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ERP-System

ERP-System

Was ist ein ERP-System?

Enterprise Resource Planning, kurz ERP, meint die Geschäfts­ressourcen­planung. Um das digital zu er­mög­lichen, gibt es Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP-Systeme). Dabei handelt es sich um Software­lösungen, die die Ressourcen­planung eines Unter­nehmens erleichtern und dafür verschiedene Geschäfts­an­wen­dungen und Be­triebs­daten vereinen. Die Ver­ar­beitung und Speicherung aller in einer ERP-Lösung genutzten Daten erfolgt zentral in einer Daten­bank.

Wofür benötigt man ein ERP-System?

Enterprise Resource Planning-Systeme ermöglichen es, die Abfolge nötiger Unternehmensprozesse zu automatisieren. Indem das System auf eine einheitliche, aktuelle Datenbasis zurückgreift, können die passenden Schlüsse gezogen werden. Entsprechend wird die nötige Handlung direkt ausgelöst.

Welches Ziel verfolgt ein ERP-System?

Ein ERP-System hat das Ziel, möglichst alle zentralen Geschäftsprozesse abzubilden, um getrennt voneinander laufende Insellösungen zu vermeiden. Weil Informationen hierin separat verarbeitet und nicht miteinander verknüpft sind, entstehen schnell Probleme. Dafür setzt ein ERP-System auf die Integration von Funktionen wie:

  • Wertschöpfende Prozesse wie Forschung und Entwicklung oder Produktion und Logistik
  • Unterstützende Prozesse wie Marketing und Vertrieb, Einkauf, Stammdaten-Pflege oder Controlling
  • Administrative Prozesse wie HR oder Finanz- und Rechnungswesen

Wie funktioniert ein ERP-System?

ERP-Systeme geben einen Überblick über Geschäftsprozesse sowie die im Unternehmen vorhandenen Ressourcen. Ihre Basis: die zentral gesteuerte Verwaltung von Daten. Ist ein ERP-System implementiert, stellt es Informationen bereit und verarbeitet diese. Das unterstützt die Geschäftsprozesse und kann so Geld und Zeit sparen. Grundsätzlich kann ERP in beinahe allen Bereichen von Unternehmen eingesetzt werden. Die zugehörigen Module bzw. Funktionen greifen einheitlich auf dieselbe Datenbasis zu. So ist eine reibungslose Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen möglich und das Unternehmen wird allumfassend dargestellt.

Wie sind ERP-Systeme historisch entstanden?

Die ersten Lösungen, die für die Materialbedarfsplanung zuständig waren, kamen in den 1970 er Jahren auf den Markt – sogenannte Material Requirements Planning-Systeme (MRP). Rund zehn Jahre später, in den 80er Jahren, kamen dann weitere Funktionen hinzu: die Produktionsplanung und -steuerung. Um den Bezug zu MRP zu verdeutlichen, fiel die Wahl des Namens auf „MRP II-Systeme“.

Es folgten nach und nach weitere Funktionen beispielsweise für die Planung und Steuerung von Prozessen, um die Ressourcen in den Unternehmen vollständig abdecken zu können. Kombiniert mit Möglichkeiten für Buchhaltung, Rechnungswesen, CRM und noch viel waren die ersten ERP-Systeme geboren. Eine weitere Ergänzung: Während sich MRP-Lösungen bislang nur an industrielle Bereiche wandten, stellten ERP-Systeme von Anfang an eine Erleichterung für (beinahe) alle Wirtschaftszweige dar, unabhängig davon, ob es sich um ein ERP-System für kleine Unternehmen oder ein ERP für Startups handelte.

Der Faktor, der die Entwicklung rund um ERP mit am meisten vorangetrieben hat, war die Ausbreitung des Internets, die Entwicklung des Internet of Things und damit einhergehend das Entstehen von webbasierten Technologien. Diese Entwicklung lässt sich bis heute verfolgen, denn mit Cloud-Lösungen haben modernste Möglichkeiten den Markt erobert. Je nachdem, ob es sich um eine Private oder Public Cloud handelt, werden die Daten dann auf einem privaten oder öffentlichen externen Server gehostet. Beim Betreiber liegt auch die Aufgabe der Wartung, Instandhaltung und bei Bedarf Fehlerbehebung.

Was ist der Unterschied zwischen einem ERP-System und einem CRM-System?

Ein ERP-System ist eine Softwarelösung, mit der Unternehmen ihre Ressourcen planen. Um das zu erreichen, werden Geschäftsanwendungen sowie Betriebsdaten vereint. CRM-Systeme (Customer Relationship Managament) hingegen stellen eine Plattform dar, auf der Unternehmen Kundeninformationen wie Kontaktdaten oder Kundenkommunikation speichern, verwalten und nachverfolgen können.

