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Digitale Signatur – das müssen Sie wissen und beachten

Spätestens seit Beginn der Pandemie wünschen sich immer mehr Unternehmen die Möglichkeit, ganz ohne Papierchaos verbindlich zu unterschreiben. Drucken, scannen, unterschreiben, verschicken und den Bearbeitungsstand im Auge behalten? Umständlich. Digitale Signaturen lösen das Problem. Aber was genau steckt hinter elektronischen Signaturen? Entsprechen Sie dem Unterschriftenbild, das in einem PDF-Dokument eingefügt wird? Es gibt viele Fragen. Das Gute: Es gibt genauso viele Antworten – und die finden Sie alle im Blogbeitrag.

Inhalte

    Was ist eine digitale Signatur?

    Bei einer digitalen Signatur handelt es sich um eine Art digitalen Stempel, der garantiert, dass der Unterzeichner einen genau definierten Dokumentenstand bestätigt, also „unterschrieben“, hat.

    Papierdokumente: umständlich, zeitraubend, altmodisch

    Briefe und Unterlagen in Papierform - immer mehr gehören sie der Vergangenheit an. Aber warum eigentlich? Die Antwort liegt auf der Hand: Der Umgang mit Papierdokumenten ist umständlich, zeitintensiv und teuer. Bis ein Brief beim Empfänger angekommen ist, vergeht mindestens ein Tag – sollten Sie die Spätleerung des Briefkastens verpassen, sogar zwei Tage. Papier, Porto und Co. kosten außerdem Geld. Zudem verlieren Sie schnell die Übersicht: Wo ist der Brief aktuell? Wurde schon unterschrieben und erreicht Sie eine Kopie, sobald die Unterschriften vollständig sind? Kein Wunder also, dass auch wichtige Dokumente vermehrt im E-Mail-Postfach landen. Das geht schneller sowie unkomplizierter und erzeugt weniger Kosten. Doch was ist mit Dokumenten, die nur unterschrieben gültig sind? Ein Vertrag beispielsweise ist ohne rechtsverbindliche Unterschrift nichtig.

    Die Lösung ist eine digitale Signatur.

    Digitale Signaturen im Überblick

    Wer neu auf dem Feld der digitalen Signatur ist, wird sich nun fragen, wie sie eine handschriftliche ersetzt und genutzt werden kann. Was macht eine digitale Signatur gültig? Welchen Zweck verfolgt sie? Welche Varianten gibt es und welche Voraussetzungen?

    Mann unterschreibt Dokument digital

    Digitale Signatur vs. elektronische Signatur – was sind die Unterschiede?

    Entspricht eine digitale Signatur einer elektronischen? Fast. Eine elektronische Signatur meint Unterschriftenbilder oder Signaturen in E-Mails. Eine digitale Signatur ist zwar auch eine elektronische, geht aber weit darüber hinaus. Sie erzeugt eine deutlich höhere Beweiskraft und nutzt asymmetrische kryptographische Verfahren, um sowohl den Unterzeichner als auch den genauen Dokumentenstand über einen sogenannten Hashwert manipulationssicher zu speichern. Damit ist nicht einfach ein Dokument, sondern der Inhalt zum Zeitpunkt der Unterschrift unterzeichnet. Eine Veränderung am Dokument im Nachhinein lässt sich klar nachweisen. Die Prüfung einer digitalen Signatur funktioniert auf Knopfdruck, beispielsweise mit dem Adobe PDF-Reader.

    Einfache elektronische Signatur (SES)

    Einfache elektronische Signaturen treten im einfachsten Fall als Unterschriftsbild in einer E-Mail oder als digitale Signatur mit selbst erstelltem Zertifikat auf. Sie eignen sich nur sehr begrenzt für die Unterschriftenlegung und werden meist im formfreien oder unternehmensinternen Verkehr eingesetzt.

    Fortgeschrittene elektronische Signatur

    Mehr Sicherheit bietet die fortgeschrittene elektronische Signatur. Sie erfordert, dass der für eine Signaturerstellung nötige Signaturschlüssel eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet werden kann.

     

    Qualifizierte elektronische Signatur

    Die dritte Variante ist noch einen Schritt sicherer. Grundsätzlich entspricht sie dem Prinzip der fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Zusätzlich wird diese Form der Signatur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt, das von einer Zertifizierungsbehörde, einem Trustcenter wie z. B. der Bundesdruckerei, stammt und zudem bei Zuteilung durch ein Identverfahren abgesichert wurde. Beides sind Voraussetzungen, um die gesetzlich geregelte Unterschrift auf Papier zu ersetzen. Auch wenn mehr Schritte zur ersten Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur erforderlich sind, bietet sie die höchste Beweiskraft und ist der händischen Unterschrift für viele Dokumentarten gleichgestellt.

    Folgende Bedingungen muss eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllen:

    • Unterzeichner eindeutig identifizierbar
    • Dokumenteninhalt und Identifizierungsmerkmal des Unterzeichners gehören zusammen
    • Nachträglich vorgenommene Veränderungen einsehbar
    • Unterzeichner kann den Signaturprozess kontrollieren

    Wann ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich?

    Natürlich ist eine qualifizierte Signatur in jedem Fall die sicherste Variante. Doch in welchen Szenarien ist sie nicht nur ein „Kann“, sondern ein „Muss“? Diese Frage lässt sich kurz beantworten: Immer, wenn eine vollständig rechtsgültige Unterschrift notwendig ist, die die klassische, gesetzlich festgelegte Unterschrift mit Stift und Papier ersetzen soll. In den allermeisten Fällen handelt es sich dabei um Dokumente des Geschäftsverkehrs zwischen Privatpersonen, Unternehmen oder Behörden.

