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Enterprise Content Management: Alle wichtigen Fakten auf einen Blick
Enterprise Content Management (ECM) – hier finden Sie alle Infos zu: Was ist ECM? Was umfasst ECM? Welche Vorteile ergeben sich für Anwender? Welche Rolle spielt YAVEON als ECM-Anbieter?
Viele Fragen, viele Antworten - kompakt für Sie zusammengefasst.
deckt unser Enterprise Content Management ab
Qualitätsmanagement Software
ISO-Prozesse digitalisieren und produktionsbegleitende QM-Prozesse mit digitalen Workflows steuern. Das gelingt Ihnen mit den folgenden QM-Modulen:
Dokumentenmanagementsystem
Tschüss chaotische Papierstapel, hallo volle Übersicht und effiziente Ablage. Mit den richtigen Lösungen gehen Sie die folgenden Themen strukturiert an:
Microsoft Power Platform
Nebenprozesse werden häufig als vermeintliche Kleinigkeiten angesehen. Dabei ist das Potenzial, Zeit zu sparen und die Komplexität zu reduzieren, enorm. Unter anderem für folgende Prozesse:
Eine Auswahl unserer ECM-Referenzen
Enterprise Content Management, Abkürzung:
ECM – eine Definition
Beim Enterprise Content Management geht es darum, Dokumente sowie Inhalte (also Content) zu verarbeiten. Mittels einer Methodik können so die organisatorischen Prozesse eines Unternehmens unterstützt werden. Dafür werden geeignete Anwendungen eingesetzt – also Enterprise Content Management-Systeme. Doch Achtung: ECM wird häufig synonym zu DMS, also Dokumentenmanagementsystem, verwendet. Das stimmt so nicht, denn DMS ist ein Teilbereich von ECM. Enterprise Content Management umfasst viele weitere Anwendungen, zum Beispiel digitale Geschäftsprozesse und Lösungen für das Qualitätsmanagement. Ein Ziel jedoch haben alle Möglichkeiten gemein: Einheitlichkeit. Es geht darum, Strukturen zu schaffen, die organisatorische Prozesse in Unternehmen reduzieren.
Beim Einsatz von ECM-Lösungen geht es also darum, mithilfe verschiedener Software-Bausteine Inhalte sinnvoll
- zu erfassen
- zu verwalten
- zu speichern
- aufzubewahren und
- bereitzustellen.
Zielt ECM denn auf alle Daten ab? Ob einzelner Baustein oder eine breite Kombination: Enterprise Content Management-Lösungen eignen sich sowohl für strukturierte als auch für unstrukturierte Daten.
Diese Vorteile bietet
Enterprise Content Management
Feststeht: ECM-Lösungen & ECM-Tools können den Alltag erleichtern sowie Teamwork und Kollaboration verbessern. Denn wenn jeder Nutzer sofort das richtige Dokument findet, bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge und Missverständnisse werden vermieden. Aber da gibt es noch viel mehr:
Sie vermeiden unkoordiniertes Papierchaos
Bergeweise Papier bedeutet eine unübersichtliche Ablage, viel Fehlerpotenzial und aufwändiges Suchen nach dem richtigen Dokument. Mit einem ECM-System schaffen Sie eine digitale Ordnung: Sie erfassen, finden und bearbeiten Dokumente und Informationen einfacher – für mehr Transparenz und bessere Nachvollziehbarkeit.
Sie steigern Effizienz und Zufriedenheit
Mehr Effizienz im Umgang mit Dokumenten und Informationen, die strukturiert, gut auffindbar und zuverlässig zugänglich sind sowie gespeichert bzw. archiviert werden. Reduzierte Kosten, da weniger Zeit für Abwicklung und Dokumentation nötigt ist. Zufriedene Mitarbeiter und Kunden, weil Prozesse funktionieren: Mit ECM verwalten Sie Dokumente und Daten problemlos.
Sie nutzen digitale Dokumente einfacher und besser
Sie laufen zum Ordner, finden Ihr Dokument und halten ein veraltetes Papier in der Hand. Wäre es nicht viel einfacher, stets die neueste Version zu finden? Mit ECM sehen Sie, welches Dokument aktuell ist - dank Schlagworten direkt über die Suchfunktion. Statt unübersichtlicher Papierordner finden Sie alle Dokumente gut strukturiert und digital an einem Ort.
Sie erleichtern ganz unkompliziert Ihre Arbeitsabläufe
Statt Prozesse wie einen Reiseantrag manuell beantragen, Ihr Zugticket drucken und händisch ablegen zu müssen oder CAPA-Maßnahmen Schritt für Schritt individuell zu steuern, wählen Sie den digitalen Weg: Auf Tickets greifen Sie digital und von unterwegs zu, Unterlagen speichern Sie mit Verschlagwortung ab, Reklamationsabwicklungen erfolgen computergestützt.
Sie senken Ihre Kosten und arbeiten effizienter
Sie sehen, ECM-Lösungen sparen Zeit – und Zeit ist bekanntlich Geld. Okay, diese Aussage gilt vielleicht nicht für alle Bereiche. Wenn es um Unternehmensprozesse geht, aber schon. Denn statt Stunde um Stunde beispielsweise mit der Archivierung von Unterlagen und dem Entziffern einer unleserlichen Handschrift verbringen zu müssen, können Sie direkt das nächste Projekt angehen.
Sie werden Compliance- und Sicherheitsanforderungen gerecht
DSGVO, Homeoffice, Hacker: Die Themen Compliance und Sicherheit spielen eine große Rolle, besonders wenn es um sensible Dokumente und Informationen geht. Mit der passenden ECM-Lösung decken Sie beides ab. Denn die Speicherung sowie die Prozesse laufen rechtssicher, Archivierung erfolgt bei Bedarf revisionssicher.
Sie nutzen eine Lösung, die sich nahtlos in Ihr ERP-System integriert
Viele Unternehmen nutzen Enterprise Resource Planning-Systeme. Lässt sich das mit einem Enterprise Content Management-System verbinden? Die Antwort ist einfach und eindeutig: Ja, das geht. Sehr gut sogar, denn die ECM-Funktionen lassen sich absolut reibungslos in bestehende Prozesse integrieren – für doppelten Nutzen.
Sie unterschreiben digital und sind dabei rechtssicher
Ein Dokument, das Sie signieren müssen, erreicht Sie per E-Mail. Eigentlich würden Sie es drucken und manuell bearbeiten - jedoch arbeiten Sie von zuhause. Was eine koordinatorische Herausforderung ist, lässt sich digital lösen: Denn mit ECM signieren Sie über Ihren Computer mit nur wenigen Klicks und haben die Möglichkeit einer rechtsgültigen, digitalen Unterschrift.
FAQs: Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Enterprise Content Management
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