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Versionierung von Dokumenten
Was ist Versionierung?
Geht es darum, sämtliche Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen werden, zu beschreiben, spricht man von Versionierung. Es handelt sich dabei um einen Managementansatz.
Wie funktioniert Versionierung?
Bei jeder Änderung an einem Dokument wird die „neue“ Dokumentversion im dafür vorgesehenen Archiv abgelegt. Sie stellt somit eine Information dar, die eindeutig zugeordnet werden kann, um die Versionsstände der betroffenen Unterlage einsehen zu können. Der gesamte Dokumentenlebenszyklus kann so zu jederzeit eingesehen und nachvollzogen werden.
Was ist ein Beispiel für die Versionierung eines Dokuments?
Typischerweise wird ein Dokument von einer Person erstmalig angelegt und beispielsweise als V1 gespeichert. Dieses wird nun überarbeitet und als V2 abgelegt. Ob die Änderung dabei vom Ersteller oder von einer zweiten Person umgesetzt wird, spielt keine Rolle. Die Versionsführung kann ohne Begrenzung bei Änderungen fortgeführt werden.
Welche Gründe sprechen für Versionierung?
Es gibt zahlreiche Gründe, die für Versionierung sprechen. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um die folgenden:
- Qualitätssicherung
- Rückverfolgbarkeit der Änderungen an einem Dokument (Audit Trail)
- Revisionssichere Ablage
- Geringerer Kostenaufwand durch Transparenz
- Risikominimierung
- Verantwortliche werden über Änderungen informiert und können reagieren, falls nötig
Welche Dokumente werden typischerweise versioniert?
- Arbeitsanweisungen und SOPs
- Dokumentvorlagen
- Verträge
- Rechnungen
- Protokolle
- Berichte
- Produktinformationen
Wofür macht Versionierung Sinn?
Versionierung ist immer dann sinnvoll, wenn die Nachvollziehbarkeit vollzogener Änderungen relevant ist. Typischerweise handelt es sich dabei um
- Software-Lösungen
- Dokumente jeder Art
- Datenbanken
Was ist der Unterschied zwischen manueller und automatischer Versionierung?
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Manuelle Versionierung
Die bearbeitende Person gibt an, wann ein Dokument vollständig bearbeitet ist. Die entstandene Dokumentenversion wird nun manuell als neue Datei gespeichert – die Versionierung beginnt. Um die Version zu kennzeichnen, gibt der Bearbeiter wichtige Informationen wie Nummer oder Beschreibung an und kennzeichnet so die jeweilige Version.
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Automatische Versionierung
Bei der automatischen Versionierung setzen die Anwender typischerweise auf ein Dokumentenmanagement-System (DMS), also Software. Die darin enthaltene Versionsverwaltung legt die Datei automatisch entweder in einem Verzeichnis oder einer Datenbank ab. Dokumente werden so mit einem Zeitstempel und einer Benutzerkennung versehen.
Welche Aufgaben erfüllt die Versionsverwaltung?
Versionsverwaltung meint das System der automatischen Versionierung mittels Software, mit dem Änderungen an Dokumenten erfasst werden. Die Hauptaufgaben einer Versionsverwaltung sind:
- Änderungen lückenlos protokollieren
- Einzelne Schritte und Stände protokollieren
- Gleichzeitigen bzw. gemeinsamen Zugriff verschiedener Benutzer auf Dokumente koordinieren
Wie versioniert man Dokumente richtig?
Für die Versionierung von Dokumenten machen Regeln Sinn. Damit die Bearbeitungsstadien von Dateien vollständig nachvollzogen werden können, ist eine durchgängige Versionierung unumgänglich. Das häufigste und einfachste Beispiel hierfür ist die Versionierung anhand natürlicher Zahlen (Version 1, Version 2 etc.) als Nummerierung. Dabei ist es wichtig, verwirrende oder zu viele Informationen zu vermeiden.
Erfolgt die Versionierung automatisch, wird meist ein Protokoll aller Bearbeitungsschritte abgespeichert. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes kann so eingesehen und nachvollzogen werden. Zeitstempel und Benutzerkennung sind weitere typische Merkmale für die Versionierung eines Dokuments. Bei manueller Versionierung müssen diese Schritte händisch vollzogen werden. Hier ist auf maximale Sorgfalt zu achten, da schnell Lücken oder Fehler entstehen können.
Nach welcher Logik werden Versionsnummern vergeben?
In der Regel werden Versionsnummern als Nummerierung vergeben, um den Stand eines Dokuments voneinander unterscheiden zu können. Es gibt kein fixes Regelwerk. Folgende Reihenfolge ist jedoch zu empfehlen:
- Hauptversionsnummer: kennzeichnet signifikante Veränderungen
- Nebenversionsnummer: zeigt Änderungen/Erweiterungen an
- Revisionsnummer: zeigt Aktualisierungen/Korrekturen auf
Welche Rolle spielt die ISO 9001:2015?
Die ISO 9001:2015 fordert, dass Dokumente aktiv verwaltet werden müssen. Sie müssen dafür in angemessenem Umfang beschrieben, geprüft und genehmigt sowie innerhalb des eigenen Unternehmens gelenkt werden.
Im Kapitel 7.5 “Dokumentierte Informationen” werden vielfältige Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem und die dafür notwendigen Dokumente gestellt. Der Begriff „Dokumentierte Information“ umfasst dabei jede Form von Aufzeichnungen, einschließlich klassischer Dokumente wie z.B. Arbeitsanweisungen. Die Beschreibung muss folgende Punkte umfassen:
- Titel
- Autor
- Aktualisierungsdatum
- Referenznummer
- Versionsnummer
Zudem müssen die betroffenen Dokumente Mitarbeitern auf eine angemessene Weise zugänglich und vor Manipulation und versehentlichen Änderungen geschützt sein.
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