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Digitale Rechnungsfreigabe
Rechnungen automatisiert bearbeiten mit Rechnungsfreigabe Software
Vom Eingang bis zum Controlling: So einfach und schnell funktioniert digitale Rechnungsfreigabe
Aufwändig, fehleranfällig und wenig transparent: Manuelles Bearbeiten von Rechnungsfreigaben ist zäh und mühsam. Weil die Abwicklung viel Zeit kostet, tun Sie sich außerdem schwer, Skontofristen einzuhalten. Mit der richtigen Software verarbeiten Sie Ihre Rechnungen digital. Das ist einfacher, zuverlässiger und vor allem: schneller.
1. Die Rechnung kommt an.
Ob per Post oder per E-Mail: Sobald die Rechnung bei Ihnen eingegangen ist, beginnt die Bearbeitung. Dazu wird sie gescannt, automatisiert in den Scanprozess geleitet oder gleich als E-Rechnung in Ihre digitale Rechnungsfreigabe eingespielt – der Workflow beginnt.
2. Die Rechnung muss geprüft werden.
Der Rechnungsworkflow geht in die nächste Runde, denn nun folgt die Prüfung: Die digitale Rechnungsfreigabe oder die Rechnungsprüfung erfasst dafür ganz automatisch sämtliche Rechnungsdaten. Außerdem werden diese klassifiziert und geprüft. Nun ist die Rechnung für die Freigabe vorbereitet.
3. Die Rechnung wird freigegeben.
Umfasst eine Rechnung mehrere Posten, werden die Einzelpositionen berücksichtigt. Dafür geht die Rechnung per Workflow an die nötigen Abteilungen. Bei Bedarf können zudem eine beitragsorientierte sowie weitere Freigabeprüfungen eingebunden werden. Alles korrekt? Die Rechnung wird freigegeben und Beteiligte werden informiert.
Ihre größten Vorteile mit elektronischer Rechnungsfreigabe
Cloud oder On-Premises – welches Betreibermodell ist sinnvoll?
Wenn Sie sich für digitale Rechnungsverarbeitung entscheiden, wählen Sie, ob die Implementierung in der Cloud oder On-Premises erfolgt. Bei der On-Premises-Version wird die Software auf Ihrem eigenen Unternehmensserver installiert. Um Instandhaltung, Wartung und Updates kümmern Sie sich selbst. Bei einer Cloud-Lösung wird die Software auf dem Server eines Dienstleisters installiert, der sich dann vollständig um den Service kümmert – Sie buchen Software as a Service (SaaS).
Gehen Sie auf Nummer sicher – denn Datenschutz wird in der Cloud großgeschrieben: Anbieter wie Microsoft und Amazon investieren viel Zeit und Ressourcen, um Datensicherheit und Datenschutz in einem Maß zu gewährleisten, wie es die meisten Unternehmen selbst gar nicht könnten. Weltweit gibt es Teams, die nur dafür zuständig sind, Cloud-Lösungen sicher zu halten – und das mit großem Erfolg.
Cloud oder On-Premises – beide Möglichkeiten haben ihre Vorteile. Sie sind unsicher, welche der Versionen besser zu Ihnen passt? Fragen Sie Ihren YAVEON Berater – gemeinsam finden wir heraus, welches Betreibermodell das richtige für Sie ist.
Elektronische Rechnungsfreigabe kombiniert mit anderen Lösungen
Software effizient einzusetzen bedeutet, maximale Ergebnisse damit zu erzielen. Deshalb können Sie Ihre digitale Rechnungsverarbeitung noch umfangreicher nutzen: Über Schnittstellen integrieren Sie weitere Lösungen, beispielsweise Dokumentenmanagementsysteme (DMS):
Ist eine Rechnung vollständig bearbeitet, muss sie archiviert werden. Am besten funktioniert das mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem. Denn hier erfolgt die Archivierung automatisiert und revisionssicher. Weil auch die Suche über Schlagworte und Metadaten deutlich einfacher ist, als Papierrechnungen in Ordnern zu wälzen, sparen Sie Zeit und sind schneller auskunftsfähig.
ERP-Anbindung? Möglich.
Sie wünschen sich eine Anbindung an Ihr ERP-System? Kommen Sie auf uns zu – wir beraten Sie gerne. Darüber hinaus bieten wir mit unserem E-Invoicing-Modul die Möglichkeit, Rechnungen automatisiert aus dem Microsoft ERP-System zu verschicken.
Fragen sind da, um beantwortet zu werden.
FAQs zur digitalen Rechnungsfreigabe
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