Welche Unternehmensbereiche werden von einem ERP-System erfasst?

ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, den gesamten Unternehmensfluss zu beschleunigen und zu vereinfachen. Eine einheitliche Datenbasis verbindet hauptsächlich folgende Bereiche:

Unternehmensbereiche, die ein ERP-System optimiert
  • Rechnungswesen

  • Controlling

  • Einkauf

  • E-Commerce

  • Logistik

Neben internen Prozessen verbinden ERP-Lösungen auch verschiedene Standorte und Produktionsstätten. Denn sie ermöglichen es, gemeinsame Ressourcen wie Produktbestände besser planen und verwalten zu können. So können auch Unternehmen, die international vertreten sind, die Vorteile eines gemeinsamen ERP-Systems nutzen.

Wie ist ein ERP-System aufgebaut?

ERP-Systeme umfassen zumeist Komponenten zu den oben genannten Unternehmensbereichen. Ist es besonders umfangreich aufgebaut, deckt es außerdem folgende Funktionalitäten ab:

  • Warenwirtschaftssystem

  • CRM

  • Rechnungserstellung

  • Produktionsplanung

  • Zeiterfassung

Welche Funktionen und Module benötigt ein ERP-System?

Das Ziel eines ERP-Systems ist es, möglichst viele Geschäftsprozesse abzubilden und miteinander zu vereinen. Aus diesem Grund ziehen sich ERP-Funktionen durch beinahe alle Unternehmensbereiche.

  • Nicht jede ERP-Lösung deckt die eigenen Bedürfnisse voll ab
  • Die nötigen Funktionen sind individuell
  • Unterschiedliche Systeme für unterschiedliche Ansprüche
  • Viele Branchen müssen besondere Anforderungen erfüllen
  • Branchenlösungen sind speziell dafür entwickelt und umfassen beispielsweise Funktionen für die Qualitätskontrolle und Compliance

Welche Vorteile hat ein ERP-System?

Wie ein Unternehmen sein ERP-System nutzt, ist individuell und kann von Art zu Art variieren. Dennoch gibt es einige Vorteile, die jeder ERP-Nutzer spüren wird:

  • Einheitlichkeit und Transparenz 

    Da jede Abteilung auf dieselben Daten zugreift, ergeben sich einheitliche und nachvollziehbare Ergebnisse. Auswertungen sind zuverlässig und auf dem aktuellen Stand. 

  • Automatisierung 

    Mit einem ERP-System lassen sich viele Abläufe – zum Beispiel Zeitplanung, Nachbestellung von Materialien oder Verfügbarkeit von Produkten – in Workflows fassen. Sind diese definiert, werden sie automatisch durchgeführt und dokumentiert. Letztendlich spart das Aufwand und Sie können sich auf Ihre eigene Arbeit konzentrieren. 

  • Integration

    Statt zahlreiche Insellösungen zu nutzen, vereint ein ERP-System alle Funktionalitäten. Das schafft Übersicht und erleichtert das tägliche Arbeiten. 

  • Zusammenarbeit 

    Einheitliche Daten, Transparenz und korrekte Ergebnisse führen dazu, dass Abteilungen besser zusammenarbeiten. Missverständnisse werden vermieden, der Informationsfluss im Unternehmen verbessert und Kollegen nutzen das System gerne. 

  • Bessere Datenqualität 

    Ein ERP-System verringert die Fehlerquote, denn Daten müssen nicht länger händisch eingetragen werden. Redundanzen und Inkonsistenzen werden vermieden – die Qualität der eigenen Daten steigt. Das schafft Vertrauen und verbessert das Ergebnis. 

  • Zeitersparnis 

    Statt lange den Ordner zu suchen, befinden sich alle Informationen in einem zentralen System. Weil die Daten hier aktuell sind, erübrigt sich die Nachfrage im Nachbarbüro, welcher Stand der neueste ist. Prozesse werden erleichtert, Durchlaufzeiten reduziert. Das spart Zeit, Nerven und letztlich Geld. 

  • Digitalisierung 

    Digitalisierung und Digitale Transformation sind die Schlagworte der aktuellen Zeit. Um die Potentiale dieser Bewegung nutzen zu können und den Herausforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden, ist ein ERP-System die passende Basis, denn hier findet die Integration aller anschließenden Systeme statt. 

Welche Nachteile hat ein ERP-System?