    Wie erfolgt die Erstellung einer digitalen Signatur?

    Um eine E-Signatur zu erstellen, sind im Wesentlichen drei Schritte nötig:

    Icon mit Zahl 1

    Der Unterzeichner nutzt einen elektronische Signaturschlüssel – also ein Zertifikat.

    Icon mit Zahl 2

    Nun wird ein Hashwert für das Dokument berechnet und mit dem privaten Signaturschlüssel verschlüsselt. Nur dieser private Signaturschlüssel kann diese digitale Signatur erzeugen.

    Icon mit Zahl 3

    Soll die Signatur nun geprüft werden, wird der zugehörige öffentliche Schlüssel genutzt, um den Hashwert der Unterschrift zu lesen. Dieser Hashwert wird nun mit dem Hashwert des aktuellen Dokumentes verglichen und muss übereinstimmen, um gültig zu sein. Der Unterzeichner kann im Falle einer qualifizierten digitalen Signatur über den Zertifizierungspfad z. B. der Bundesdruckerei geprüft werden. Auch im öffentlichen Zertifikat sind Informationen über den Ersteller enthalten.

    Digitale-Unterschrift-Prozessablauf
    Digitale-Unterschrift-Prozessablauf

    Um digitale Signaturen möglichst einfach zu erstellen, gibt es Software-Lösungen. Dokumente können auf dieser Plattform online unterzeichnet, versendet und geprüft werden. Um vertrauenswürdige Zertifikate bereitzustellen, erfolgt die Zusammenarbeit mit Zertifizierungsstellen.

    Warum ist es sinnvoll, digitale Signaturen zu verwenden?

    Es gibt viele Branchen, in denen strenge Sicherheitsstandards gelten. Besonders bei sensiblen Dokumenten ist es jedoch in jedem Fall sinnvoll, auf rechtssichere digitale Unterschriften zu setzen. So können Fälschungen sowie ungewollte Änderungen nach der Unterzeichnung vermieden werden.

    Digitale Signaturen schaffen:

    • Sicherheit
    • Transparenz
    • Zuverlässigkeit
    • Fehlervermeidung
    • Rechtssicherheit
    • Handlungsfähigkeit orts- und zeitunabhängig
    • Regularienkonformität beispielsweise nach FDA Title 32 CFR Part 11

    Was bietet YAVEON in Bezug auf digitale Unterschriften?

    Von der einfach elektronischen bis zur digitalen Signatur: YAVEON bietet Signaturlösungen in jeder Sicherheitsstufe. Dabei setzen wir auf d.velop sign, die Lösung unseres Partners d.velop AG. Gepaart mit der bewährten YAVEON Beratung, Expertise im regulierten Umfeld und viel menschlicher Sympathie entstehen Projekte, die Mehrwert schaffen und Freude erzeugen.

    d.velop sign ermöglicht es Unternehmen, Unterschriften künftig vollständig digital abzuwickeln. Sie sparen Papier, Geld und Zeit und sind bei Bedarf vollständig rechtssicher – denn die Lösung ist eIDAS-konform.

    d.velop sign nutzen Sie für zahlreiche Bereiche:

    • Kaufvertrag, AGB und Angebote im Sales
    • Bestellungen, Lastenhefte und Lieferverträge im Einkauf
    • Jahresabschluss, Lagebericht und Bescheinigung im Steuerbereich
    • Kaufvertrag, Urkunden und Finanzierung, wenn es um Immobilien geht
    • NDA, Compliance und Vertragsmanagement für die Legal-Abteilung

    Fazit

    Online unterschreiben. Was im ersten Moment nach nur einer Möglichkeit klingt, lässt sich in verschiedene Varianten aufdröseln: Es gibt zahlreiche Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, um die Anforderungen für eine bestimmte Unterschrift zu erfüllen. Wer rechtssichere Unterschriften benötigt, ist bei der qualifizierten elektronischen Signatur richtig.

    Um im eigenen Unternehmen die richtige Lösung zu finden, sind ein erfahrener Partner und zuverlässige Software wichtig. YAVEON setzt auf die Lösungen des Partners d.velop AG. Warum? Hier trifft bewährte Software auf die YAVEON Beratungskompetenz.

    Sie wollen herausfinden, wie digitale Signaturen in der Praxis funktionieren? Bleiben Sie dran: Unsere Geschäftsführer York Braune und Gebhard Schwan gewähren im Interview spannende Einblicke, wie YAVEON digitale Signaturen nutzt. Wann zu lesen? Kommende Woche. Wo? Natürlich auf dem YAVEON Blog.

    Der Autor

    Kein Komma zu viel, kein Satzzeichen zu wenig: Katharina Keil schafft es, eigentlich komplexe Themen auf einfache und verständliche Sätze herunterzubrechen. Ihre Texte enthalten alles, was man sich von einer guten Content Marketing Managerin wünscht: Spannende Geschichten, gespickt mit dem nötigen Fachwissen, ansprechende Beispiele und Metaphern sowie vor allem eins: Mehrwert für den Leser. 

    Warum Yaveon?

    Immer auf Augenhöhe und gemeinsam mit Ihnen

    7 Standorte, über 550 Kunden, rund 170 Mitarbeiter. Mit unserer jahrelangen Erfahrung haben wir uns auf die Fahne geschrieben: maximale Qualität für zufriedene Kunden.

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