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Robotic Process Automation
Was ist Robotic Process Automation?
Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die auf Software basiert und Prozesse automatisiert. Softwareroboter erlernen dabei manuelle und aufwändige Tätigkeiten, die sich wiederholen und führen diese automatisiert aus.
Für welche Prozesse eignet sich Robotic Process Automation?
Robotic Process Automation eignet sich besonders für Prozesse, die:
klar strukturiert sind,
immer wieder auftreten,
auf festen Regeln basieren und
von Menschen ausgeführt werden.
Wie funktioniert Robotic Process Automation?
Bei RPA nutzen Softwareroboter technische APIs von Systemkomponenten und steuern Anwendungssoftware. Abhängig von der eingesetzten RPA-Plattform wird zwischen modellgetriebenen und selbstlernenden Ansätzen unterschieden. Eine große Rolle spielen dabei die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz. Robotic Process Automation setzt außerdem darauf, Prozesse zu modellieren, Ablaufpläne zu erstellen und dazugehörige Skripte zu erstellen.
Handelt es sich bei den Robotern um physische Maschinen?
Nein. Softwareroboter sind Anwendungen, die mittels Software-Schnittstellen und Tools Aufgaben übernehmen, die bislang von Menschen ausgeführt wurden.
Welche Vorteile hat Robotic Process Automation?
- Wirtschaftliche Rentabilität
RPA kann Geschäftszahlen merklich verbessern und Einsparungen erzeugen. - Belastbarkeit
Softwareroboter sind in der Lage, extrem hohe Arbeitsbelastungen zu bewältigen. - Weniger Fehler
Weil Prozesse mit RPA reibungsloser verlaufen, werden Fehlerquellen reduziert. - Bessere Compliance
Zuverlässige, automatisierte Prozesse stellen sicher, dass Abläufe compliance-konform erfolgen. - Mehr Produktivität
Automatisierung reduziert den manuellen Zeitaufwand, steigert den Outcome und führt zu mehr Produktivität. - Mehr Zeit und Freude
Indem mühsame Prozesse wie Verwaltungsaufgaben automatisiert erfolgen, sparen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zeit und Aufwand. Sie haben mehr Zeit, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren und arbeiten mit einem besseren Gefühl.
Welche Ziele hat Robotic Process Automation?
RPA hat folgende Ziele:
- Qualität der Prozesse sowie deren Ergebnisse verbessern.
- Produktivität durch gesteigerte Leistungsfähigkeit und passende Tools steigern.
- Flexibilität erhöhen, indem Kapazitäten skaliert werden können.
- Sicherheit gewährleisten, indem Compliance-Anforderungen gesichert werden.
Wo wird RPA eingesetzt?
Branchen
Typischerweise kommt Robotic Process Automation in folgenden Branchen zum Einsatz:
- Finanzdienstleistungen sowie Banken, z. B. Abstimmung von Konten, Stammdatenpflege und Erstellung von Rechnungen sowie Controlling
- Versicherungen, Beispiele sind Versand von Versicherungsbestätigungen und Vertragsabwicklung
- Energiesektor, z. B. Zählerdaten verarbeiten und Tarife anpassen
- Gesundheitswesen, Beispiele sind Verwaltung und Abrechnungen
- Telekommunikation, z. B. Entlastung von Mitarbeitern
- Verwaltungssektor, z. B. Formularversand und automatisierte Berechnungen
- Logistik, Beispiele sind Verarbeiten und Abrufen von Speditionsinformationen
- Handel, z. B. Verwaltung von Bestellungen und Beständen
Anwendungsgebiete
In folgenden Gebieten wird RPA dabei häufig angewandt:
- Prüfungen zu Bonität sowie regulatorischen und rechtlichen Belangen
- Eingabe von Daten bei Prozessen zu Freigaben und Registrierung
- Policen und Verträge verwalten
- Kundendaten anlegen und aktualisieren
- Verträge anmahnen oder stornieren bei fehlendem Zahlungseingang
- Sachbearbeiter passenden Aufgaben zuordnen
- Schadenregulierer im Bedarfsfall informieren
- Zahlungen abwickeln, besonders, wenn sie risikoarm sind
- Befüllen von Formularen
- Lesen und verarbeiten von Informationen aus verschiedenen Systemen
- Durchführen von Berechnungen
- Zugriff auf Websites sowie soziale Medien und Verarbeitung von Daten aus dem Internet
- Öffnen von E-Mail und Verarbeitung von Anhängen
Prozesse automatisieren mit der Power Platform
Die Microsoft Power Platform ist ein Set aus verschiedenen Tools - jedes mit seinen eigenen Vorteilen. Von der App bis zum Chatbot: Mit der Power Platform automatisieren Sie Ihre Prozesse im Nu.
Was ist der Unterschied zwischen vollautomatisierter und teilautomatisierter RPA?
Vollautomatisierte Prozesse
Vollautomatisierte Prozesse sind so ausgelegt, dass Softwareroboter selbstständig arbeiten. Menschliche Eingriffe sind in der Regel nicht nötig. Häufig kommt diese Form der RPA in Backoffice-Systemen zum Einsatz. Hier geht es darum, eine große Datenmenge zu sammeln und zu sortieren. Sie können dann im Anschluss analysiert und auf zuständige Mitarbeiter verteilt werden. Um das zu erreichen, reagieren Softwareroboter beispielsweise auf eine eingehende E-Mail und bearbeiten den dadurch erforderlichen Prozess.
Teilautomatisierte Prozesse
Teilautomatisierte Prozesse fokussieren die Zusammenarbeit zwischen Softwarerobotern und Menschen. Der Roboter übernimmt dabei die Rolle des digitalen Assistenten. Auslöser für dir Arbeit des Roboters können Ereignisse, Aktionen und Befehle seitens des Menschen sein. Bei teilautomatisierten Prozessen kann es sich unter anderem um Datenbankabfragen, Änderungen von Kontaktdaten oder Formulare, die befüllt werden müssen, handeln.
Wie ist die Geschichte von Robotic Process Automation?
Der Beginn von Robotic Process Automation geht darauf zurück, dass Softwareroboter einfache Prozesse teilweise oder ganz übernehmen konnten. Im Laufe der Zeit hat sich das geändert, sodass auch Abläufe mit deutlich höherer Komplexität abgewickelt werden können. Stück für Stück hat sich die so gewonnene Prozessautomatisierung vom Kundendienst auch auf interne Abläufe erweitert. Seit einigen Jahren sind zudem Aufgaben die Social Media-Beiträge, Mailingversand, Optical Character Recognition (OCR) und Sprachdialogsysteme hinzugekommen.
Was sind Beispiele für Robotic Process Automation?
Kundenbestellungen
Robotic Process Automation ermöglicht es, Kundenbestellungen zu automatisieren. Die einzelnen Schritte einer Bestellung – Versand der Bestellbestätigung, Zahlungsaufforderung, Drucken des Lieferscheins, Rechnungserstellung und Versand – lassen sich mit RPA automatisieren. Robotic Process Automation aktualisiert zudem automatisiert den Lagerbestand.
Kundenanfragen
Auch Kundenanfragen bzw. der sich daraus ergebende Zeitaufwand lassen sich mit Robotic Process Automation deutlich reduzieren. Automatisierte Bearbeitung spart Ressourcen, nicht standardmäßige Prozesse werden automatisch an die zuständige, bearbeitende Person weitergegeben.
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