Vor- und Nachteile variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen: Die Einführung eines ERP-Systems ist aufwändig, kostet Zeit und frisst Ressourcen. Auch die beste Software kann hängen, User tun sich schwer oder Updates laufen nicht ganz rund. Aber: Wer sich für das richtige ERP-System entscheidet und es mit dem passenden Partner einführt, wird bald merken, dass der Nutzen den (hauptsächlich anfänglichen) Aufwand deutlich übersteigt.

Welche Arten von ERP-Anbietern gibt es?

Hauptsächlich lassen sich die ERP-Anbieter bzw. deren Lösungen jedoch in drei Kategorien unterteilen:

  1. Anbieter von branchenunabhängigen ERP-Lösungen

    Es gibt Unternehmen, die auf der Suche nach einer soliden, breit aufgestellten Standard-ERP-Lösung sind. Statt spezifische Funktionen zu nutzen, setzen diese Firmen auf das große Ganze und sind daher am besten bei Anbietern branchenunabhängiger ERP-Lösungen aufgehoben.

  2. Anbieter von branchenspezifischen ERP-Lösungen

    Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik und, und, und – die Branchen der Life-Sciences haben besonders hohe und spezielle Anforderungen. Denn im regulierten Umfeld gelten strenge Regularien wie zum Beispiel die Pflicht zur Unique Device Identification in der Medizintechnik. Aus diesem Grund gibt es Anbieter, die bewährte ERP-Systeme um branchenspezifische Funktionen erweitern und z.B. ein passendes ERP für die Prozessindustrie anbieten.

    Mehr zu ERP Branchenlösungen.

  3. Anbieter abhängig von der Größe des Unternehmens

    Startup, Kleinunternehmen, Mittelstand oder Konzern – für jede Unternehmensgröße gibt es das passende System. Denn die Funktionen sollen alle Bereiche abdecken – nicht mehr, aber vor allem nicht weniger. 

Was sind die bekanntesten ERP-Anbieter?

Welche Betreibermodelle gibt es?

On-Premises

On-Premises

Private Cloud

Private Cloud

Public Cloud

Public Cloud

  • Bei der On-Premises-Version liegt die Software auf Ihrem eigenen Unternehmensserver; für Instandhaltung, Wartung und Updates sind Sie verantwortlich. 
  • Bei der Public Cloud arbeiten Sie mit einem öffentlichen Server – dieser lässt sich besonders schnell und nutzerspezifisch einrichten. 
  • Setzen Sie auf eine Private Cloud, nutzen Sie Ressourcen, die exklusiv für Ihr Unternehmen verwendet werden. Diese Variante ist sehr sicher. 

Was sind cloudbasierte ERP-Systeme?

Bei einer Cloud-Lösung wird die Software auf dem Server eines Dienstleisters installiert, der sich dann vollständig um den Service kümmert – Sie buchen „Software as a Sercive“, kurz SaaS. Die Server stehen meist in großen Rechenzentren, die speziell dafür auf deren Betrieb ausgelegt sind.

Mehr zu Cloud ERP.

Sind ERP-Systeme in der Cloud sicher?

Viele Unternehmen haben bei einer Cloud-Lösung Bedenken, was die Datensicherheit betrifft. Schließlich arbeiten sie mit einem externen Server. Dennoch fallen immer mehr Entscheidungen für eine Cloud-Lösung. Warum? Anbieter wie Microsoft investieren sehr viel Zeit und Ressourcen, um Datensicherheit und Datenschutz zuverlässig zu gewährleisten. Weltweit gibt es Teams, die nur dafür zuständig sind, Cloud-Lösungen sicher zu halten – und das mit Erfolg.

Warum gibt es Mobile ERP?

Arbeit findet heute häufig aus dem Zug, der Raststätte oder von einem ganz anderen Ort aus statt. Mit Mobile ERP ist der Zugriff auf Informationen von überall möglich. Eigentlich sollen mobile ERP-Lösungen die bisherigen Anwendungsbereiche jedoch erweitern. Denn sie eignen sich besonders für solche Kollegen, die bislang keinen Zugang zum ERP hatten, beispielsweise Mitarbeiter im Außendienst. Weil diese viel unterwegs sind, greifen Sie nicht einfach so über die internen Optionen auf das ERP zu – mit einer mobilen Lösung eben schon.

