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Audits in der Lebensmittelindustrie
Sicherheit gewährleisten ist elementar in der Lebensmittelbranche. Wie unsere ERP-Branchenlösung YAVEON ProBatch dabei hilft, haben wir zusammengefasst.
22. Februar 2024
Eine der wohl sensibelsten Branchen ist die Lebensmittelindustrie. Wenn es um Sicherheit und Qualität geht, gibt es hier keinen Spielraum für Abweichungen. Dass Vorschriften und Maßnahmen eingehalten sowie sichergestellt werden, wird in speziellen Audits geprüft. Was Lebensmittelaudits sind, wie sie ablaufen und was die Ergebnisse für Unternehmen bedeuten, klärt unser Beitrag.
Das sind Lebensmittelaudits
Unabhängig von Branche und Zusammenhang prüfen Audits systematisch, ob die Definition und Umsetzung von Prozessen, Aktivitäten oder Systemen definierte Standards, Richtlinien, Gesetzte und Normen erfüllen. Ein Lebensmittelaudit meint demnach die Prüfung und Bewertung von Prozessen, Praktiken und Systemen, die in Zusammenhang mit der Herstellung, Verarbeitung und dem Vertrieb von Lebensmitteln auftreten. Audits in der Food-Industrie zielen hauptsächlich darauf ab, die Sicherheit und Qualität von Lebensmitteln sowie die Erfüllung der für die Branchen geltenden Regularien sicherzustellen.
Ein Ziel, viele Arten: Diese Audit-Arten gibt es in der Lebensmittelbranche
Der Umgang mit Lebensmitteln ist sensibel. Um Verbraucherinnen und Verbrauchern maximale Sicherheit zu geben, finden Audits verschiedener Arten statt:
Interne Audits
Bei einem internen Audit überprüft das Unternehmen selbst die Güte seiner Prozesse, zieht die entsprechenden Schlüsse und ergreift nötige Maßnahmen. Im Zusammenhang mit internen Audits wird unterschieden zwischen Erstaudits, bei denen die Prozesse erstmals überprüft werden, und regelmäßigen Audits, die die konstante Einhaltung von Standards sicherstellen.
Externe Audits
Bei einem externen Audit prüfen unabhängige Dritte, ob Standards eingehalten werden. Folgende Auditformen kommen besonders häufig vor:
- Lieferanten- und Kundenaudits prüfen, ob die gestellten Qualitätsanforderungen von Lieferanten oder Kunden zuverlässig eingehalten werden.
- Zertifizierungsaudits zum Beispiel zur Lebensmittelsicherheitszertifizierung oder Qualitätszertifizierung. Bevor ein Zertifikat vergeben wird, wird geprüft, ob international anerkannte Standards zur Lebensmittelsicherheit und Qualitätsstandards beispielsweise zur ISO 9001 eingehalten werden.
- Hygieneaudits prüfen, ob Hygienestandards sowie -praktiken erfüllt werden. Sie sind essenziell, um Sicherheit und Qualität von Lebensmitteln zu gewährleisten.
- Audits zur Rückverfolgbarkeit schaffen die Voraussetzungen, um sicherzustellen, dass Produkte entlang der gesamten Lieferkette rückverfolgbar sind und bei Reklamationen die betroffenen Produkte aus dem Verkehr gezogen werden können.
Der typische Ablauf von Lebensmittelaudits
Der exakte Ablauf eines Audits in der Lebensmittelbranche unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Einige wesentliche Schritt werden jedoch in der Regel immer durchlaufen:
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1. Das Audit wird vorbereitet.
In Vorbereitung auf die Auditierung sammelt das auditierte Unternehmen benötigte Unterlagen und Nachweise zusammen und überprüft die Produktionsstätten sowie Anlagen vor Ort auf Erfüllung der Vorgaben.
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2. Beginn des Audits
Bevor das eigentliche Audit beginnt, werden die Auditoren begrüßt und eingewiesen. Der Ablauf der Audits wird gemeinsam besprochen. Sind alle Fragen geklärt, kann es losgehen.
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3. Prüfung der Dokumente
Im Zuge des Lebensmittelaudits werden nun von der prüfenden Person alle relevanten Dokumente und Prozessdokumentationen überprüft. Ziel ist es, etwaige Schwachstellen aufzudecken und das Einhalten von Standards sicherzustellen.
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4. Inspektion der Anlagen
Ein Audit in der Lebensmittelbranche umfasst auch die Inspektion von relevanten Einrichtungen wie Produktionsstätten und Lagerorten. Auditoren überprüfen in diesem Schritt, ob Hygiene- und Sicherheitsstandards eingehalten werden.
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5. Interviews
Um alle relevanten Informationen zu aktuellen Prozessen, zu Schulungsmaßnahmen und der Einhaltung von Vorgaben zuverlässig einschätzen zu können, folgen Interviews mit beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
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6. Überprüfen von Prozessen
Auditoren prüfen weiterhin, ob die tatsächliche Prozessumsetzung im Unternehmen der theoretischen entspricht, oder ob Abweichungen zu erkennen sind. Vom Wareneingang bis hin zur Verpackung des Endproduktes wird jeder Schritt detailliert betrachtet.
