliche Vorgaben. Um revisionssicher zu archivieren, müssen die entsprechenden Compliance-Anforderungen beachtet werden.
In kurzer Zeit zum neuen DMS? So geht es:
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Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr DMS in zwei Wochen einführen, welchen Nutzen die Kombination aus DMS und ERP ergibt und mehr. Jetzt Webinar herunterladen!
Wo kommen Dokumentenmanagementsysteme zum Einsatz?
Eine DMS-Software stellt für viele Bereiche eine große Erleichterung im Arbeitsalltag dar. Besonders häufig kommt sie in folgenden Bereichen zum Einsatz:
Dokumentenmanagement in der Personalabteilung
- Automatisches Erfassen von Unterlagen zu Mitarbeitern und sonstigen Geschäftsdokumenten
- Erstellen von Workflows zur Abwicklung von Bewerbungsunterlagen
- Gemeinsames Arbeiten an zentral abgelegten Dokumenten
- Automatisierte Prozesse mittels Workflows zum Beispiel bei der Einarbeitung
Dokumentenmanagement in den Abteilungen Finance und Buchhaltung
- Schnelles Erfassen von Rechnungen (elektronisch sowie manuell)
- Dokumente zuweisen
- Rechnungen und Bestellungen zuweisen
- Rechnungsstellung mittels Freigabeworkflows
- Speichern von Geschäftstransaktionen für einfachere und sichere Finanzprüfungen
Dokumentenmanagement in Marketing und Sales
- Leaderfassung mit Webformularen
- Digitalisierung von Dokumenten wie Kunden- und Lieferantenverträge, Rechnungen und Co.
- Langfristige Aufbewahrung von Dokumenten
- Dokumente an Teammitglieder weitergeben
- Projektmanagement
- Erstellen von Plänen, Berichten und Präsentationen
- Sammeln von Projektinformationen
Welche Rolle spielt die Cloud in der Welt der Dokumentenmanagement-Software?
Branchen- und themenübergreifend werden Cloud-Lösungen in Zeiten der Digitalisierung immer wichtiger. Der Trend geht klar in Richtung Cloud, On-Premises-Lösungen nehmen immer stärker ab und werden kontinuierlich abgelöst.
Für Unternehmen bringt das zahlreiche Vorteile. Denn Cloud-Lösungen sind schneller eingeführt, erzeugen durch automatische Updates weniger Wartungsaufwand und sind kosteneffizient. Als Unternehmen haben Sie außerdem jederzeit die Möglichkeit, das Cloud-DMS an Ihre Bedürfnisse anzupassen und zu skalieren. Flexibles Arbeiten von unterwegs?
Geht natürlich auch. Doch viele Unternehmen sorgen sich um die Sicherheit von Cloud-Lösungen. Unnötig! Gute DMS-Systeme setzen auf zahlreiche Sicherungsmaßnahmen zu Datenschutz und Datensicherheit und ermöglichen es auch sensiblen Branchen, Cloud-Systeme zur Digitalisierung einzusetzen.
Ein DMS an das eigene ERP-System anbinden – sinnvoll?
Ein klares: Ja! Der Nutzen, DMS und ein ERP-System miteinander zu vereinen, ist riesig. Der Aufwand? Gering. Denn die Integration erfolgt über eine fertige Schnittstelle, über die (beinahe) alle Lösungen angebunden werden können.
In unserem passenden Blogbeitrag erklären wir Ihnen Schritt für Schritt die Vorteile einer Integration, wie der Vorgang abläuft und welche Lösungen sie zusätzlich integrieren können.
Die wichtigsten FAQs zu unserer DMS-Lösung
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