Genauso betroffen sind Personen, die im Lager- und Logistikbereich tätig sind: Sie arbeiten zwar nur selten vom PC aus, wickeln jedoch die gesamte Logistik mit Scannern oder Handhelds ab. Mobiles Arbeiten mit Barcode-Scannern erfolgt ohne zusätzliche Software – über mobile Applikationen ist die Logistik direkt in das ERP via Scanner eingebunden. Weil diese Kollegen so mit exakt denselben Daten arbeiten können, wie diejenigen, die im Büro sitzen, wird die Datenqualität gesteigert. Außerdem erhöht sich die Transparenz, die Zusammenarbeit wird leichter und die Ergebnisse besser.

Was kostet ein ERP-System?

Eine seriöse pauschale Aussage, welche Summe für die Einführung eines ERP-Systems aufgebracht werden muss, lässt sich nicht treffen. Der Aufwand ist sehr individuell und abhängig davon, welche Anforderungen abgedeckt werden müssen und welches System gewählt wird. Um eine gute Einschätzung abgeben zu können, sollten vor Projektstart kurz- und langfristige Kosten berücksichtigt werden. Grundsätzlich gibt es dabei drei wesentliche Kostengruppen:

Interne Kosten

Darunter fallen beispielsweise andere Prioritäten während der Einführungsphase – schließlich hat das Projekt oberste Priorität. Aber auch Schulungen oder die Eingewöhnungszeit der User gehören dazu. In diesen Zeiträumen kommen zusätzliche bzw. neue Aufgaben auf die Anwender zu und es bleibt weniger Zeit für die eigentliche Arbeit 

Direkte Kosten

Weiterhin müssen die direkten Kosten, also solche, die durch den Erwerb der Software an sich entstehen, berücksichtigt werden. Je nach Funktionsumfang und Userzahl können sich diese stark unterscheiden.

Externe Dienstleistungskosten

Ein dritter Punkt sind Kosten, die durch die Einführung der Software, Schulungen sowie Wartung und Support entstehen.

Neben diesen Hauptfaktoren spielt das Kaufmodell eine Rolle. ERP-Lösungen können gekauft sowie gemietet werden. Jede der Möglichkeiten hat ihre Vor- und Nachteile. Die Wahl, welche Option am besten zum eigenen Unternehmen passt, ist individuell und lässt sich durch professionelle Beratung beschleunigen.

Wie lange ist die Nutzungsdauer eines ERP-Systems?

Zehn bis 15 Jahre. Diese Aussage treffen viele ERP-Spezialisten, wenn es um die Frage geht, wie lange ERP-Systeme im Schnitt im Einsatz bleiben. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass ERP-Systeme natürlich auf langfristigen Nutzen ausgelegt sind. Es ist jedoch zu beachten, dass besonders im Bereich Rechnungswesen und Finanzen Änderungen in Kraft treten können, die ein altes ERP nicht umsetzen kann. Außerdem werden ERP-Wechselzyklen länger – denn durch regelmäßige Updates ist das ERP immer auf dem neuesten Stand. Der Wechsel von ERP-Systemen ist weniger häufig notwendig.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für ERP-Lösungen in der Cloud – und diese sind schneller einsatzbereit als klassische On-Premise-Lösungen.

Regelmäßige kleine Updates stellen sicher, dass ERP-Systeme dauerhaft genutzt werden können. Statt Software vollständig neu einführen zu müssen, bleiben Sie mit Updates auf dem Laufenden.

Wie finde ich heraus, wie lange ich mein ERP-System nutzen kann?

Unternehmen haben selbst Einfluss darauf, wie lange sie ihr ERP nutzen können und wollen. Wichtig ist, dass die Entscheidung für das richtige ERP fällt. Um herauszufinden, was richtig ist, können folgende Fragen helfen:

  • Ist das System gut bedienbar?

  • Umfasst das ERP die wichtigsten Prozesse des Unternehmens?

  • Handelt es sich um einen Software-Partner, mit dem dauerhaft gerechnet werden kann?

  • Kennt sich der ERP-Partner mit der eigenen Branche, den eigenen Anforderungen und Wünschen aus?

  • Stimmt die Chemie mit dem Software-Partner? Kann eine dauerhafte und enge Zusammenarbeit funktionieren?

Wie erfolgt die Auswahl eines ERP-Systems klassischerweise?

5 Schritte zur Auswahl eines ERP-Anbieters

Planung: Planung sollte sorgfältig erfolgen. Nur wer von Anfang an Zielsetzung, Budget, Zeitrahmen etc. kennt, kommt erfolgreich ans Ziel.

Analyse: Es folgt die Anforderungsanalyse. Welche Ziele sind zu erreichen, welche Probleme zu lösen? Anhand dieser Fragen lässt sich ein ausführlicher Anforderungskatalog definieren.