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7. Rückverfolgbarkeit
Nun folgt die Prüfung der Rückverfolgbarkeit einzelner Produktbestandteile entlang der gesamten Lieferkette. In der Regel wählen Unternehmen dafür ausschließlich Lieferanten, die die Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit erfüllen. Zudem wird in regelmäßigen Tests über Stichproben sowie Simulationen überprüft, ob die Lieferkette in der Lage ist, effizient zu reagieren.
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8. Schlussbesprechung und Erstellen eines Berichts
Sind die vorausgegangenen Schritte abgeschlossen, erfolgt eine Abschlussbesprechung. Hierin werden die Auditergebnisse vorgestellt und Empfehlungen sowie Optimierungsmaßnahmen besprochen. Im Falle von Abweichungen werden Maßnahmen definiert, diese anzupassen, und in schwerwiegenden Fällen regulatorische Schritte eingeleitet. Ein schriftlicher Bericht fasst abschließend die Ergebnisse, Abweichungen und etwaige Empfehlungen bzw. Maßnahmen zusammen.
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9. Umsetzung von Maßnahmen und Optimierungen
Für das Lebensmittelunternehmen geht es nun in die Praxis: Maßnahmen werden umgesetzt, Mängel behoben und Prozesse optimiert.
Typische Maßnahmen sind:
- Mitarbeiterschulungen zu Lebensmittelsicherheit und -qualität
- Geräte und Systeme einführen, um Produktkontrollen zu ermöglichen
- Geräte zur Temperaturüberwachung installieren
- Updates für Systeme zur Qualitätskontrolle umsetzen
- Dokumentation zur Sicherheit von Materialien, die direkt in Berührung mit Lebensmitteln kommen, einführen
Auditergebnisse: Das bedeuten sie
Geschafft, ein Audit ist erfolgreich abgeschlossen, die Ergebnisse sind zusammengetragen. Doch was bedeuten sie eigentlich? Grundsätzlich lässt sich sagen, dass Ergebnisse aus Lebensmittelaudits enorm wichtig sind, denn sie dienen als Grundlage, um Vorschriften zu Lebensmittelsicherheit und Qualität einzuhalten und die eigenen Prozesse effizienter zu gestalten. Auch Abweichungen, die regulatorische Maßnahmen nach sich ziehen, sind eine Chance, denn sie schaffen die Grundlage, um Optimierungen umzusetzen. Auditergebnisse können folgende Bereiche beeinflussen:
- Sie schaffen Sicherheit und Qualität für Lebensmittel, denn die bestehenden Maßnahmen wurden auf die Probe gestellt und nötige Anpassungen aufgedeckt.
- Die Einhaltung der relevanten Vorschriften und strenger Kundenanforderungen ist bei einem positiven Auditergebnis sichergestellt, da relevante Prozesse betrachtet und bewertet wurden.
- Die Vorgaben zur Vergabe von Zertifizierungen zu Lebensmittelsicherheit und Qualitätsnormen wie die ISO 9001 lassen sich mit einem erfolgreichen Audit sicherstellen.
- Lebensmittelaudits schenken zudem die Möglichkeit für das Unternehmen, sich stetig zu verbessern und effizienter zu arbeiten, indem Optimierungspotenziale erkennbar werden.
- Werden im Audit jedoch schwerwiegende Verstöße erkennbar, kann dies regulatorische Maßnahme sowie den Verlust von Vertrauen und Reputation bedeuten.
Vorteile und Herausforderungen durch Lebensmittelaudits
Auditierungen erzeugen eine Vielzahl an Vorteilen und stellen Food-Unternehmen gleichzeitig vor Herausforderungen.
Die häufigsten Vorteile:
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Reputation
Unternehmen, die auditiert wurden und das per Zertifikat nachweisen können, erhalten globale Anerkennung für die eigenen Produkte und Prozesse.
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Kundenbindung
Gleichzeitig vermitteln Zertifizierungen eine große Sicherheit an Kundinnen und Kunden.
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Wettbewerbsvorteil
Lebensmittelaudits können den Zugang zu neuen Märkten stärken, indem sie nachweisen, dass relevante Sicherheitsvoraussetzungen erfüllt sind. Zeitgleich entsteht hierdurch ein Wettbewerbsvorteil.
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Vorgaben und Regularien erfüllen
Die Voraussetzungen für Lebensmittelsicherheit und -qualität werden gewährleistet und gesetzliche Vorschriften erfüllt.
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Stetige Verbesserung
Weil Auditierungen dafür sorgen, dass Prozesse regelmäßig überprüft werden, lassen sich diese kontinuierlich optimieren.
