Virtuelle Events

Die Vor- und Nachteile von virtuellen Events

Langsam geht es wieder los: Messen, Vorträge, Feiern und Veranstaltungen werden vermehrt als Vor-Ort-Events geplant. Die Freude darüber ist groß, denn eines haben uns die letzten Jahre wahrscheinlich alle gelehrt: Persönliche Kontakte sind durch nichts zu ersetzen. Aber virtuelle Events haben genauso auch positive Effekte, keine Frage. Virtuell oder persönlich: Veranstaltungen können sowohl per PC als auch face-to-face erfolgreich sein. Was sind die Vor- und Nachteile? Wir fassen Ihnen die wichtigsten Infos zusammen.

Virtuelle Events können überzeugen

Besonders im beruflichen Kontext können virtuelle Events eine große Erleichterung sein: Statt eine zeitintensive An- und Abreise in Kauf nehmen zu müssen, erfolgt die Teilnahme vom Schreibtisch aus. Computer hochfahren, anmelden und es kann losgehen. Stellt sich heraus, dass Sie sich die Veranstaltung ganz anders vorgestellt haben, klicken Sie das Fenster einfach weg. Praktisch. Doch neben dem Zeitfaktor spielen natürlich auch die Kosten eine Rolle: Reisekosten sind hinfällig, die Teilnahmegebühren sind meist günstiger und teure Verpflegung auf Messen entfällt ebenfalls. Ein dritter positiver Punkt: Meist steigt die Effizienz. Denn das typische „sich verquatschen“ passiert per Videotelefonie nicht so schnell, wie live vor Ort. Auch das gemeinsame Getränk nach dem offiziellen Teil entfällt. Am nächsten Tag sind Sie nicht übermüdet, sondern topfit.

Die Vorteile von virtuellen Events im Überblick

  • Zeitersparnis: Zeitintensives An- und Abreisen entfällt. Darüber hinaus kann auch nur an relevanten Vorträgen und Workshops teilgenommen werden.
  • Ausfallsicher: Virtuelle Events können immer stattfinden, unabhängig von globalen Ereignissen. Alles natürlich unter der Voraussetzung, dass es keinen weltweiten Internetausfall gibt.
  • Effizienz: Zeit und Kosten werden gespart. Reismanagement, Verpflegung, aufwendige Gestaltung von Printmedien oder Messeständen entfallen.
  • Nachhaltigkeit: Emmisionen für An- und Abreise der Teilnehmenden entfallen und auch in anderen Bereichen wie Verpflegung oder Transport können CO2-Ausstöße gesenkt werden.
  • Unbegrenzte Teilnehmerzahl: Der Kapazität eines virtuellen Events sind keine Grenzen gesetzt. Jede Person mit leistungsfähigem Internetanschluss kann teilnehmen. Sie wollen 40 Workshops und Vorträge parallel laufen lassen? Kein Problem!
  • Work-Life-Balance: Die Teilnahme aus dem Home-Office ist problemlos möglich. Familie und Beruf lassen sich so viel besser vereinen.
  • On-Demand-Verfügbarkeit: Alle Inhalte des virtuellen Events können aufgenommen und On-Demand zur Verfügung gestellt werden. Inhalte lassen sich zweitverwerten und für die Lead-Generierung nutzen.
  • Echtzeitanalysen: Auf virtuellen Events lassen sich Kennzahlen wesentlich detaillierter und quasi in Echtzeit erfassen. Wie war die Teilnehmerbeteiligung? Wie viele Personen haben welchen Vortrag besucht? Wie steht es um die Interaktionsrate? Welcher Teilnehmer wurde zum Lead und hat eine Anfrage gestellt? Gerade für Auswertungen im Nachgang und Optimierungen für zukünftige Events ein großer Vorteil von virtuellen Events.