Lastenheft: Das Ergebnis des Anforderungskatalogs das interne Lastenheft: Die Frage, was das Projekt erreichen muss, beinhaltet den Anspruch, was der ERP-Partner erfüllen muss.

Spezifische Anforderungen: Standard-ERP oder spezifische Möglichkeiten durch eine Branchenlösung? Die Wahl des Partners und der Software hängt auch von dieser Frage ab. Zudem stellt sich die Frage, welches Betreibersystem es werden soll. Für manche Unternehmen eine Entscheidung, die von Anfang an gefällt wurde. Andere setzen auf die Beratung des Partners.

Kennenlernen: Ein Unternehmen sollte Partner, Lösungen und Arbeitsweisen kennenlernen. Dabei sollten die technischen Anforderungen erfüllt werden können und das Bauchgefühl stimmen. Gerade weil es sich bei ERP-Projekten um dauerhafte Partnerschaften handelt, muss die Chemie stimmen.

Wie können ERP-Systeme noch eingeführt werden?

Es gibt zahlreiche Methoden, ein ERP-System einzuführen. Dennoch gibt es einen Ablauf, der als Standard bezeichnet werden kann. Er umfasst im Großen und Ganzen folgende Schritte:

Woran können ERP-Projekte scheitern?

  • Das haben wir doch schon immer so gemacht

    Wir sind alle Menschen und wer kennt das Gefühl, wenn man gewohnte Abläufe hergeben muss, nicht? Meist reagieren wir mit Sorgen, zumindest Respekt vor dem, was kommt – das kann ein Problem werden.

  • Die Befürchtung, nicht mehr benötigt zu werden

    Digitalisierung und Automatisierung löst bei vielen ein mulmiges Gefühl aus: Wird meine Arbeitskraft überhaupt noch benötigt? Wer sich in seiner beruflichen Existenz bedroht fühlt, kann ein ERP-Projekt blockieren – das Vorhaben scheitert. 

  • Zu wenig Unterstützung aus dem Management 

    ERP-Projekte sind nicht von heute auf morgen umgesetzt, sie brauchen Zeit und Ressourcen. Fehlt das Verständnis vom Management, kann es zu Nachfragen kommen: Warum dauert das so lange? Wann kann es endlich losgehen? Wie lange soll ich mir das noch anschauen? Das schafft Unmut, demotiviert und belastet das Projekt. 

  • Falsche Erwartungen 

    Drei Klicks und los. Das ERP ist fertig, die Laufzeiten halbieren sich von der ersten Sekunde. Der User startet das System zum ersten Mal und arbeitet wie am Fließband. Es gibt Erwartungen, die einfach unrealistisch sind. Werden diese als Maßstab herangezogen, kommt es zu Frustration. 

  • Unzureichendes Projektmanagement 

    Planung ist das halbe Leben. Wenn es um ERP-Projekte geht, sogar noch wichtiger: Ein gutes Projektmanagement ist das A und O für funktionierende Abläufe. Wird es vernachlässigt, können Missverständnisse entstehen, der Zeitplan wird nicht eingehalten und Ressourcen sowie Geld laufen aus dem Ruder.  

  • Falsch zusammengestelltes Projektteam 

    Ob zu viele, zu wenig oder die falschen Mitarbeiter: Ein unpassend zusammengestelltes Projektteam kann dazu führen, dass ein ERP-Projekt ins Stottern gerät. Denn nur, wenn sich die passende Person um ihre eigentliche Aufgabe kümmert, wird der Bereich sinnvoll bearbeitet. Zu wenige Teilnehmer ziehen das Projekt in die Länge, zu viele verkomplizieren das Vorhaben unnötig. 

Um ein ERP-Projekt erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, sich immer wieder vor Augen zu führen, dass ein großes Projekt nur dann erfolgreich verläuft, wenn alle an einem Strang ziehen. Alle sollten alle gemeinsam in eine Richtung schauen: nach vorne.

Was passiert, wenn etwas schief geht?

Kein Projekt ist durchgehend reibungslos. Ein guter ERP-Partner übernimmt daher nicht nur die Aufgabe, das Technische umzusetzen, sondern handelt auch als Manager. Das gemeinsame Ziel: eine ERP-Lösung, die Sie gut und gerne nutzen.

Autor

PreSales Consultant und ehemaliger Microsoft Dynamics 365 Business Central Projektleiter- Hannes kennt das ERP-Umfeld und den kompletten Ablauf eines ERP-Projekts aus dem Effeff. Während der Arbeit gibt er immer 120% und ist erst dann zufrieden, wenn es der Kunde auch ist.

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