Die häufigsten Herausforderungen:
Audits stellen Unternehmen aus der Lebensmittelindustrie zugleich vor Herausforderungen. So ist es mitunter nicht einfach, der Komplexität der Lieferkette gerecht zu werden, da zahlreiche Rohstoffe aus unterschiedlichen Regionen verwendet werden. Ebenso umfassend ist meist die Menge der Akteure, die sich an einem Prozess beteiligen und die im Zuge der Auditierung berücksichtigt werden müssen. Weil sich außerdem Regularien und Vorschriften häufig und schnell verändern, muss die Aktualität von Auditergebnissen regelmäßig überprüft werden. Der Mangel an standardisierten Bewertungsmethoden ist ein weiteres Thema, das es sensibel zu betrachten gilt. Auditoren ziehen so unterschiedliche Kriterien zur Bewertung heran und erzielen dadurch verschiedene Ergebnisse.
So hilft die Branchenlösung YAVEON ProBatch bei Lebensmittelaudits
ERP erleichtert und beschleunigt eine Vielzahl an Unternehmensprozessen. Kombiniert mit unserer ERP-Branchenlösung YAVEON ProBatch nutzen Lebensmittelunternehmen einen Funktionsumfang, der maximale Automatisierung erzeugt. Das erleichtert auch erfolgreiche Lebensmittelaudits. Besonders hilfreich hierfür sind folgende Funktionen:
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Bestandsliste auf Chargenebene mit Chargenstatus und Ablaufdatum
Mit den Funktionen der Bestandsliste behalten Unternehmen ihre Bestände übersichtlich im Blick – und das sogar auf Chargenebene. Die Anzeige des aktuellen Chargenstatus sowie des Ablaufdatums von Lebensmitteln machen es möglich.
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Qualitätskontrolle in allen ERP-Prozessschritten
Von der Wareneingangs- bis zur -ausgangskontrolle – eine große Bandbreite an Funktionen zur Qualitätskontrolle sind Teil unseres Branchen-ERPs. Für Lebensmittelunternehmen nicht nur wichtig, sondern unverzichtbar.
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Durchgängige Chargenrückverfolgung
Ein Lebensmittel muss zurückgerufen werden? Sicherlich eine der heikelsten Situationen für die Lebensmittelindustrie. Passiert es dennoch, muss es schnell gehen. Mit unserer Chargenrückverfolgung ist auf einen Blick ersichtlich, welche Charge wo ist. Das schenkt Sicherheit und Reaktionsfähigkeit.
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Regelwerk, um sicherzustellen, dass Resthaltbarkeiten eingehalten werden
Als Unternehmen aus der Lebensmittelindustrie gilt es, Vorgaben zu Haltbarkeiten penibel einzuhalten. Für Resthaltbarkeiten unterstützt das Regelwerk in YAVEON ProBatch.
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Qualifikation der Lieferanten
Die Zusammenarbeit mit Lieferanten gehört für Lebensmittelunternehmen zum Alltag. Doch erfüllen diese auch die strengen Kriterien? Mit der Lieferantenqualifikation in unserer ERP-Speziallösung ist die Güte der Zusammenarbeit aufgezeichnet und auf einen Blick einsehbar.
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Merkmalsverwaltung (Allergene und Inhaltsstoffe)
Nüsse, Milch und Co.: Allergene und Inhaltsstoffe müssen auf Lebensmitteln ausgewiesen sein. Um das sicherzustellen, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden, arbeiten Unternehmen aus der Lebensmittelbranche mit unserer Merkmalsverwaltung.
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Fertigung nach Chargenqualität
Da nicht zwingend alle Rohstoffchargen, welche in der Produktion zum Einsatz kommen, dieselbe Qualität bzw. Chargenspezifikation aufweisen, unterstützt Sie ProBatch dabei, die richtigen oder am besten geeigneten Rohstoffchargen für die Produktion auszuwählen. So wird sichergestellt, dass die Fertigprodukte stets die gewünschte Qualität aufweisen.
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Incident Management
Läuft ein Prozess nicht rund, müssen Unternehmen aus der Lebensmittelindustrie schnellstmöglich informiert werden. Unser Incident Management ermöglich es daher, Lieferkettenprobleme zu überwachen.
Lebensmittelaudits sind wichtig und sinnvoll
Pro oder contra Lebensmittelaudits? Ein klares pro. Sicher, es gibt Herausforderungen, die von Unternehmen zu Unternehmen verschieden stark Einfluss nehmen. Doch sie entstehen ausschließlich daraus, dass Prozesse eingeführt werden, die Food-Firmen sowie Verbraucherinnen und Verbrauchern Sicherheit schenken. Lebensmittelaudits sind aus der Branche nicht wegzudenken und sollten sinnvoll, umsichtig und mit langfristigem Nutzen umgesetzt werden. Das Ergebnis: sichere Prozesse und ein gutes Gefühl im Umgang mit den eigenen Produkten.
Sie wollen auch Sicherheit im Umgang mit Lebensmitteln? Lernen Sie unsere ERP-Branchenlösung ProBatch für die Foodbranche genauer kennen.
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