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Chargenrückverfolgung
Was ist Chargenrückverfolgung?
Chargenrückverfolgung stellt sicher, dass Produkte sowie einzelne Produktchargen entlang der Lieferkette auf Erzeuger und Inhaltsstoffe zurückgeführt werden können. Es ist ebenfalls möglich, Herstellprozesse- sowie Produktmerkmale nachzuvollziehen.
Warum ist Chargenrückverfolgung wichtig?
Bei einer Charge handelt es sich um Produktionseinheiten, die unter den gleichen Bedingungen erzeugt wurden. Sie sind also identisch, können aber trotz gleichem Material und Ausgangsstoffen qualitativ voneinander abweichen. Daher spielt Chargenrückverfolgung eine wesentliche Rolle dabei, die Sicherheit der Produktqualität zu gewährleisten. Wird bei einem Produkt ein Mangel festgestellt, liegt dieser mit hoher Wahrscheinlichkeit auch an den anderen Chargeneinheiten vor.
Dank Chargenverfolgung ist es möglich, Produkte aus mangelhaften Chargen zu ermitteln und sie schnellstmöglich aus dem Verkehr zu ziehen. Besonders wichtig ist Chargenrückverfolgung daher für Rückrufaktionen, wie sie in der Chemie-, Pharma- und Lebensmittelbranche auftreten können. Doch auch im normalen Betrieb ist die Chargenrückverfolgung eine wesentliche Komponente. Sie ist Teil des Qualitätsmanagements und ermöglicht es, Geschäftsprozesse effizient zu gestalten.
Wie läuft Chargenrückverfolgung ab?
Chargenrückverfolgung erfolgt typischerweise im Warenwirtschaftssystem. Zunächst werden Inhalts- und Werkstoffe im Wareneingang einer Charge zugeordnet. Die Kennzeichnung erfolgt mittels Chargenetiketten. Die vergebene Chargennummer läuft nun im Warenwirtschaftssystem bei jedem Schritt mit. So lässt sich der gesamte Warenbewegungsprozess überwachen und nachvollziehen.
Typischerweise werden im Zuge einer Chargenverfolgung folgende Tracing-Modelle eingesetzt:
Downstream-Tracing
Beim Downstream-Tracing geht es um die Verfolgung einer Produktionscharge oder eines Einzelproduktes. Zumeist ist das in der Automobilbranche sowie bei Haushaltsgeräten mit Gewährleistung und Garantie der Fall.
Upstream-Tracing
Beim Upstream-Tracing geht es um die Rückverfolgbarkeit eines Produkts vom Verbraucher zum Erzeuger. Kommt es zu einem Problem, lassen sich Ursachen und Verursacher schnell herausfiltern und somit beheben.
Eindeutige Kennzeichnung mit Chargennummern
Weiterhin gibt es die Möglichkeit, eine eindeutige Chargennummer für eine bestimmte Produktcharge zu vergeben. Sie wird als alphanumerische Nummer auf dem Produkt hinterlassen und ermöglicht so dessen Identifizierung im Bedarfsfall.
Da nur durch eine lückenlos Rückverfolgbarkeit von Chargen maximale Sicherheit für Verbraucher gewährleistet werden kann, zählt die Chargenrückverfolgung fest zu den Grundlagen für Qualitätsstandards.
Welche Informationen sind Teil der Chargenrückverfolgung?
Im Zuge der Chargenverfolgung sind Unternehmen verpflichtet, sämtliche Informationen über Lieferanten, Kunden und Hersteller aufzubewahren und zu protokollieren. Bei dieser Chargenpflicht handelt sich hauptsächlich um:
- Name des Lieferanten bzw. Kundenname sowie die Adresse
- Datum sowie Zeitpunkt des Verkaufs bzw. der Leistung
- Identifikation der Roh-, Hilfs- oder Betriebsstoffe
- Produktangaben zum erhaltenen und ausgelieferten Produkt
- Volumen und Menge
- Die Chargennummer oder Losnummer bzw. jede weitere Nummer, falls diese beiden nicht zutreffen
Wie wird Chargenrückverfolgung mithilfe eines ERP-System umgesetzt?
Chargenrückverfolgung manuell zu ermöglichen, ist enorm aufwändig und fehleranfällig. Die meisten Unternehmen setzen daher auch Software für die Warenwirtschaft mit integrierter Chargenrückverfolgbarkeit, der so genannten Chargenverwaltung. Mit ihrer Hilfe sind Lieferketten, also Supply Chains, einfach zu überblicken, Chargen können unkompliziert zurückverfolgt werden. Im Wesentlichen erfüllt die Software folgende Funktionen:
- Jede Charge wird im Wareneingang erfasst.