Die Kehrseite von virtuellen Events

Kritiker werden jetzt sagen: Ja, aber genau das macht doch eine Veranstaltung aus. Und das stimmt. Auf die An- und Abreise können wir sicher noch verzichten – verspätete Züge und verstopfte Autobahnen braucht niemand. Geldersparnis freut uns sicher auch alle und Effizienz steigern will wohl jeder. Aber: Genau das Gespräch zwischen den Türen, das „sich verquatschen“ und abends noch gemeinsam anstoßen, schafft Nähe. Persönliche Bindungen können sich entwickeln und die sind – im Geschäfts- wie im Privatleben – unverzichtbar. Aller Effizienz zum Trotz geht doch nichts darüber, das Gegenüber vom Telefon endlich in Persona kennenzulernen. In vielen Bereichen hat das getrennte Arbeiten von verschiedenen Standorten auch gezeigt, dass viel mehr kreative Ideen entstehen, wenn ein Team in einem Raum sitzt. Der Plausch an der Kaffeemaschine kann der entscheidende Moment für den genialen Einfall sein – und ähnlich ist das auf Veranstaltungen. Aus persönlichen, unbürokratischen Gesprächen entwickeln sich neue Perspektiven mit neuen Ansätzen.

Ein weiterer Nachteil: Sie benötigen eine stabile Internetverbindung. Unerwartete WLAN-Probleme im Homeoffice? Der Router blinkt hektisch, die Hotline meldet 30 Minuten Wartezeit in der Warteschlange? Kennen wir wohl alle. Bis Sie endlich die Lösung gefunden haben, sind schnell mehrere Stunden vergangen – ein Teil der Veranstaltung ist bereits vorbei. Vor Ort kann Ihnen das nicht passieren.

Die Nachteile von Virtuellen Events im Überblick

  • Fehlender persönlicher Kontakt: Der nicht vorhandene persönliche Kontakt erschwert die Entwicklung eines regen Austauschs sowie eines Gemeinschaftsgefühls.
  • Größere Abhängigkeit von funktionierender Technik: Die Technik kann zum Störfaktor von virtuellen Events werden. Firewalls in Unternehmen können den Zugang zur Plattform verbieten, eine ausreichende Verbindungsgeschwindigkeit muss vorhanden sein oder zu hohe Nutzerzahlen können die Software lahmlegen.
  • Erschwertes Networking: Auch wenn auf digitalen Plattformen zahlreiche Möglichkeiten für regen Austausch und virtuelles Network bereitgestellt werden, sind die spontanen und physischen Gespräche durch Nichts zu ersetzen.
  • Zeitverschiebungen: Sollte es sich um ein weltweit verfügbares Event handeln, muss die Zeitverschiebung in der Planung berücksichtigt werden.
  • Virtuellen Events fehlt der Erlebnisfaktor: Der Erlebnisfaktor entsteht durch das gemeinsam Erlebte und die Interaktionen auf Events. Im virtuellen Raum, ohne Licht, Ton, dieselbe Location, dasselbe Klimauvm. kann sich dieses Gefühl nicht auf gleiche Art und Weise entwickeln.

Virtuell oder analog - Welche Events sind jetzt besser?

Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile und damit gleichermaßen ihre Daseinsberechtigung. Wem der persönliche Austausch und das gemeinsame Erlebnis am Herzen liegt, sollte sich eher nach analogen Messen und Events umschauen. Wem aber Punkte wie Zeitersparnis, Work-Life-Balance oder Nachhaltigkeit wichtiger sind, für den scheinen virtuelle Events die bessere Wahl zu sein. Letztlich ist die Entscheidung Typsache und muss jeder für sich selbst treffen.

Autor

Kein Komma zu viel, kein Satzzeichen zu wenig: Katharina Keil schafft es, eigentlich komplexe Themen auf einfache und verständliche Sätze herunterzubrechen. Ihre Texte enthalten alles, was man sich von einer guten Content Marketing Managerin wünscht: Spannende Geschichten, gespickt mit dem nötigen Fachwissen, ansprechende Beispiele und Metaphern sowie vor allem eins: Mehrwert für den Leser. 

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