- Die erfassten Chargen werden in jedem einzelnen Prozess bis hin zum Warenausgang berücksichtigt und getrackt.
- Übersicht über alle Chargen im Unternehmen.
- Vollständige Rückverfolgbarkeit.
ERP-Systeme dienen als zentrale Datenbank, die alle Informationen unter der jeweiligen Chargennummer umfasst. Nutzer geben entsprechend die Chargennummer ein und erhalten alle Informationen, die zu dieser Charge verfügbar sind. ERP-Systeme sind so in der Lage:
- auf Basis von Produktionsaufträgen Chargen automatisch zu generieren.
- Chargen vollständig zu erfassen – von Wareneingang über Produktion hin zu Auslieferung
- Produkte über einen Barcode zu tracken. Das Scannen des Barcodes erfolgt mit Hilfe eines mobilen Endgeräts.
Vollen Überblick zu jeder Zeit
Bei Rückfragen zu Chargen zählt jede Sekunde. Wie gut, dass es die Chargenverwaltung in unserer ERP-Branchenlösung YAVEON ProBatch gibt.
Was sind Vorteile von Chargenrückverfolgung?
- Wirtschaftliche Sicherheit: Dank Chargenverfolgung können Korrekturmaßnahmen frühzeitig erfolgen. So lassen sich weitere Schäden sowie Auslieferungsstopps vermeiden.
- Konformes Qualitätsmanagement: Chargenrückverfolgung ermöglicht es, Qualitätsmanagement-Anforderungen zu erfüllen, indem mit Hilfe von Chargennummern Einsatzstoffe über alle Produktionsstufen hinweg rückverfolgt werden können.
- Stetige Optimierung für sichere Produkte: Dank Chargenrückverfolgung werden im Reklamationsfall Fehler einfacher erkannt, was die Sicherheit von Produkten langfristig erhöht.
- Mehr Transparenz: Die Chargenrückverfolgbarkeit ermöglicht es, dass Kunden detaillierte Einblicke in die einzelnen Bestandteile von Produkten erlangen.
- Vereinfachte Produktion: Die Kombination aus Chargenrückverfolgung und ERP-System ergibt deutlich vereinfachte Prozesse in den Bereichen Produktion, Lager und Inventur.
- Zufriedenere Kunden: Reibungslose Prozesse, Transparenz und maximale Qualität sorgen für langfristige Kundenzufriedenheit.
In welchen Branchen ist Chargenrückverfolgung wichtig?
Chargenverfolgung kommt in vielen Bereichen zum Einsatz. Grundlage hierfür ist in vielen Teilen die ISO 9001 als Teil des Qualitätsmanagements. In einigen Branchen spielt Chargenrückverfolgung eine besonders gewichtige Rolle und ist daher gesetzlich vorgeschrieben. Es handelt sich dabei vor allem um folgende:
- Lebensmittel- und Futtermittelindustrie
- Arzneimittelindustrie und Medizintechnik. Die Regelung hierfür erfolgt über die Medical Device Regulation (MDR).
- Chemieindustrie
- Pharmaindustrie
- Automobilindustrie
- Bahn- und Flugzeugbau
- Kosmetik
Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für Chargenrückverfolgung in der Lebensmittelindustrie?
§
Die gesetzlichen Grundlagen für Chargenrückverfolgung in der Lebensmittelindustrie regelt die EG-Verordnung Nr. 178/2002, Artikel 18. Sie ist die Basis für den hohen gesundheitlichen Schutz und gibt vor, dass jedes Unternehmen aus der Lebensmittelindustrie dafür verantwortlich ist, die Rückverfolgbarkeit der Lebensmittel sicherzustellen. Es muss belegt werden können:
- woher die Lebensmittel bzw. Rohstoffe kommen und
- an wen sie weitergegeben werden.
Artikel 18 legt außerdem fest, dass die Informationen zur Rückverfolgbarkeit nach Aufforderung den zuständigen Behörden zur Verfügung gestellt werden müssen. Seit dem 1. September 2022 muss dies innerhalb von 24 Stunden geschehen. Betroffen von diesen Anforderungen sind zudem Materialien sowie Gegenstände, die in Kontakt mit Lebensmittel gekommen sind.
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